Entdecker vergessener Schätze
Von Sabine Philipp
Dass firmeninterne Suchmaschinen unter Gesichtspunkten des Datenschutzes heikel werden können, hat Teil 2 dieser Serie bereits formuliert. Besondere Zurückhaltung ist bei kostenlosen Engines angebracht. „Ich möchte hier keine Verschwörungstheorien verbreiten. Aber die beeindruckenden Quartalszahlen dieser meist amerikanischen Anbieter sollten aufhorchen lassen“, warnt Enterprise-Search-Experte Jürgen Lange. „Denn irgendwie müssen die ihr Geld verdienen. Und wenn sie die Software nicht verkaufen, muss der Gewinn anders generiert werden.“
Lange rät daher, sich das tatsächliche Geschäftsmodell solcher Firmen genauer anzusehen. Häufig ist es nämlich der Handel mit Daten.
Nach den Risiken muss man oft gar nicht lange suchen – bei manchen Maschinen steht schon im Installationshinweis, dass die Daten „aus statistischen Gründen“ festgehalten werden. Meist ist dabei von den Bewegungsdaten die Rede. „Wenn aber die Daten in digitaler Form vorliegen, ist es schwer zu kontrollieren, was mit ihnen gemacht wird.“ Lange rät prinzipiell von Suchmaschinenanbietern ab, die keine Transparenz in den Übertragungsprotokollen zulassen. Der Anbieter sollte den Kommunikationsverkehr stets offen legen und auch Garantien geben.
Der gebürtige Schwabe Jürgen Lange ist in Informatik und Betriebswirtschaft gleichermaßen heimisch. Der Geschäftsführer der xdot GmbH und Vorstand der Muttergesellschaft Convotis AG bringt als Enterprise-Search-Experte bereits eigene Systemhauserfahrung mit. Das richtet er bewusst auf den deutschen Markt aus, wo er regelmäßig mit Regionalverbänden kooperiert.
xdot GmbH – a Convotis Company, Feldstiege 78, 48161 Münster, Tel.: 02533-2811808-100, info@convotis.com, www.convotis.com
Auf Richtlinien bestehen
Gesunde Vorsicht hat natürlich ebenso bei Lizenzanbietern zu walten. Lange erklärt rundheraus: „Ich rate Mittelständlern nur zu deutschen oder europäischen Suchmaschinenanbietern.“ Warum? „Weil die die hier geltenden Sicherheitsrichtlinien einhalten.“ Auch mit dem Datenschutz sei das so eine Sache: „In Amerika gibt es keine so strengen Vorschriften wie in Europa. Hinzu kommt, dass es in den Vereinigten Staaten keine starke Kultur des Datenschutzes gibt. Das ist insofern problematisch, weil dieser Punkt auch schon häufig bei der Konzeption der Suchmaschine keine besondere Beachtung findet bzw. ganz ausgeklammert wird.“ Ein deutsches oder europäisches Unternehmen, das die Datenschutzrichtlinien kennt und von vornherein in seine Konzeption integriert, sei daher in praktisch allen Fällen die bessere Wahl.
In den USA sind firmeninterne Suchmaschinen so weit verbreitet, dass sie Thema eines jährlich stattfindenden Gipfeltreffens sind, auf dem alles vertreten ist, was Rang und Namen hat. Die dazugehörige Website www.enterprisesearchsummit.com ist eine anschauliche Quelle für Neugierige, die mehr über Funktionen und Fähigkeiten wissen wollen.
Es geht dabei um nichts Geringeres als um Firmen-Know-how und -Kenntnisse. „Wir haben in Deutschland keine Rohstoffe“, gibt Lange zu bedenken. „Unser größter Schatz sind unser Wissen und unsere Patente. Wissen außerhalb des europäischen Rechtsraums ist daher immer ein unkalkulierbares Risiko, das kein Mittelständler eingehen sollte.“
Ein ganz handfestes Problem, das sich bei nichteuropäischen Anbietern ergibt, ist die räumliche Entfernung. Denn Support und Service vor Ort spielen auch bei dieser Art Software eine entscheidende Rolle. Es kann letztlich jederzeit vorkommen, dass eine spezielle Anpassung, Änderung oder Schnittstelle benötigt wird. „Auch wenn eine Frage aufkommt, ist es wichtig, einen Ansprechpartner zu haben, der mich versteht und mir eine schnelle, praktikable Lösung liefert“, argumentiert Lange.
Kosten und Preismodelle
„Die Polizei von Schaffhausen hat ein Dreivierteljahr ohne Lizenz mit unserer Suchtechnologie gearbeitet“, schmunzelt Lange. Der Grund: Die Ordnungshüter hatten Angst, dass ihr Budget nicht ausreicht. Zu Unrecht. Denn die Kosten halten sich durchaus im Rahmen. Freiberufler können schon für 500 Euro eine umfassende Lösung für ihre PCs bekommen. Für Geschäftslösungen mit Netzwerk veranschlagt Convotis etwa 5000 Euro. Serverlösungen kommen auf 10.000 bis 20.000 Euro. Für Firmen, die nicht gleich investieren können oder wollen, gibt es auch Mietlösungen.
„Eine interne Untersuchung hat ergeben, dass nur 5 % der Mittelständler eine firmeninterne Suchmaschine benutzen. Weitere 10 % denken über eine solche Lösung nach. Allerdings wird dabei eher auf die aufwändigen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) gesetzt“, resümiert Lange. „Eigentlich schade. DMS sind eine gute Sache, aber sie verlangen einen großen Vorlauf und müssen systematisch und nachhaltig geplant werden, während firmeninterne Suchmaschinen schnell einsatzbereit sind und keinen so großen Vorlauf benötigen.“ Dennoch müssen sich die beiden Programme nicht ausschließen. „Sie ergänzen sich vielmehr wunderbar und können fantastische Synergien liefern.“
Schwarz auf Weiß
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Fazit: Dort suchen, wo Wissen ist
Dass firmeninterne Suchmaschinen hierzulande bislang wenig verbreitet sind, liegt weniger am Bedarf – bereits freiberufliche Einzelkämpfer bauen innerhalb von ein, zwei Jahren Datenbestände auf, die sie selbst nicht mehr überschauen –, sondern am „Perfektionismus der Deutschen“, wie es Lange formuliert. „Die Amerikaner setzen eher auf schnelle, pragmatische Lösungen. Daher sind sie wohl auch führend bei der Suchmaschinentechnologie wie die Beliebtheit von Google und Yahoo zeigt.“ Die groteske Folge: „So mancher Mitarbeiter sucht lieber dort nach Informationen als in der eigenen Firma, weil es einfach schneller geht.“
Im Schnitt ist davon auszugehen, dass sich die Kosten innerhalb eines Jahres amortisieren. Wo Mitarbeiter firmeninterne Suchmaschinen surren lassen, statt ziellos im Web zu stöbern oder alte Ordner zu durchforsten, verbessern sich Kommunikation und Abläufe praktisch über Nacht. Die Arbeit geht schneller und effizienter – und man bleibt obendrein konzentrierter bei der Sache.
