Der Weg zur passenden Ressourcenplanung
Von Matthias Weber, mwbsc GmbH
Start-ups, Gründer, Selbstständige, aber auch etablierte Unternehmer müssen sich vielen Fragen stellen. Eine davon ist, ob Software bei der Bewältigung der täglichen Aufgaben helfen kann. Im Zentrum stehen hier vor allem die Abläufe und Prozesse, die es kontinuierlich zu optimieren gilt. Wer die Frage für sich mit ja beantwortet, ist bei der Suche nach dem richtigen Programm allerdings schnell überfordert. Die Vielzahl an Lösungen ist im wahrsten Sinne überwältigend. Der beste Weg beginnt mit einigen wichtigen Vorüberlegungen.
5 Faktoren zur Software-Auswahl
Wer sich bei aktueller Unternehmenssoftware umsieht und seine ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) aus der Cloud beziehen möchte, sollte sich zuerst allgemein mit Software-as-a-Service-Lösungen beschäftigen. Denn hier gibt es neben Funktionalität und Kosten auch noch weitere Faktoren, die eine wichtige Rolle spielen:
Die wichtigsten Funktionalitäten identifizieren
Gleich, welche Software ein Unternehmen anschafft, die Programmfeatures bestimmen die Kaufentscheidung maßgeblich mit. Was nützt das benutzerfreundlichste oder kostengünstigste System, wenn ich damit nicht die gesteckten Ziele erreiche? Daher gilt – besonders bei Business-Anwendungen: Funktionalität ist Trumpf.
Tipp: Mit der Anlage einer Feature-Liste kann man die vorhandenen Lösungen strukturiert vergleichen. Ein anschließendes Ranking qualifiziert die fünf besten Lösungen. Mit dieser Vorauswahl kann man sich in der Folge weiter befassen.
Die Auswahl ausgiebig testen
Wer Cloud Services in Erwägung zieht, sollte sich auch gleich mit dem Vorteil dieser Varianten vertraut machen, nämlich dass ein ausgiebiges Testen der Lösung möglich ist. Das funktioniert, je nach Anbieter, circa einen Monat lang. Die Registrierung eines Probe-Accounts ist in der Regel in nur wenigen Minuten erledigt. Zudem sind die Produkte aus der Wolke meist so nutzerfreundlich, dass sich Tester schnell zurechtfinden. So ergibt sich in kürzester Zeit ein erster Eindruck von der Lösung.
Tipp: Wer für größere Teams auf der Suche nach einem passenden System ist, sollte gleich die Mitarbeiter einbinden. Damit bekommt mein differenziertes und individuelles Bild, ob alle Kollegen mit der Software zurechtkommen.
Wer eine Software für sich entdeckt hat, für die keine Demo-Umgebung zur Verfügung steht, kann beim ERP-Hersteller oder ERP-Anbieter nach einem Lösungsworkshop fragen. Das ist dann zwar meist kostenpflichtig, aber während des Workshops steht ein erfahrener Consultant zur Seite, der die Abläufe in der Software erklären kann.
Die Preismodelle prüfen
Transparente und kalkulierbare Kosten zeichnen zuverlässige SaaS-Anbieter aus. Daher veröffentlichen sie auch ihre Tarife und Preiskonditionen auf der Website. Das erleichtert den Vergleich der ausgewählten Lösungen, da in dieser Phase der Produktauswahl keine Gespräche mit dem Anbieter nötig sind.
Tipp: Wer versucht, potenzielle Kunden mit dem Argument zu vertrösten, dass die Lösung für ein einfaches Preismodell zu komplex ist, sollte schon deshalb aus der Liste der zu evaluierenden Anbieter fliegen.
Matthias Weber ist Experte auf dem Gebiet von Unternehmenssoftware (ERP, CRM und Warenwirtschaft). Mit seinem Beratungsunternehmen mwbsc GmbH unterstützt er mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung sowie ERP-Hersteller und ERP-Anbieter bei der Optimierung deren Geschäftserfolgs. Neben dem allgemeinen Enterprise Resource Planning (Business) hat die mwbsc auch die Disziplinen Software-Entwicklung (Software) und ERP-Beratung (Consulting) im Fokus. Das Unternehmen bietet auf www.suche-erp.de eine kostenfreie ERP-Software-Vergleichs-Checkliste an. Außerdem gibt es dort ausführliche Übersichten und Unternehmensprofile von Software-Herstellern und Software-Anbietern.
Matthias Weber, mwbsc gmbh, Schleißheimer Str. 39, 85748 Garching, Tel.: 089-37987806, info@mwbsc.de, www.mwbsc.de
Das Level des Kundensupports klären
Trotz hoher Bedienfreundlichkeit wird es im Laufe der Nutzung dazu kommen, dass Sie den jeweiligen Kundensupport anrufen. Dieser sollte vor allem schnell, freundlich und kompetent sein. Hinzu kommen die konkreten Support-Leistungen, die es unbedingt im Vorfeld zu klären gilt.
Tipp: Je geschäftskritischer die Anwendungen sind, desto wichtiger ist der Support. Eine Hilfestellung via Mail in Englisch reicht dann nicht mehr aus, ein anderes Service Level Agreement muss möglich sein.
Auf Datensicherheit achten
Für viele Nutzer spielt der Serverstandort eine große Rolle. Daher wird gerade ein seriöser Cloud Provider stets über die jeweiligen Datensicherheitsmaßnahmen ausführlich und freiwillig informieren. Auf jeden Fall sollten Cloud-Nutzer nachfragen, in welchem Land ihre Daten liegen und welche Datenschutzregelungen dort gelten.
