Für geregelte Rechte sorgen
Von Sabine Philipp
Ein entscheidender Punkt bei der Etablierung von E-Mail-Archiven ist das Zugriffsrecht. Wichtig ist, dass vorher ein durchdachtes Konzept erstellt wird, wer auf welche Daten zugreifen darf und wie die Fallback-Lösung dafür aussehen könnte. Sie stellt sicher, dass die Rechte so vergeben werden, dass das Ausscheiden eines Mitarbeiters nicht dazu führt, dass Daten auf einmal unerreichbar sind. Zudem ist zu überlegen, inwieweit man Prüfern bzw. dem Steuerberater den direkten Zugriff gestatten sollte bzw. gestatten muss.
Und der Datenschutz? „Das sollte im Normalfall kein Problem sein“, beruhigt Fachmann Rainer Stecken. Denn jedes Archiv vergibt Rechte. Werden diese Rechte mit der Adresse des E-Mail-Empfängers verknüpft oder aus Empfängeradressen Gruppen gebildet, kann man den Zugriff sehr fein granulieren.
Stecken rät generell dazu, in Empfängergruppen zu ordnen. Falls dann ein Mitarbeiter ausscheidet oder in Urlaub ist, bleiben seine E-Mails verfügbar. Umgekehrt könnte auch der gemeinsame Zugriff auf gescannte Papiervorlagen und E-Mails organisiert sein, sofern diese zum gleichen Vorgang gehören. Ein typisches Beispiel ist die Abwicklung eines Bestellvorgangs auf Papier, dem Preisverhandlungen via E-Mail vorangegangen sind.
Im Quota-Dilemma
90 % aller E-Mails werden nur einmal gelesen und geraten dann in Vergessenheit. Bleiben sie dann auf dem E-Mail-Server, belegen sie mit der Zeit sehr viel Speicherkapazität. Um dem einen Riegel vorzuschieben, wird häufig der Speicherplatz begrenzt.
Das hat gleich zwei schwer wiegende Folgen: Zum einen können wichtige Mails gelöscht werden, bevor sie richtig archiviert werden. Zum anderen provoziert eine solche Lösung die Mitarbeiter regelrecht dazu, die Post auf der Festplatte zu speichern. Dann hat fast jeder Benutzer noch „irgendwo“ seine E-Mails, die aber nicht im Archiv zu finden sind. Solche dezentralen Schlamperkisten sind in geschäftlichen Dingen ein Albtraum. Denn falls der Rechner streikt, gehen diese Informationen oft sang- und klanglos verloren, weil sie nicht in die zentrale Archivierung bzw. ins Backup eingebunden sind. Noch häufiger kommt es vor, dass der Kollege geht und der Nachfolger nicht weiß, wo denn die Geschäftskorrespondenz gespeichert ist.
Rainer Stecken ist Geschäftsführer der Globolog GmbH, die sich mit einem ausgebauten Partnernetzwerk im Bereich kommerzieller Internet-Nutzung stark macht. Der studierte Biologe kennt die hohen Anforderungen von Sicherheit, Datenschutz und Wiederherstellbarkeit sehr genau, nicht zuletzt aus seiner Zeit als Spezialist für E-Payment-Lösungen. Zentrales Anliegen des Unternehmens ist eine komplette E-Mail-Management-Lösung.
Für den Archivspezialisten ist diese Taktik daher der falsche Weg. Er argumentiert: „Der Kfz-Verkehr nimmt auch nicht dadurch ab, dass man die Straßen verengt.“ Genauso werden Quota-Maßnahmen das Problem nur verschieben, aber nicht lösen. Für den Systemadministrator sind sie freilich ein Mittel zu verhindern, dass Speicher unterwartet überlaufen. Wirkungsvoller ist es aber, umfangreiche Anhänge, die viel Platz brauchen, im Single-Instance-Verfahren zu archivieren. „Das heißt: Die lustige PowerPoint–Präsentation vom Freitagnachmittag an die gesamte Belegschaft wird nur einmal abgelegt. Die Mitarbeiter speichern selbst nur den Verweis darauf.“
Um den E-Mail-Speicher zu schonen und die Korrespondenz je nach Notwendigkeit verfügbar zu halten, hat sich ein Hierarchiesystem bewährt. So werden Daten, die schnell zugänglich sein müssen, erst auf Festplatten mit schnellen Zugriffszeiten gesichert; dann folgen die etwas langsameren Plattentechnologien, die optischen Medien und letztendlich die Sicherung auf Bändern.
