Die 1%-Pauschale gilt ab 50% Dienstnutzung
Von Christine Lendt
Autofahren ist teuer geworden. Die Mehrwertsteuererhöhung schlägt bei Neukauf und Reparaturen zu Buche, von den Spritkosten ganz zu schweigen. Umso mehr lohnt sich ein Dienstwagen – nicht nur für den Arbeitnehmer. Das Unternehmen kann die Aufwendungen für Anschaffung und Unterhalt als steuermindernde Betriebsausgaben veranschlagen, vergleichbar mit Löhnen und Gehältern. Obendrein gibt es die Umsatzsteuer zurück.
Es sind aber auch die steuerlichen Folgen zu bedenken. Denn es macht einen großen Unterschied, ob der Dienstwagen voll betrieblich oder auch privat genutzt wird. Und das geschieht häufiger, als man oft annimmt – schließlich wird mehr als die Hälfte aller Neuwagen in Deutschland als Firmenfahrzeug zugelassen.
So sieht es der Fiskus
Privatwagen auf Geschäftsfahrt
Ein Großhändler schickt seine Fachverkäufer im Rahmen ihrer Arbeitszeiten auf Messen. Setzt sich der Mitarbeiter dafür in sein eigenes Auto, darf er sich die Kosten lohnsteuerfrei vom Chef erstatten lassen. 30 Cent pro Kilometer stehen ihm zu, allerdings erst ab dem 21. Entfernungskilometer. Der Betrag kann aber auch als Werbungskosten bei der Einkommensteuer veranschlagt werden. Dieser Satz gilt auch für den Unternehmer selbst, wenn er seinen Privatwagen für Geschäftsfahrten nutzt. Er rechnet die Kosten dann über seine Firma ab.
Geschäftswagen auf Privatfahrt
Wird ein Geschäftswagen ausschließlich betrieblich genutzt, so sind alle damit verbundenen Kosten als Betriebsausgaben absetzbar. Wer jedoch nach Feierabend Ausflüge oder Shoppingtouren damit macht, muss den Anteil der privaten Nutzung ermitteln. Der nämlich hat dann den Wert eines zusätzlichen Einkommens und ist dementsprechend zu versteuern.
Unternehmer, die ihren Geschäftswagen also auch privat fahren, müssen diesen Anteil als Entnahme behandeln, denn der Fuhrpark zählt zum betrieblichen Anlagevermögen. Auch wenn das Fahrzeug von einem Arbeitnehmer privat genutzt wird, ist das ein „geldwerter Vorteil“ und damit einkommensteuerpflichtig.
Der „geldwerte Vorteil“ steht für die Ersparnis der Kosten, die entstünden, wenn der Arbeitnehmer selbst ein Fahrzeug des gleichen Typs hielte. Subjektive Feststellungen wie „Ich hätte mir aber einen sparsamen Diesel gekauft“ beeindrucken das Finanzamt nicht. Ausschlaggebend ist die objektive Bereicherung, und die orientiert sich am tatsächlich benutzten Fahrzeug.
Als privat gelten auch Touren zu ehrenamtlichen und nebenberuflichen Tätigkeiten: Ein Außendienstmitarbeiter, der Schatzmeister im Verein ist oder als Journalist arbeitet, darf damit verbundene Fahrten mit dem Firmenwagen seines Hauptarbeitgebers erledigen – sofern dieser sein Einverständnis dafür gegeben hat. Er muss sie aber als geldwerten Vorteil verbuchen. Und: Der Weg zwischen Wohnung und Betrieb wird seit dem Steueränderungsgesetz 2007 vom 19. Juli 2006 teilweise zur Privatsphäre gerechnet.
Die Ein-Prozent-Methode
Für Berechnung des privaten Nutzungsanteils gibt es immer zwei Möglichkeiten, egal ob der Chef oder sein Mitarbeiter fährt: anhand eines Fahrtenbuchs oder pauschal nach der Ein-Prozent-Methode. Bei dieser wird ein Prozent des Listenpreises pro Monat angesetzt.
Grundlage bei der neuen Ein-Prozent-Regel ist § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Einkommensteuergesetz (EStG). Unter die Regelung fallen laut Bundesfinanzhof (Aktenzeichen VI R 37/03) allerdings nicht die „Straßenbenutzungsgebühren“.
Aber: Seit dem 1. Januar 2006 dürfen Selbstständige die Ein-Prozent-Regelung nur noch auf Fahrzeuge des „notwendigen Betriebsvermögens“ anwenden. Konkret sind das Autos, die größtenteils betrieblich genutzt werden – also zu mehr als 50 %. Als Nachweis gelten zum Beispiel ein Fahrtenbuch, ausführliche Terminkalender, Reisekostenabrechnungen oder Excel-Tabellen.
Einfacher haben es Taxifahrer, Handelsvertreter, Landärzte und Bauhandwerker: Hier geht der Fiskus generell von einer überwiegend beruflichen Nutzung aus. Für Arbeitnehmer ändert sich gar nichts; schließlich zählt ein Dienstwagen ohnehin zum Betriebsvermögen der Firma, die ihn stellt.
Fahrtenbuch
Wer die 50-Prozent-Grenze nicht knackt, muss in der Regel ständig ein Fahrtenbuch führen. Aber Achtung: Der Bundesfinanzhof hat die formalen Anforderungen verschärft. Eine Zettelsammlung wird gar nicht gerne gesehen, selbst wenn sie akribisch beschriftet ist: „Lose Notizzettel können schon in begrifflicher Hinsicht kein Fahrtenbuch sein“, lautet das Argument im Urteil vom 9. November 2005 (Aktenzeichen VI R 27/05.)
Privatnutzung als Gehaltsausgleich
Wenn einem Mitarbeiter eine kräftige Gehaltserhöhung zusteht, fährt man oft mit einem Dienstwagen besser. Wägen beide Seiten Kosten und Nutzen genau ab, springt am Jahresende meist ein Plus heraus: Der Arbeitnehmer hat mehr im Portemonnaie, und auch sein Chef spart Geld, weil er – anders als bei Gehaltszahlungen – von der Mehrwertsteuer profitiert. (Bei einem geringen Einkommen, etwa bei Teilzeitkräften, fallen mitunter auch noch die Sozialabgaben weg, die bei einer Gehaltserhöhung fällig wären.)
Eine private Nutzung muss ausdrücklich per Arbeitsvertrag vereinbart werden. Dort sollte auch vermerkt sein, dass der Mitarbeiter die Steuern für diesen Anteil selbst zu tragen und abzuführen hat. Damit werden Steuernachforderungen für den Betrieb ausgeschlossen, zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter vor dem Finanzamt Privatfahrten verschweigt.
Der Unternehmer darf außerdienstliche Fahrten auch verbieten. Fraglich bleibt dann zwar, ob das zu kontrollieren ist. Doch wer als Chef seinen Mitarbeiter wiederholt bei einer verbotenen Spritztour erwischt, hat einen Kündigungsgrund.
Fazit: Einfach fahren, doppelt profitieren
Der Dienstwagen kann sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen rentieren. Nur sorgen sich viele Unternehmer vor ausufernden Kosten. Steuerexperten empfehlen oft einen Kompromiss: Man könnte sich darauf verständigen, dass der Mitarbeiter zu den Dienstwagenkosten beiträgt. Das hat, bei geschickter Rechnung, auch für ihn Vorteile: Eine Zuzahlung mindert den geldwerten Vorteil und damit die Steuerlast.
