Das Rechnungswesen ins Unternehmen holen
Von Michael Degel, Agenda Informationssysteme
Unabhängigkeit, die Umsetzung eigener Visionen und das Streben nach höchster Qualität – diese Motive treiben viele Unternehmensgründer an. Sie konzentrieren sich anfangs meist ganz auf das Kerngeschäft, während das Rechnungswesen zunächst nebensächlich ist und oft in den Händen des Steuerberaters oder eines freiberuflichen Buchhalters liegt. Das ändert sich, sobald sich der kleine Betrieb zum mittelständischen Unternehmen entwickelt: Die interne Buchhaltung wird zum Erfolgsfaktor.
Typisches Beispiel: eine junge Schreinerei. Der Meister – nennen wir ihn Max Krause – fängt klein an; mit zwei Mitarbeitern konzentriert er sich zu Beginn ausschließlich auf die Fertigung von hochwertigen, maßgefertigten Objekten – das Rechnungswesen übernimmt der Steuerberater. Der kümmert sich zudem um die Umsatzsteuer-Voranmeldung und den Jahresabschluss. Max Krause übermittelt ihm regelmäßig seine Belege und erhält vierteljährlich die betriebswirtschaftlichen Auswertungen. Aufträge kommen stetig, die Kalkulationen dafür sind in dem kleinen Betrieb leicht überschaubar.
Bedarf an aktuellen Kennzahlen
Mit zunehmendem Wachstum ändern sich jedoch die Rahmenbedingungen des Unternehmens. Mehr und größere Aufträge erfordern zusätzliche Mitarbeiter, größere Räumlichkeiten und modernere Anlagen. So geht es in der Schreinerei Max Krause in den 15 Jahren seit der Gründung stetig bergauf. Der Betrieb zieht um und hat inzwischen knapp 40 Mitarbeiter. Die Aufträge sind in den letzten Jahren allerdings deutlich umfangreicher geworden und erfordern eine genaue Vor- und Nachkalkulation. Zudem ist das Unternehmen inzwischen in mehrere Abteilungen gegliedert, deren Ergebnisse und Auslastung die Geschäftsführung genau im Auge behalten will.
Aktuelle Zahlen und Auswertungen werden für die weitere Entwicklung immer wichtiger. Genau das liefert eine interne Buchhaltung; sie bietet damit die Möglichkeit, den Aufwand für anstehende Aufträge genau zu kalkulieren und entsprechende Angebote zu unterbreiten. In einem der Absatzmärkte entwickeln sich die Zahlen anders als geplant? Die Kosten in einer der Abteilungen steigen plötzlich stark an? Die Geschäftsführung hat die Auswertungen umgehend verfügbar und kann sofort entsprechende Maßnahmen ergreifen und gegensteuern.
Darüber hinaus bietet eine interne Buchhaltung die Grundlage für den Aufbau von umfassendem Reporting und Controlling im Unternehmen.
Agenda ist ein Anbieter von IT-Lösungen für Steuerberater, Buchhalter sowie kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Mehr als 15.000 Kunden nutzen die Anwendungen aus den Bereichen Rechnungswesen, Personalwesen, Steuerberechnung und Office-Management. Mit dem kostenfreien Leitfaden „Ihr Erfolgsfaktor: Das Rechnungswesen im Unternehmen“ stellt Agenda Betrieben eine Hilfe bereit, um sie sowohl bei der Entscheidungsfindung als auch bei der Einführung einer internen Buchführung zu unterstützen.
Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG, Oberaustr. 14, 83026 Rosenheim, 08031-2561-240, Fax. 08031-2561-90, presse@agenda-software.de, www.agenda-software.de
Bestandsaufnahme und Anforderungen
Das Unternehmen von Max Krause soll weiter wachsen. Er plant daher den Aufbau einer internen Buchhaltung. Da dies Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen hat, bezieht er seine Führungskräfte in den Vorgang mit ein. Gemeinsam überprüfen sie, ob die Buchführung den aktuellen Bedürfnissen genügt:
- Welche Informationen, Dokumente, Zahlen und Daten werden aktuell zur Verfügung gestellt?
- Reichen die Auswertungen und Informationen aus, um die Finanz- und Liquiditätslage jederzeit beurteilen und um kurzfristig eingreifen zu können?
- Werden die Daten zeitnah und entsprechend aufbereitet zur Verfügung gestellt?
- Besteht bei diesen Informationen Erklärungs- und Beratungsbedarf durch eine interne Fachkraft?
- Besteht generell ein Mehrbedarf über die jetzige Lösung hinaus?
- Steht das notwendige Budget für den Aufbau einer internen Buchhaltung zur Verfügung?
Qualitative und quantitative Faktoren
Ergebnis der Aufstellung: Im Unternehmen besteht ein Mehrbedarf an Informationen und Auswertungen. Der nächste Schritt ist daher eine Nutzwertanalyse, um zu ermitteln, ob sich einer interne Buchhaltung für das Unternehmen rentiert.
