Integrierte Dienste sichern korrekte Kundendaten
Von Holger Stelz, Leiter Marketing & Geschäftsentwicklung Uniserv GmbH
Ab 1. Februar 2014 wird die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf die Single Euro Payments Area (SEPA) verbindlich. Die gewohnte Kombination aus Kontonummer und Bankleitzahl entfällt zugunsten der bis zu 34-stelligen International Bank Account Number (IBAN) und des elfstelligen Bank Identifier Codes (BIC). Allerdings zeigt eine aktuelle Studie von ibi research zur SEPA-Umsetzung in Deutschland, dass trotz leichter Besserung bei einem Fünftel der befragten Organisationen das Thema noch nicht ins Bewusstsein gedrungen ist. Dabei ändern sich mit der SEPA-Umstellung nicht nur die Bankdaten, sondern auch damit verbundene Prozesse – mit entsprechendem Aufwand und Kosten. Datenqualität ist dabei ein entscheidender Faktor. Es geht darum, nicht nur die neuen Bankdaten korrekt im System zu haben, sondern auch die korrekten zugehörigen Adressdaten der Kunden und Ansprechpartner.
Für die SEPA-Umstellung gilt es, Kundendaten zu aktualisieren und unternehmensweit zur Verfügung zu stellen, Stammdatenformate anzupassen sowie Vertriebs– und Invoicing-Prozesse zu überarbeiten. Unternehmen müssen neue Lastschriftermächtigungen einholen, und die neue Informationspflicht zwingt sie dazu, ihren Kunden die Abbuchung einer Lastschrift 14 Tage im Voraus mitzuteilen. Wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche und kosteneffiziente Umstellung sind aktuelle, korrekte Kunden- und Lieferantenstammdaten. Daher sind Unternehmen gut beraten, bereits im Vorfeld der SEPA-Umstellung ihre Datenqualität zu optimieren und beide Szenarien, SEPA und Datenqualität, in einem Projekt zu integrieren.
Kontakt aufnehmen
Damit Unternehmen ihre Geschäftsbeziehungen nach der SEPA-Umstellung überhaupt aufrechterhalten können, müssen sie vorab die neuen Bankdaten ihrer Kunden in Erfahrung bringen. Ungepflegte und veraltete Kunden- und Lieferantendaten erhöhen den Aufwand und führen zu Fehlern bei der Kontaktaufnahme, etwa wenn Unternehmen ihre Kunden aufgrund von Dubletten in der Datenbank mehrfach kontaktieren. Dies verursacht zusätzliche Kosten und ist für manchen Kunden ein Ärgernis. Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig die Qualität ihrer Stammdaten prüfen.
Unabhängig von der Art und Weise, wie die Kundendaten Eingang in eine Datenbank finden, werden die Daten häufig unvollständig oder gar fehlerhaft erfasst – und gehen ungeprüft in den Datenbestand ein. Für das Thema Datenqualität im Rahmen der SEPA-Umstellung sind daher insbesondere die folgenden Datenqualitätsservices relevant:
Postalische Prüfung
Die postalische Prüfung kontrolliert und korrigiert die Adressdaten, idealerweise auf internationalem Niveau in den verschiedensten Sprachen und Schriftsätzen. Dafür muss die Software Unicode-fähig sein und darf nicht nur das lateinische Schriftsystem unterstützen, sondern auch Schriften wie Arabisch, Griechisch, Kyrillisch, Hebräisch, Katakana, Hiragana und Hangul. Eine entsprechend hohe Ergebnisqualität erreicht man vor allem dann, wenn sich die Lösung auf umfangreiche Referenzdatenbanken stützt. Und nicht zuletzt wird dieser Datenqualitätsservice idealerweise – wie alle Services, die für die Umstellung nötig sind – direkt in die Unternehmensprozesse integriert. Nur so ist sichergestellt, dass Datenqualität dauerhaft und in wirklich jedem Prozessschritt gewährleistet ist.
Dubletten
Dubletten entstehen meist durch die Zusammenlegung von Adressen aus unterschiedlichen Systemen und durch dezentrale Erfassung – im Unternehmensalltag ist das keine Seltenheit. Auch hier ist es ratsam, eine dauerhafte Lösung einzuführen. Andernfalls entstehen im Laufe der Zeit immer mehr doppelt und mehrfach angelegte Datensätze.
Beste Ergebnisse erzielt man, wenn der Stammdatenabgleich sowohl nationale als auch internationale Datenbestände prüft. Wichtig ist, dass die Suchläufe auch Namens- und Identitätsvarianten (Stichwort: Customer Identity Resolution) sowie Variationen der Schreibweise und des Zeichensatzes fehlertolerant vergleichen. Weitere Bereiche sind adressnahe Felder wie z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Web-Adresse oder Geburtsdatum.
