Eine vCard geht direkt ins Adressbuch
Bei einem Kundenbesuch kann es peinlich werden, wenn Sie ohne Visitenkarten dastehen oder nicht genügend für alle Ansprechpartner eingesteckt haben. Und als Besucher an Messeständen ist es lästig, wenn man den Adressteil des Besuchsberichts ausfüllen muss, statt einfach sein Kärtchen einzuwerfen. Mit den Gummibärchen, die es als Dank dafür gibt, wird es dann jedenfalls nichts.
Als Retter in der Not bieten sich elektronische Visitenkarten an, sogenannte vCards, die Sie z.B. von Ihrem Smartphone aus via Bluetooth übertragen können. Allerdings hat der Personal Data Interchange (PDI) etliche Eigenheiten. Zum einen stoßen Sie auf organisatorische Probleme: Der Einwurf in die Besucherbox klappt ebenso wenig wie die gleichzeitige Rundumverteilung an alle Besprechungsteilnehmer, die manchmal fast an die Eröffnung eines Skatturniers erinnert. Noch größer sind die technischen Herausforderungen.
Elektronisch $Wkrstbertragen
Wer eine elektronische Visitenkarte hat, will sie z.B. per Smartphone, als E-Mail-Anhang, als QR-Code oder über die Website verteilen. Dabei kann durchaus passieren, dass der Empfänger nicht alle Kontaktdaten bekommt, dass die Umlaute und Sonderzeichen in den Informationen nicht richtig dargestellt werden oder dass die Übertragung und der Import auf Empfängerseite überhaupt nicht klappen.
Die Ursache für diesen Wirrwarr liegt mitunter in der fehlenden Unterstützung des vCard-Formats (vcf-Datei, vCard file) auf Seiten des Empfängers. Wenn das E-Mail-Programm, das digitale Adressbuch oder der Kontaktmanager den verwendeten Standard – RFC 2425 (MIME Content-Type for Directory Information) bzw. RFC 2426 (vCard MIME Directory Profile) – nicht beherrscht, hilft nur eine Konvertierung, also eine Übersetzung der vCard in ein anderes Format.
Teil 1 überreicht elektronische Visitenkarten und verfolgt, ob das vCard-Format auch ankommt. Teil 2 holt sich die Datensätze aufs Smartphone und achtet darauf, dass die App sicher und synchronfähig ist. Teil 3 ist schließlich in den mobilen sozialen Netzwerken unterwegs.
Aber selbst bei Unterstützung der vCard-Spezifikation können noch Schwierigkeiten auftreten. Denn jede Anwendung setzt die Elemente (Datenfelder) des Standards zum Teil etwas anders um. Generell können vCards neben den Kontaktdaten in Textform auch aktive Internet-Links, Bilder oder Audiodateien enthalten, aber nicht jede Anwendung, die vCard-Unterstützung vorgibt, kann dies auch komplett umsetzen.
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Manuell nachbearbeiten
Zwar gelingt die Übertragung einer elektronischen Visitenkarte als vCard-Datei z.B. bei Android-Smartphones oder durch Google Gmail mit wenigen Klicks. Dafür kann es aber sein, dass der Empfänger die importierten Kontaktdaten manuell überarbeiten muss. Je nach Anwendung werden z.B. integrierte Bilddateien wie z.B. Ihr Foto oder das Firmenlogo nicht korrekt übernommen.
Mitunter scheitert die Übertragung der vCard auch an den Sicherheitseinstellungen des Empfängers. Wenn die elektronische Visitenkarte z.B. als E-Mail-Anhang verschickt wird, stuft das System den Anhang eventuell als potenzielles Risiko ein und blockiert ihn. Um das zu vermeiden, könnten Sie statt des Anhangs einen Hyperlink auf Ihre elektronische Visitenkarte einfügen oder aber Ihre Kontaktdaten nur als Unterschriftszeile in Textform der E-Mail beifügen. Auf den Empfänger kommt dann aber Nacharbeit von Hand zu.
Wenn Sender und Empfänger das gleiche E-Mail-Programm verwenden (z.B. Microsoft Outlook) und darüber ihre vCards austauschen, dann haben die elektronischen Visitenkarten viele Vorteile, z.B. die bequeme Übernahme ins digitale Adressbuch mit einem einfachen Mausklick. Wenn Kontaktdaten nur als Excel-Liste vorliegen, können auch daraus vCards erzeugt werden, die sich verteilen und importieren lassen. Für solche Konvertierungen bieten kleine Zusatzprogramme ihre Unterstützung an.
Fazit: Gedruckt plus X
Für den Austausch von Kontaktdaten über E-Mail sind vCards mehr als praktisch; sie können aber wegen gewisser Inkompatibilitäten zwischen den verschiedenen Programmen eine manuelle Nacharbeit notwendig machen. Das Dumme ist, dass das keinen guten Eindruck macht und der Empfänger, der keineswegs immer um die Probleme des Datensatzaustauschs Bescheid weiß, unter Umständen technische Inkompetenz vermutet.
Für unterwegs sollten Sie jedenfalls weiterhin Ihre gedruckten Visitenkarten dabei haben. Gut ist es, wenn Sie elektronische Visitenkarte anbieten können, wo es von den Abläufen her passt oder vom Gesprächspartner gewünscht ist. Gehen die gedruckten Kärtchen aus, haben Sie zudem eine im Prinzip unerschöpfliche Reserve – vorausgesetzt, Ihr Smartphone-Akku macht nicht schlapp.
- Welche Apps es gibt, um seine Kontakte mobil aufzunehmen und zu verwalten, sieht sich der zweite Teil dieser Serie an.
Oliver Schonschek bewertet als News Analyst auf MittelstandsWiki.de aktuelle Vorfälle und Entwicklungen. Der Fokus liegt auf den wirtschaftlichen Aspekten von Datenschutz und IT-Sicherheit aus dem Blickwinkel des Mittelstands. Er ist Herausgeber und Fachautor zahlreicher Fachpublikationen, insbesondere in seinem Spezialgebiet Datenschutz und Datensicherheit.
Oliver Schonschek, Tel.: 02603-936116, www.schonschek.de
