Bessere Bewerber bei weniger Aufwand
Von Maik Ziegler, Vertriebsleiter GfOP
Das klassische Personalauswahlverfahren ist in vielen kommunalen Verwaltungen immer noch der Standard: Die Stelle wird in Tageszeitungen, Online-Jobbörsen und auf der eigenen Webseite veröffentlicht. Bewerber können ihre Unterlagen postalisch oder per E-Mail einsenden. Und damit beginnt auch schon der Mehraufwand: Die Sachbearbeiter müssen unterschiedlichste Dokumente bearbeiten, vielfältige Informationen strukturieren und vergleichen, um eine Vorauswahl zu treffen. Dabei werden oft sogar per E-Mail eingeschickte Bewerbungen ausgedruckt.
Ohnehin führt die Bewerbung per E-Mail die Digitalisierung ad absurdum, denn mit der E-Mail-Bewerbung steigt automatisch der Arbeitsaufwand. Der Grund sind die technischen Risiken: Die Bewerbung könnte beispielsweise unvollständig beim Sachbearbeiter ankommen, da zuvor der Mail Client Anhänge eines bestimmten Dateityps automatisch entfernt hat. Oder Anhänge lassen sich nicht oder nur in einer unleserlichen Formatierung öffnen. Sehr „fortschrittliche“ Bewerber verlinken einfach auf ihre Dokumente in einer Cloud, ohne zu bedenken, dass die Sicherheitsvorschriften dem Sachbearbeiter aus guten Gründen verbieten, derartige Links anzuklicken.
Strukturierte Informationen
Abhilfe schafft eine systemgestützte Bewerberverwaltung, mit der aufwendige Arbeitsschritte wie das Einpflegen der Bewerberdaten, die Pflege einer Terminliste für Vorstellungsgespräche oder das Ausfüllen von Word-Vorlagen automatisiert erfolgen. Solche Softwarelösungen erfassen die Daten über ein Online-Bewerberportal auf der eigenen Webseite und legen sie in einer zentralen Datenbank ab. Hierfür registriert sich der Bewerber im Online-Portal und gelangt so zu vorgefertigten Eingabemasken, über die er sämtliche Informationen zu Person, Ausbildung, Berufserfahrung etc. angibt. Zusätzlich kann er Dokumente wie etwa Zeugnisse oder Zertifikate anhängen.
Maik Ziegler leitet den Vertrieb der GfOP Neumann & Partner mbH. Das inhabergeführte Unternehmen hat sich besonders auf Personalentwicklung, Personalkostenplanung und Stellenbewirtschaftung in den öffentlichen Verwaltungen spezialisiert und dafür unter anderem die modulare Softwarelösung KOMMBOSS entwickelt.
GfOP Neumann & Partner mbH, Zum Weiher 25–27, 14552 Michendorf, Tel.: 033205-211-0, info@gfop.de, www.gfop.de
Das System vergleicht sodann das Stellenprofil einer Stellenausschreibung mit den Qualifikationsprofilen der Bewerber. Durch die Vergabe von K.o.-Kriterien und Bewertungspunkten entsteht bereits eine effiziente Vorauswahl. Eine praktische Bewerberverwaltung zeigt diese Auswahl zum Beispiel als übersichtliches Ranking an. Da die Bewerberdaten zentral in einer Datenbank erfasst werden, ist der Zugriff von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus möglich.
Die GfOP-Lösung KOMMBOSS bringt bereits eine Vielzahl von anpassbaren Standardauswertungen mit und ermöglicht eine Personalstandstatistik auf Knopfdruck. (Bild: GfOP)
Bis zu 80 % weniger Arbeit
Eine systemgestützte Bewerberverwaltung nimmt dem Sachbearbeiter zudem den Schriftverkehr ab. Jeder Bewerber erhält automatisiert eine Eingangsbestätigung, eine Aufforderung, fehlende Dokumente nachzureichen, oder eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Des Weiteren kann der Bewerber über seinen persönlichen Login im Online-Portal den Bearbeitungsstand seiner Bewerbung einsehen und anpassen. Dabei stellt das System sicher, dass keine Änderungen mehr möglich sind, sobald die Bewerbung in Bearbeitung ist. Wird der Bewerber eingestellt, werden seine Stammdaten direkt ins Personalmanagementsystem übernommen.
Selbstverständlich berücksichtigt eine fähige Bewerberverwaltung das Corporate Design, wenn das Online-Portal in den Web-Auftritt integriert wird. Fachleute raten zudem dazu, vor dem Go Live ein Pilotprojekt mit eigenen Mitarbeitern durchzuführen, die das System auf Herz und Nieren überprüfen. Dann lässt der Erfolg nicht mehr lange auf sich warten: Verwaltungen können mit einer systemgestützten Recruiting-Lösung oft 70 bis 80 % des Zeitaufwands für die Bearbeitung von Bewerbungen einsparen. Die ersten Kommunen gehen inzwischen sogar dazu über, in den Vorstellungsgesprächen Tablets zu nutzen, um Einschätzungen digital zu dokumentieren und somit jegliche Medienbrüche zu vermeiden. Papierstapel gehören damit endgültig der Vergangenheit an.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Reihe „Kommunale ITK“ zur CeBIT 2017. Einen Überblick mit freien Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