Telefonnummern
Gerade bei der SEPA-Umstellung ist die Kommunikation mit Kunden via Telefon in vielen Fällen die beste Art des Dialogs. Telefonnummern wechseln aber häufig und liegen daher oft nur veraltet oder unvollständig vor. Daher gilt es, diese Daten zu aktualisieren oder geprüfte Adressen mit Telefonnummern anzureichern.
Bankdaten kontrollieren
Mit optimierten Kundendaten ist eine wesentliche Voraussetzung erfüllt, sowohl für die Umstellung auf SEPA-Daten als auch für die Einführung der unterschiedlichen, neu entstandenen Prozesse und Abläufe. Im nächsten Schritt gilt es somit, auch die Qualität der neuen Bankdaten sicherzustellen.
Holger Stelz ist seit 2010 Leiter Marketing und der Geschäftsentwicklung der Uniserv GmbH. 1992–2006 war er in unterschiedlichen Positionen für die SAP Deutschland AG tätig, zuletzt als Sales Director NetWeaver Solutions, EMEA Central. Seit 2006 ist er Geschäftsführer des Beratungsunternehmens ISV ecoNet GmbH. Als strategischer Unternehmensberater war Herr Stelz federführend verantwortlich für den Auf- und Ausbau der SAP Business Unit und der strategischen Neuausrichtung im Bereich Data Management.
Uniserv ist der größte spezialisierte Anbieter von Data Quality Solutions in Europa mit international einsetzbarem Softwareportfolio und Services für das Data Management. Data Management vereint Datenqualitätssicherung und Datenintegration. Mit mehreren Tausend Installationen weltweit bedient Uniserv die Erwartungshaltung einer ganzheitlichen Lösung für alle Geschäfts- und Kundendaten über den gesamten Datenlebenszyklus hinweg. Am Stammsitz in Pforzheim sowie in der Niederlassung in Paris beschäftigt das Unternehmen über 110 Mitarbeiter und zählt branchenübergreifend und international zahlreiche renommierte Unternehmen zu seinen Kunden.
Uniserv GmbH, Rastatter Straße 13, 75179 Pforzheim, 07231-936-0, info@uniserv.com, www.uniserv.com
Idealerweise ist schon bei der Eingabe zu prüfen, ob die IBAN syntaktisch korrekt ist, ob alle Vorgaben zum Aufbau einer IBAN erfüllt sind und ob es möglich ist, die IBAN eindeutig einer Bank zuzuordnen. Als Referenzdaten sollten immer die Daten von SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) zum Einsatz kommen.
In der telefonischen Bestellannahme sind z.B. allein dadurch Fehler programmiert, dass Mitarbeiter die lange IBAN akustisch aufnehmen. Diese durch Zahlendreher, Tipp- oder Hörfehler manchmal falsch erfassten Bankdaten führen im weiteren Verlauf zu Transaktionsfehlern und damit zu doppelten Buchungskosten, zu Mahnkosten oder gar zu Vertragsstrafen. Und sie haben negative Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit. Eine in die Eingabemaske integrierte Plausibilitätsprüfung kann bereits in diesem frühen Prozessschritt und damit von Anfang an Sicherheit schaffen.
Mehrwerte durch Vielseitigkeit
Die direkte Eingabe ist natürlich nicht die einzige mögliche Fehlerquelle. Auch in anderen Prozessen, etwa beim Einscannen von Transaktionsbelegen oder bei der Zusammenführung von Kundendatensätzen, können Fehler und Lücken entstehen oder in den Datenhaltungssystemen weiter verteilt werden.
Eine Plausibilitätsprüfung sollte sich daher auch in automatisierte Geschäftsprozesse und entsprechende Einsatzszenarien einbinden lassen. Die flexible Bereitstellung von wahlweise lokalen oder Cloud-basierten Services muss dabei heute selbstverständlich sein. Neben der Bereinigung der Bankdaten sollte zudem die Möglichkeit bestehen, die Qualität durch Anreicherung der Daten weiter zu steigern, z.B. um Angaben wie den vollständigen Banknamen, die Bankleitzahl, die Postleitzahl, den Ort und die Art der Zweigstelle.
Fazit: Erfolgreiche SEPA-Umstellung
Wenn Unternehmen also die richtigen Maßnahmen zur Sicherung der Datenqualität ergreifen, verliert die SEPA-Umstellung viel von ihrem Schrecken. Mit geprüften Kunden- und Lieferantendaten vermeiden Unternehmen schon im Vorfeld unnötige Mehrarbeit. Zudem können die Verantwortlichen sicher sein, dass die mit der SEPA-Umstellung verbindlich werdenden Pre-Notifications den richtigen Adressaten erreichen. Dank der Prüfung der neuen Bankdaten vermeiden sie zudem Kosten aufgrund fehlerhafter Transaktionen.
