Der Fiskus will die Stempel sehen
Von Sabine Philipp
Mit Skepsis und vorsichtiger Zurückhaltung verfolgen viele mittelständische Unternehmer die Entwicklung elektronischer Signaturen. Denn sie bedeuten auf den ersten Blick erst einmal mehr Arbeit. Vor allem für den Empfänger von Rechnungen: Er muss sie aufwändig prüfen, kompliziert archivieren, über den ganzen Prozess Protokoll führen und ist am besten bedient, wenn er diese Aufgabe kostenpflichtig delegiert.
Rückwirkend zum 1. Juli 2011 eröffnet das Steuervereinfachungsgesetz erweiterte Möglichkeiten, E-Mail- und PDF-Rechnungen etc. für den Vorsteuerabzug zu verwenden. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist seitdem nicht mehr zwingend notwendig.
Auch Versender von elektronischen Rechnungen haben es nicht immer leicht. Sie müssen stets darauf achten, dass die Signatur gültig ist und dass die Rechnungen ankommen. Dennoch können beide Seiten richtig profitieren.
Nur qualifiziert ist steuerfest
Eine Signatur ist wie ein Stempel, der sichtbar auf ein Dokument oder digital bei einem Datenstrom aufgebracht wird. Selbst eine eingescannte Unterschrift ist nach § 2 Signaturgesetz (SigG) schon eine einfache elektronische Signatur. Sie dient dazu, den Urheber einer Nachricht zu kennzeichnen. Allerdings können Sie mit dieser Form höchstens Rechnungen für Privatkunden unterschreiben, die keine Umsatzsteuer geltend machen, denn ein Scan hat nur geringen Beweiswert. Im Business-to-Business-Bereich ist diese Art der Signatur also nutzlos. Daher gibt es die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur muss eindeutig dem Signaturschlüsselinhaber zugeordnet werden, und auch die Mittel, mit denen sie erzeugt wird, muss der Inhaber unter alleiniger Kontrolle halten. Zudem muss sie mit den Daten, auf die sie sich bezieht (z.B. mit einem PDF-Dokument), so verknüpft sein, dass eine nachträgliche Veränderung erkannt werden kann.
Wie sicher die fortgeschrittene Signatur aber wirklich ist, hängt immer vom Verfahren und der Sorgfalt des Anwenders ab. Als Unterzeichner ist man damit noch nicht automatisch auf der sicheren Seite. Daher berechtigen auch Rechnungen, die mit einer fortgeschrittenen Signatur unterzeichnet sind, nicht zum Vorsteuerabzug.
Teil 1 sagt, welche Signaturform steuersicher ist, Teil 2 erklärt, wie Empfänger von E-Rechnungen die Signaturen prüfen, und Teil 3 gibt schließlich Tipps für die Abwicklung in der Praxis. Darüber hinaus berichten zwei separate Hintergrundartikel darüber, wie die technische Seite der elektronischen Signatur aussieht, und nennen erprobte Anwendungsbeispiele für die E-Signatur in der Praxis.
Welche Anbieter autorisiert sind, erfahren Sie auf www.bundesnetzagentur.de. An erster Stelle stehen die akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter, die sich einer zusätzlichen, freiwilligen Überprüfung durch die Bundesnetzagentur unterziehen. Den Schluss machen die Anbieter, die ebenfalls qualifizierte Signaturen ausstellen dürfen, die ihre Tätigkeit aber „nur“ angezeigt haben und nicht akkreditiert sind. Dazwischen finden Sie solche gelistet, die ihre Tätigkeit eingestellt haben oder deren Akkreditierungen widerrufen wurden.
Solche Zwecke erfordern eine qualifizierte elektronische Signatur. Sie muss auf einem zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen qualifizierten Zertifikat beruhen und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt werden. Das qualifizierte Zertifikat, das sie ihrem Urheber zuordnet, muss von einem anerkannten Zertifizierungsdiensteanbieter, einem so genannten Trust Center ausgestellt sein.
Geprüft und für gültig befunden
Da das Finanzamt nur korrekt signierte Rechnungen zum Vorsteuerabzug akzeptiert, sollten Geschäftsleute darauf achten, dass sie von Lieferanten etc. auch nur solche zustellt bekommen. Andernfalls ist es ratsam, sie nicht anzunehmen.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Wenn Sie Rechnungen verschicken, dann erklären Sie dem Empfänger am besten mit dem Anschreiben, warum bei Ihren Rechnungen alles in Ordnung ist und wie er die Rechnung am einfachsten prüfen kann. Als Empfänger können Sie bereits erhaltene Rechnungen z.B. auf den Seiten www.signature-check.de und www2.validate24.de überprüfen.
- Was für Empfänger elektronisch signierter Rechnungen sonst noch wichtig ist, beleuchtet Teil 2 dieser Serie näher. Teil 3 gibt schließlich praktische Tipps für die Verfahrensdokumentation und den Rechnungsversand.