Das Evaluationsverfahren ermöglicht es, unterschiedliche Aspekte und Argumente für oder gegen eine interne Lösung miteinzubeziehen. Es umfasst die Identifikation und Bewertung der qualitativen Faktoren (Nutzen), das Abschätzen der quantitativen Faktoren (Kosten) und die abschließende Entscheidungsfindung.
Der erste Schritt ist die Bewertung der qualitativen Faktoren, also der Nutzen der internen Lösung im Vergleich zur externen. Dazu zählen z.B.
- ein zeitnaher Überblick über Finanzdaten, Kennzahlen und Liquidität,
- individuelle Kostenrechnung, Kalkulation und Controlling sowie
- ein regelmäßiger Plan-Ist-Vergleich.
Diese Aufzählung lässt sich noch abhängig vom Bedarf und von der Situation im Unternehmen um zusätzliche Punkte erweitern. In der Aufstellung bewerten die Entscheidungsträger für jede der beiden Lösungen die einzelnen Aspekte mit ein bis drei Punkten, je nachdem, wie gut die Anforderungen erfüllt werden.
Im nächsten Schritt stehen die Auflistung und der Vergleich der quantitativen Faktoren, also der anfallenden Kosten an. Bei der internen Lösung fallen dabei u.a. Kosten für das Personal, die Infrastruktur und die Software an. Bei der externen Lösung fallen hauptsächlich die Aufwendungen für Steuerberater oder Buchhalter an.
Auswertung und Entscheidungsfindung
Im abschließenden Schritt gewichten die Führungskräfte die qualitativen Faktoren und die Kosten. So erhalten die Kosten z.B. eine Gewichtung von 20 %, die Möglichkeit des zeitnahen Überblicks über Finanzdaten, Kennzahlen und Liquidität eine Gewichtung von 15 %, während die interne Unterstützung bei Fachfragen z.B. nur 5 % ausmacht. Die zuvor festgelegten Punkte werden mit der Gewichtung multipliziert. Diese Werte werden für die interne und externe Lösung addiert. So ist klar ersichtlich: Die Lösung mit dem höheren Wert ist für das Unternehmen besser geeignet.
Vorbereitete Arbeitshilfen und Übersichtstabellen mit genauer Dokumentation und Beschreibung der Vorgänge helfen bei der Kalkulation. Entsprechende Unterlagen sind kostenlos im Internet verfügbar: http://agenda-unternehmen.de/leitfaden.
Zukunftssichere Umsetzung
Ist die Entscheidung für die Einführung einer internen Buchhaltung gefallen, steht die Umsetzung an. In der Schreinerei Krause planen die Entscheidungsträger den Einführungsprozess und erstellen einen Zeitplan. Rund drei bis sechs Monate sind dafür einkalkuliert. Einer der Mitarbeiter übernimmt die Projektleitung.
Frühzeitig bespricht Max Krause das Vorhaben mit seinem Steuerberater, der bislang für die Buchführung zuständig war. Dieser erklärt sich bereit, das Unternehmen bei der Einführung zu unterstützen. Ein neuer Mitarbeiter kommt für die Buchführung ins Unternehmen, eine Teilzeitkraft wird die Vertretung im Urlaubs- und Krankheitsfall übernehmen.
Neben der Personalfrage legt Krause als Handwerker großen Wert auf die Auswahl der richtigen Software. Für den Anfang sind zunächst Basisfunktionen notwendig, doch sollte sich das System aber später leicht erweitern lassen, z.B. um ein Modul zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Langjährige Erfahrung des Anbieters und hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit sind ebenfalls von Bedeutung. Weitere Anforderungspunkte sind die intuitive Bedienung des Programms und regelmäßige Updates, die das System immer auf dem aktuellen, rechtlich sicheren Stand halten.
Fazit: Im Rückblick genau richtig
Im Unternehmen von Max Krause ziehen die beteiligten Mitarbeiter ein halbes Jahr nach der Einführung nochmals Bilanz. Sie überprüfen die neue Abteilung, um die Abläufe weiter zu optimieren. Die Geschäftsleitung kann inzwischen schon seit mehreren Monaten auf aktuelle Zahlen als Entscheidungsgrundlage zurückgreifen, hat genaue Informationen zur Auslastung der einzelnen Abteilungen und kann Aufträge noch genauer kalkulieren – Vorteile, die der Geschäftsführer und die leitenden Mitarbeiter nicht mehr missen möchten. Der Steuerberater übernimmt weiterhin die Steuererklärungen und steht bei Bedarf beratend zur Seite.
Der Aufbau einer internen Buchhaltung ist damit erfolgreich abgeschlossen. Das Unternehmen hat die Basis für weiteres Wachstum geschaffen.
