E-Rechnungen in der Praxis
Von Sabine Philipp
Bei elektronisch signierten Rechnungen kommen auf den Empfänger schier mehr Aufgaben zu als auf den Aussteller. Und es gibt noch mehr: Denn selbst wenn Sie aus dem Effeff wissen, wie Sie die Daten zu prüfen haben – fixieren Sie dennoch schriftlich, wie Sie genau vorgehen. Denn an der fehlenden Verfahrensdokumentation scheitern laut MittelstandsWiki-Fachmann Thomas Ströbele sehr viele Steuerprüfungen. „Das ist regelmäßig unter den Top Ten der beanstandeten Probleme“, erklärt der Diplom-Kaufmann. Ebenso wie die fehlenden Arbeitsanweisungen für die Mitarbeiter.
Rückwirkend zum 1. Juli 2011 eröffnet das Steuervereinfachungsgesetz erweiterte Möglichkeiten, E-Mail- und PDF-Rechnungen etc. für den Vorsteuerabzug zu verwenden. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist seitdem nicht mehr zwingend notwendig.
„Eigentlich ist das ein Witz“, wundert sich Ströbele immer wieder. „Beide Dokumente können Sie ganz schnell und ohne großen Aufwand selbst erstellen. Die Verfahrensdokumentation ist nämlich nichts anderes als ein Schriftstück, in dem festgehalten wird, wie der Prozess bei Ihnen abläuft.“
Verfahren dokumentieren
Form und Umfang der Verfahrensdokumentation sind vom Gesetzgeber nicht festgelegt, so dass Unternehmer relativ viele Freiheiten haben. „Die Dokumentation sollte aber auf folgende Punkte eingehen: Wie geht welcher Mitarbeiter vor, wenn eine elektronische Rechnung in welchem Postfach eingeht? Wie geht er dabei auf die gesetzlichen Sicherheitsanforderungen wie die Revisionssicherheit ein und wie wird der Prozess kontrolliert?“
Thomas Ströbele ist Mitgründer, Mitgesellschafter und Geschäftsführer Marketing & Vertrieb der yourIT GmbH in Hechingen. Der Diplom-Kaufmann kommt aus der Praxis, ist externer Beauftragter für den Datenschutz und Anwendungsspezialist für Dokumentenmanagement, elektronische Signatur und E-Billing. Daher weiß er z.B. genau, wie Unternehmen ihre Rechnungen handhaben sollten.
Bei der Firma yourIT prüft z.B. eine Software ständig, ob sich Fehler eingeschlichen haben. Ströbele empfiehlt, ein schreibgeschütztes Word-Dokument bzw. PDF plus Anlagen auf einem zentralen Ordner abzulegen. Dann sind die Unterlagen schnell griffbereit für Mitarbeiter und Steuerprüfer.
In den Ordner wird zusätzlich die Arbeitsanweisung abgelegt. Ströbele: „Die Arbeitsanweisung ist im Grunde die Gebrauchsanweisung, die Ihrem Mitarbeiter erklärt, was er zu tun hat, wenn eine Rechnung hereinkommt.“ Für den Fall der Fälle sollten die Mitarbeiter mit ihrer Unterschrift bestätigen, dass sie die Arbeitsanweisung gesehen und erhalten haben. Der Schwabe kann es schlicht nicht fassen: „Die Leute geben so viel Geld für teure Systeme aus, aber an dem einfachsten sparen sie – und bekommen anschließend die größten Probleme! Erfahrungsgemäß schauen Steuerprüfer als Erstes nach, ob es diese Dokumente überhaupt gibt. Wenn sie nicht fündig werden, sind sie schon einmal negativ eingestellt.“
Damit die Post ankommt
Laut Ströbele gibt es aber noch ein weiteres ernstes Problem, das sich aus elektronischen Rechnungen ergibt, sich aber ganz leicht beheben lässt: „Meist wird die elektronische Rechnung nur an eine Person verschickt. Wenn die gerade in Urlaub oder gar verstorben ist oder falls ihr gekündigt wurde, dann kann das Schriftstück schnell im Nirwana enden. Das Ende der Fahnenstange ist, dass der Kunde keine Rechnung erhält. Ergo zahlt er nicht. Anschließend ist der Dienstleister sauer, weil er kein Geld sieht und schickt eine Mahnung heraus. Für beide Seiten ergeben sich dadurch unnötige Kosten und Stress.“
Daher empfiehlt der Fachmann, Rechnungen immer an ein Gruppenkonto zu verschicken, auf das mehrere Personen Zugriff haben. Dienstleistern, die an Privatkunden verschicken, rät er grundsätzlich nur dann zu elektronischen Rechnungen, wenn sie auch eine Einzugsermächtigung haben. Denn auf einem Privatrechner weiß niemand, wie er geschützt ist und ob die Post wirklich ankommt. Wer an Geschäftskunden elektronische Rechnungen verschickt, sollte darauf achten, dass er korrekt vorgeht. Ansonsten kann nicht nur der Kunde Probleme bekommen, sondern auch der Aussteller. Im schlimmsten Fall müssen die Rechnungen dann neu verschickt werden, und man hat die doppelte Arbeit.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Fazit: Ohne Umweg ins System
Unterm Strich erscheint der Aufwand, den digitale Signaturen nach sich ziehen, beträchtlich. Bevor Sie sich aber vornehmen, elektronische Rechnungen zu boykottieren, kommen wir zu den Vorteilen: Der Versender profitiert zunächst davon, dass Material-, Erstellungs-, Versand- und Archivierungskosten entfallen. Laut Ströbele liegt die Ersparnis zwischen 1,80 und 5 Euro pro Rechnung.
Teil 1 sagt, welche Signaturform steuersicher ist, Teil 2 erklärt, wie Empfänger von E-Rechnungen die Signaturen prüfen, und Teil 3 gibt schließlich Tipps für die Abwicklung in der Praxis. Darüber hinaus berichten zwei separate Hintergrundartikel darüber, wie die technische Seite der elektronischen Signatur aussieht, und nennen erprobte Anwendungsbeispiele für die E-Signatur in der Praxis.
Auf Seiten des Empfängers liegt der Nutzen darin, dass die Rechnungen schon elektronisch erfasst sind. Denn auf Papier ist es bislang so: „Wenn eine Rechnung hereinkommt, wird sie erst geöffnet, dann prüfen Sie, wer der Absender ist. Dann muss sie abgezeichnet werden, bevor sie in die Buchhaltung geht“, sagt Ströbele. „Je nach Zahl der Rechnungen ist das ein ziemlicher Aufwand.“
Bei einer elektronischen Rechnung hingegen befinden sich bereits alle Daten im PC und können schnell an die entsprechenden Kollegen weitergeleitet werden. Die prüfen sie und geben sie an die Buchhaltung weiter, die alles gleichzeitig schnell verarbeiten kann und die Rechnungen nicht einscannen muss.“Außerdem haben elektronische Rechnungen einen unschlagbaren Vorteil: Da sie schon digitalisiert sind, kann eine Firmensuchmaschine die Dokumente jederzeit bequem wiederfinden, so dass Sie stets einen flexiblen Zugriff auf alle Transaktionen haben.
