Behörden kennen ihre Best Practices
Von Sabine Philipp
Am Anfang stand die Erkenntnis, dass in vielen Verwaltungsstellen immer wieder dieselben bzw. sehr ähnliche Aufgaben und Probleme anfallen. Warum aber das Rad immer wieder neu erfinden? Ein Informations- und Erfahrungsaustausch könnte doch helfen, Kosten zu sparen. In einem Forschungsprojekt konkretisierten Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky, Inhaber des Lehrstuhls für BWL und Industriebetriebslehre (IBL) an der Universität Würzburg, und sein Team diese Idee. Sie initiierten dann ein soziales Netzwerk, das sich gezielt und ausschließlich an Mitarbeiter von Behörden wendet.
„Anfangs lag der Fokus auf Beschaffungsthemen. Dann aber wuchs das Netzwerk schnell in andere Themen hinein. Um dem gerecht zu werden, wurde das ,Beschaffernetzwerk‘ Anfang 2012 in ,Verwaltungs- und Beschaffernetzwerk‘ (VuBN) umbenannt“, erklärt Prof. Bogaschewsky, der gleichzeitig Beirat der ondux GmbH ist. Das Spin-off des Lehrstuhls leistet den Betrieb des Netzwerks, das inzwischen aus 11.000 Nutzern aus über 5500 verschiedenen öffentlichen Stellen besteht.
Erfahrungen austauschen
Das VuBN-Herzstück sind die über 150 Fachgruppen und -foren, in denen Themen wie Leistungsbeschreibungen, umweltfreundliche Beschaffung, Vergaberecht, kommunale Betriebsdienste und Bauhöfe, Feuerwehrbedarf, Hochbau, ITK-Beschaffung, Dokumentenmanagement, E-Government-Best-Practices oder elektronische Vergabe diskutiert werden. Je nach Bedarf können die Mitglieder weitere Fachgruppen ins Leben rufen. Die Teilnahme am VuBN ist für Mitarbeiter aus der öffentlichen Verwaltung kostenlos.
„Jeder Teilnehmer hat eine eigene Profilseite. Auf ihr kann er individuelle Informationen wie z.B. Arbeitgeber, Kontaktmöglichkeiten, Interessen oder Aufgabengebiete und persönliche Dokumente wie Ausschreibungsvorlagen und Leitfäden für einen Austausch hochladen“, erläutert Prof. Bogaschewsky. Über verschiedene Suchfunktionen könnten die Nutzer dann andere Mitglieder mit gleichen Interessen oder Aufgabengebieten finden und Kontakte knüpfen. Außerdem habe jedes Mitglied ein eigenes Postfach, über das es direkt Kontakt zu allen anderen Teilnehmern aufnehmen könne. Das Netzwerk finanziert sich durch die kostenpflichtigen Einträge der Unternehmen (ab etwa 500 Euro pro Jahr), die im Anbieterüberblick für die Nutzer in den Behörden sichtbar sein wollen.
Prof. Dr. Ronald Bogaschewsky ist Inhaber des Lehrstuhls für BWL und Industriebetriebslehre (IBL) an der Universität Würzburg und Initiator des Verwaltungs- und Beschaffernetzwerks (www.vubn.de). Ebenso ist er Gründer der Initiative Wissensaustausch zwischen öffentlichen Verwaltungen (www.initiative-wissensaustausch.de). Seine Arbeits- und Forschungsgebiete sind u.a. Supply Management, E-Procurement, Global Sourcing, Globale Wertschöpfungsnetze, Wissensmanagement, Cross-Cultural Management und Social Media.
Verwaltungen vernetzen
Das VuBN ist zugleich eine technische Plattform für die unabhängige und gemeinnützige Initiative Wissensaustausch zwischen öffentlichen Verwaltungen. Sie ist ebenfalls eine Gründung Prof. Bogaschewskys und zielt auf eine stärkere Vernetzung öffentlicher Verwaltungen ab. Auch hier geht es darum, unnötigen Dubletten vorzubeugen. „Denn ein gezielter Wissensaustausch kann Mehrfacharbeit vermeiden, Fehler reduzieren, Prozesskosten einsparen und der Einsatz öffentlicher Mittel optimieren“, betont Prof. Bogaschewsky. Die Initiative und das VuBN werden vom Zentrum für öffentliche Verwaltung und Beschaffung des Würzburger Lehrstuhls für BWL und IBL wissenschaftlich begleitet.
Fazit: Geschlossenheit bietet Sicherheit
Als entscheidenden Erfolgsfaktor sieht Prof. Bogaschewsky die Geschlossenheit des Forums. „Sie wird durch einen zweistufigen Registrierungsprozess sichergestellt.“ Das funktioniert folgendermaßen: „Jeder Teilnehmer erhält nach der Registrierung eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an die angegebene Adresse. Nach der Bestätigung überprüfen wir, ob sie einer öffentlichen Verwaltung zugeordnet werden kann. Erst dann erfolgt die Freischaltung für das Netzwerk.“
Neben der Zugangskontrolle setzt das Netzwerk anspruchsvolle softwaretechnische Sicherungsmechanismen ein, die einen ungewollten Fremdzugriff auf die Daten verhindern. Denn Datenschutz wird beim VuBN großgeschrieben. Der Betrieb werde zwar durch die Einträge von den rund 100 Anbieterunternehmen sowie Bannerschaltungen finanziert. Der Wissenschaftler hebt aber hervor, dass die eingetragenen Anbieter keinen Zugriff auf Nutzerdaten haben: „Wir garantieren, dass von uns keine Daten weitergegeben oder ausgewertet und für kommerzielle Zwecke genutzt werden.“ Das Netzwerk selbst sei von den Gründern mit sehr viel Eigeninitiative entwickelt worden.
