Mitarbeiter müssen Neuanträge stellen
Von Sabine Wagner
Die gelbe Pappkarte aus dem Jahr 1925 hat am 31. Dezember 2012 endgültig ausgedient. Zum 1. Januar 2013 wird die elektronische Lohnsteuerkarte eingeführt, die natürlich nicht so heißt, sondern ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale). Das bedeutet auch: Die für 2012 beantragten Freibeträge sind für 2013 nicht mehr gültig – was sich empfindlich auf das Nettogehalt Ihrer Mitarbeiter auswirken könnte. Also: Haben Sie Ihre Mitarbeiter informiert, dass diese 2013 einen neuen Lohnsteuerermäßigungsantrag stellen müssen?
Die Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind im Grunde nichts anderes als die Angaben, die man von der Vorderseite der Lohnsteuerkarte kennt: Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuer etc. Ihre Mitarbeiter erhalten vom Finanzamt einen ELStAM-Ausdruck; darin werden die ab 2013 geltenden Merkmale aufgeführt.
Weil das Jahressteuergesetz 2013 und damit der neue § 52b EStG nicht wie geplant im Verlauf des Jahres 2012 von Bundestag und Bundesrat verabschiedet wurde, hat das BMF mit einem Erlass vom 19. Dezember 2012 die Modalitäten Einführung neu präzisiert. Außerdem wurde für die zertifizierte Elster-Übermittlung von Steuerdaten noch eine Übergangsfrist bis Ende August 2013 eingräumt.
Wichtig ist der erneute Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung namentlich in den folgenden Szenarien:
- bei Werbungskosten für die Fahrt zur Arbeitsstätte,
- bei Kindern ab 18 Jahren, sofern die Steuerklasse II vorliegt sowie
- beim Faktorverfahren von Doppelverdiener-Ehegatten.
Eine Ausnahme ist der Frei- bzw. Pauschbetrag für behinderte Beschäftigte, der schon 2012 für die Folgejahre in der Datenbank erfasst werden konnte und daher für 2013 übernommen wird.
Mustertexte für Arbeitgeber
Die Finanzverwaltung sowie die Industrie und Handelskammern haben hierzu folgende Informationsschreiben für Arbeitgeber zur Verfügung gestellt:
- Mustertext: Anschreiben Arbeitnehmer zum Freibetrag über Arbeitgeber (Maßnahme 1.01)
- Mustertext: Informationsschreiben für Arbeitnehmer über Arbeitgeber zum Verfahrenseinstieg (Maßnahme 1.02)
- Mustertext: Informationsschreiben für Arbeitnehmer über Arbeitgeber mit der ersten Lohnabrechnung (Maßnahme 1.03) nach erfolgtem ersten Abruf
- Leitfaden für die Lohnbüros: Erste Hilfe für Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Auftreten der häufigsten Abweichungen und Problemstellungen beim Abruf sowie andere Informationen für Arbeitgeber (auf der ELSTER-Themenseite)
Formulare für Arbeitnehmer
Für Ihre Mitarbeiter empfiehlt es sich, einen der beiden nachstehenden einschlägigen Anträge zu verwenden, die es beim FMS (Formular-Management-System) der Bundesfinanzverwaltung gibt – herunterladen, ausfüllen, unterschreiben und per Post (vorsorglich mit Einwurfeinschreiben) abschicken:
- den Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung 2013 bzw.
- den vereinfachten Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung 2013 (für Mitarbeiter, bei denen sich keine Änderung des Freibetrags im Vergleich zum Freibetrag des Vorjahres ergibt).
So ersparen Ihre Mitarbeiter lange Wartezeiten. Den Antrag sollten sie noch 2012 bzw. im Januar 2013 stellen!
Fazit: Die Umstellung bekannt geben
Der Gesetzgeber hat – nach diversen Startschwierigkeiten – das gesamte Kalenderjahr 2013 als Übergangszeitraum zur Einführung vorgesehen. Sie müssen also nicht für alle Mitarbeiter gleichzeitig umstellen. Danach ist definitiv Schluss: Spätestens die letzte Lohn- und Gehaltsabrechnung vom Dezember 2013 muss über ELStAM laufen. Spätestens ab dann müssen Sie die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale monatlich abrufen (bzw. sich automatisiert mailen lassen) und für das Lohnkonto übernehmen. Weil auch der Arbeitnehmer wissen muss, ob sich Merkmale geändert haben, müssen diese in der Lohnabrechnung ausgewiesen sein. In jedem Fall sind Sie gehalten, die erstmalige ELStAM-Anwendung und die dadurch bedingten Änderungen ihren Beschäftigten zeitnah mitzuteilen.
