EDV-Dokumente müssen lesbar bleiben
GDPdU steht für „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Es handelte sich um eine Verwaltungsanweisung vom 16. Juli 2001, die regelte, wie Finanzprüfer die mit Computern („Datenverarbeitungssystemen“) erstellte Finanzbuchhaltung von Unternehmen prüfen. Die Möglichkeit dafür wurde durch das so genannte Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 geschaffen, das am 1. Januar 2002 in Kraft trat. 2015 wurden die GDPdU durch die GoBD abgelöst. Insofern ist der folgende Beitrag historisch zu lesen.
Zugriff und Überlassung
Der Prüfer kann direkt auf die Daten zugreifen („unmittelbarer Datenzugriff“), eine Auswertung mit der vorhanden Software verlangen („mittelbarer Datenzugriff“) oder die Daten auf einem Medium anfordern („Datenträgerüberlassung“). Ausgeschlossen ist aber, dass der Prüfer remote auf die Unternehmensdaten zugreift. Auch darf er selbst keine Daten kopieren (wohl aber auf einem Medium bestellen).
Das Hauptproblem mit den GDPdU ist die Datenträgerüberlassung, denn nach dem Text der Verwaltungsanweisung
- „sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z.B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden.“
Mitwirkungspflicht
Die Mitwirkungspflicht umfasst also die Bereitstellung von Strukturinformationen, die durchaus die interne IT (soweit überhaupt vorhanden) von kleinen und mittleren Unternehmen überfordern könnte. Daher wurde eine Datenimportschnittstelle im „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“ definiert, an die sich Hersteller von Finanzsoftware halten sollten. Verwendet ein Unternehmen dann solche Software, kann es sicher sein, den Mitwirkungspflichten nach den GDPdU in dieser Hinsicht Genüge zu tun.
Nützliche Links
Online gibt es als PDFs den Text der GDPdU ebenso wie FAQs zu den GDPdU und den Text des „Beschreibungsstandards für die Datenträgerüberlassung“.
