Kommunikationslösungen mit Potenzial
Von Diane Schulte, PR-Partner Köln
Unified Communications liegt im Trend: Mehr als die Hälfte (56 %) der Betriebe in Deutschland setzen bereits entsprechende Lösungen ein oder planen dies in den nächsten zwei Jahren. Zu diesem Ergebnis kam im Mai 2009 eine Studie des Analystenhauses Berlecon.
Weiteres Ergebnis der Befragung von über 100 ITK-Verantwortlichen: Viele Unternehmen verzichten darauf, ihre Kommunikationskanäle mit zentralen IT-Anwendungen, z.B. zum Kundenbeziehungsmanagement oder zur Ressourcenplanung, zu verbinden. Wie Unternehmen das hierin verborgene Potenzial optimal für sich nutzen, das zeigt das Beispiel der Greiwing logistics for you GmbH.
Kanäle zusammenführen
In der Logistik verläuft die Auftragsvergabe meist per Fax, so auch bei Greiwing: „Nach Auftragseingang bestätigen wir diesen per Fax, bestellen Waren und disponieren Leistungen – gegebenenfalls aktualisieren wir die Datensätze der Kunden“, erklärt Klaus Beckonert, Geschäftsführer der Greiwing logistics for you GmbH. Dabei zählt Geschwindigkeit, denn das Unternehmen aus dem Münsterland ist auf den Transport empfindlicher technischer und chemischer Produkte spezialisiert.
Logistikspezialist Greiwing setzt auf Rechner-Telefonie-Integration (Bild: Deutsche Telekom)
Um Medienbrüche zu beseitigen und Prozesse zu vereinfachen, bündelte Greiwing seine Kommunikationskanäle in einer Unified-Communications-Lösung: In der Zentrale im nordrhein-westfälischen Greven installierte das Unternehmen eine Telekom-Telefonanlage und schloss seine fünf deutschen Standorte an sie an. Diese Computer-Telephony-Integration-Lösung (CTI) erlaubt, dass nun alle Mitarbeiter sämtliche Telefonfunktionen über Outlook nutzen können. Ein Blick auf den Bildschirm zeigt, wer in welcher Niederlassung erreichbar ist.
Faxnachrichten gehen nun als E-Mail-Anhänge ein. So sind sie sofort zur weiteren Bearbeitung verfügbar. Rückbestätigungen per Fax können die Mitarbeiter direkt am PC erstellen und über Outlook verschicken. Auch Sprachnachrichten auf der Mailbox gehen als E-Mail-Anhänge ein.
Auf IT-Anwendungen zugreifen
Im nächsten Schritt verbanden Techniker die einheitliche Kommunikationsoberfläche mit zentralen IT-Anwendungen. So können alle Greiwing-Mitarbeiter direkt auf alle Outlook-Kontakte, das Customer-Relationship-Management-System (CRM) und auf das System zur Fahrt- und Lagerdisposition zugreifen. „Unser gewachsener Datenbestand ist speziell auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten, ihn können wir nun über unsere neue Anlage nutzen“, beschreibt IT-Leiter Marcus Oberfeld den Vorteil.
Für alle Mitarbeiter an allen Standorten ist nun aus Notizen sofort ersichtlich, wer mit wem gesprochen hat. Thema und Ergebnis der Gespräche sind so für Kollegen einfach nachvollziehbar. Auch Aktualisierungen der Datensätze müssen nur noch in einem System erfolgen – Änderungen stehen sofort in allen Anwendungen zur Verfügung.
Fazit: CTI macht Tempo
„Unsere Erreichbarkeit und unseren Service konnten wir durch diese Lösung deutlich verbessern“, stellt Klaus Beckonert fest. „Heute arbeiten wir bei geringeren Kosten produktiver.“
Nützliche Links
Weitere Informationen finden Sie auf www.telekom.de/gk-center oder kostenlos unter 08 00-330 54 00.