Korrespondenz nach Vorgang
Damit die Informationen auch schnell wieder gefunden werden, empfiehlt Stecken die Mails zu verschlagworten. „Auf diese Weise kann man zumindest schnell herausfinden, ob es eine E-Mail zu einem Schlagwort gab“, sagt Stecken. „Die Quelle dann verfügbar zu machen, ist Sache des Archivs, z.B. indem es festhält, welches Band die gesuchten Daten enthält, und den Anwender auffordert, es einzulegen.“ Die Suche geht dann sogar schneller als auf dem Mailserver; die Lektüre dagegen kann etwas länger dauern – je nachdem, wie das Archiv technisch ausgebildet wurde.
Bei Fragen der Ablage rät Stecken unbedingt zu konsolidierten Systemen: „Wenn man schon mit der Archivierung beginnt, sollten alle wichtigen Dokumente vorgangsbezogen geführt werden können“, sagt er. „Ob sie dem hausinternen CRM-, dem ERP-System, dem Briefkasten oder einer E-Mail entspringen, darf dabei keine Rolle spielen.“ Wenn es schon ein Archivsystem gibt, müssen die E-Mails ebenfalls dort untergebracht werden – und nicht in einer neuen Insellösung.
Kleiner, aber feiner Nebeneffekt: Eine einheitliche elektronische Archivierung erleichtert den Abgleich der Datenbestände zwischen Standorten. Das vermeidet unnötigen Datenmüll. Ein klares System hält obendrein den Mitarbeitern den Kopf für die Arbeit frei. Und das ist bitter nötig. Denn in immer mehr Firmen ist die E-Mail selbst zu einem Stressfaktor geworden.
Schwarz auf Weiß
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Schon wieder Post!
Das schnelle Medium animiert viele Mitarbeiter dazu, für jede Belanglosigkeit, die in einem kurzen Telefonat geklärt werden könnte, eine längere Mail zu schreiben. Als ob das nicht schon zu viel wäre, wird häufig fast jeder Kollege auf cc gesetzt.
Nur 40 % der beruflichen Nachrichten sind wirklich wichtig. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der ARIS Umfrageforschung im Auftrag des Bundesverbands Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM).
Ein großes Problem ist, dass der Posteingang nicht nur einmal täglich geleert wird. Jeder vierte berufliche Nutzer schaut permanent nebenbei auf die In-Box und wird bei jeder neuen Nachricht aus der Arbeit gerissen. Ein weiteres Drittel liest immerhin mehrmals täglich seine E-Mails. Die ARIS-Umfrage ergab außerdem, dass zu viele und zu belanglose Nachrichten vom Wesentlichen ablenken.
Daher wünschen sich 54 % der beruflichen E-Mail-Nutzer Orientierungshilfen vom Arbeitgeber. Allen voran Regeln, welche Vorgänge per E-Mail erledigt werden sollen und welche besser per Telefon oder im persönlichen Gespräch. Denn viele Mitarbeiter sind schlicht verunsichert und setzen nur deshalb so viel Publikum auf cc.
Fazit: Eilig ist selten wichtig
Es gibt ein paar praktische BITKOM-Tipps, damit die E-Mail-Kommunikation effizient vonstatten geht:
- Möglichst selten „cc“ und „Allen antworten“ auswählen.
- In der Betreffzeile kurz und treffend sagen, worum es geht.
- Den Text knapp und konzentriert halten.
- Zusätze wie „dringend“ oder die Kennzeichnung mit Ausrufezeichen nur einsetzen, wenn es wirklich brennt. Wer standardmäßig schreit, wird im Ernstfall ignoriert.
- Pro Mail nur ein Thema; das erleichtert Bearbeitung und Ablage.
- Bitte eine Minimalform von Gruß- und Rechtschreibregeln beachten.
- Faustregel: 24 Stunden Antwortzeit sind genug (Ausnahmen gibt es immer).
- Filterregeln nutzen! Weniger wichtige Mails landen automatisch in Unterordnern und können warten. Das funktioniert auch mit Mails, die cc eintreffen.
Teil 1 sagt, was solide Lösungen können müssen, und warnt vor den häufigsten Fehlern. Teil 2 geht in die Praxis und gibt Tipps für Archivzugriff, Speicherplatz und den Umgang mit der In-Box.
Außerdem ist es sinnvoll, die Benachrichtigung über neue Mails auf dem Bildschirm abzuschalten. Sonst wird der Mitarbeiter bei jeder eintreffenden Nachricht aus dem Arbeitsfluss gerissen. Sinnvoller ist es, sich eine bestimmte Uhrzeit einzurichten, in der z.B. die Mails der letzten Stunde en bloc abgearbeitet werden. Abgesehen davon gehört „Motorradhelm zu verkaufen“ ans Schwarze Brett und nicht ins Postfach des Kollegen. Bewährt hat sich ein kleiner Workshop zum Thema E-Mail-Management. Solche Aktionen sensibilisieren die meisten Mitarbeiter für den angemessenen und praktikablen Umgang mit Elektropost.
