Inhalte zusammenführen und verfügbar machen
Von der Redaktion MittelstandsWiki
Die Verwechslungsgefahr von Enterprise Content Management (ECM) mit dem verbreiteten Content Management ist groß. Dabei hat ECM eine weit umfassendere Bedeutung und meint die Verwaltung aller Informationen im Unternehmen insgesamt.
Erfassen, konsolidieren, speichern
Die Definition der internationalen Enterprise Content Management Association (AIIM) macht deutlich: ECM umfasst
- „Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM-Werkzeuge und Strategien erlauben die Verwaltung aller unstrukturierten Informationen einer Organisation, wo immer diese auch gerade gespeichert sind.“
Enterprise Content Management hat also sowohl mit den materiell/digitalen Aspekten von Dokumenten zu tun (Output Management und Dokumentenmanagement bzw. Electronic Records Management) als auch mit den Zwecken, denen sie dienen (Wissensmanagement, Employee Self Service etc.), In den meisten Fällen wird eine sinnvolle ECM-Lösung für den betriebsinternen Anwender als zentraler Einstiegspunkt mit einem webbasierten Portal realisiert, hinter dem sich dann weitere ECM-Komponenten und Lösungen vorfinden, die zu allen kontextabhängigen verfügbaren Informationen führen.
Die Installation und Einführung eines solchen Systems ist mit vergleichsweise wenig Aufwand zu bewerkstelligen; dagegen muss das ECM-System nach der Einführung kontinuierlich weiter gepflegt und gewartet werden, wenn es sich als effektiv erweisen soll: Vor allem die laufende und regelmäßige Sichtung der Inhalte, die Analyse der Suchanfragen, der Anfragestatistiken und der Abfrageergebnisse sind hier zu nennen. Eine wesentliche Herausforderung für das Konzept des ECM stellt außerdem die Integration der verschiedenen Systeme, Daten und Datenbanken und deren Funktionen dar. (bw)
Nützliche Links
Der relevante Branchenverband ist die Enterprise Content Management Association (AIIM) bzw. ihr europäischer Zweig (beide englischsprachig). Für Deutschland ist der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) zuständig sowie The Document X-perts Network (DOXNET).
