Bei Routineabläufen spart man am meisten
Von Natalie Schweizer, agorum Software GmbH
Geschäftsrelevante Dokumente und Daten effizient zu verwalten und zu organisieren, gehört – vor allem angesichts der stetig wachsendenden Informationsflut – zu den wichtigen strategischen Aufgaben von Unternehmen aller Branchen und Größen. Wie viel Zeit in deutschen Firmen damit vertan wird, dass Mitarbeiter durch Inboxen scrollen, in Papierstapeln blättern oder gar die Google-Suche bemühen, wenn sie auf der Suche nach Unternehmensinformationen sind, ist gar nicht zu ermessen. Ein sauberes Dokumentenmanagement räumt damit auf.
Eingehende dokumentenbezogene Informationen (z.B. Rechnungen oder Verträge per Post) werden deshalb in Unternehmen nach und nach digitalisiert und müssen genau wie digitale Informationen (E-Mails, Office-Dokumente, PDFs etc.) elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Dabei stehen viele Firmen vor einer großen Herausforderung: Es gilt, wichtige Geschäftsdokumente so zentral abzulegen und bereitzustellen, dass alle nötigen Informationen für die Mitarbeiter jederzeit schnell auffindbar sind.
Unterstützung im Tagesgeschäft
Eine Lösung, die den täglichen Umgang mit Geschäftsdokumenten vereinfacht, ist die Integration eines Systems für das Dokumentenmanagement bzw. zum [[Enterprise Content Management] (DMS/ECM). Klassische Funktionen zur zentralen Organisation von Dokumenten sowie zur zügigen Bereitstellung von Daten unterstützen die Mitarbeiter z.B. der Ablage und der revisionssicheren Archivierung sowie beim schnellen Suchen und Finden im Geschäftsalltag. Unternehmen können damit tagtäglich wiederkehrende Abläufe, die auf den ersten Blick unbedeutend erschienen, spürbar wirtschaftlicher ausrichten: Durch intelligente und einfach zu bedienende Funktionen wie Such- und Ablagefeatures gelingt es, Dokumente im Nu bereitzustellen und geringere Suchzeiten zu realisieren.
Abteilungsübergreifend arbeiten
Der Einsatz eines DMS stellt zugleich sicher, dass die Mitarbeiter stets mit der aktuellsten Dokumentenversion arbeiten. Denn alle Berechtigten erhalten Zugriff auf den für die jeweilige Abteilung relevanten DMS-Bereich, in dem wichtige Dokumente zentral abgelegt sind. So ist zum einen – mittels der automatischen Historisierung von Dokumenten – jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Zum anderen vermeiden Unternehmen, dass auf Laufwerken mehrere Versionen abgespeichert lagern, sodass nicht mehr unnötig Speicherplatz belegt wird.
Natalie Schweizer (Bachelor of Arts in BWL/Medien- und Kommunikationswirtschaft mit Schwerpunkt Journalismus/PRI) ist als Marketing-Assistentin bei der agorum Software GmbH beschäftigt. Zu ihrem Tätigkeitsbereich gehört u.a. die Online-Kommunikation, die strategische Kommunikation sowie die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Vor ihrer aktuellen Tätigkeit studierte Natalie Schweizer an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg in Ravensburg. Parallel arbeitete sie als duale Studentin in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und Unternehmenskommunikation der Thieme Verlagsgruppe Stuttgart, in der sie anschließend als Pressereferentin tätig war.
agorum® Software GmbH, Vogelsangstr. 22, 73760 Ostfildern, Tel. 0711-358718-0, info2@agorum.com, www.agorum.com
Darüber hinaus gelingt es mit einem DMS, standort- und abteilungsübergreifend zu arbeiten, Informationen reibungslos auszutauschen (ohne E-Mails hin und her zu senden) und selbst globale Projekte effizient durchzuführen. Auch wenn ein Projektteilnehmer einmal verhindert ist oder falls Beschäftigte ausscheiden, bleiben alle Informationen transparent und für die übrigen Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort auffindbar. Selbst wenn Dokumente versehentlich überschrieben oder gelöscht werden, können Dokumentenmanagementsysteme behilflich sein: Funktionen zur Versionierung erlauben es, zu jedem Zeitpunkt auf alte Versionsstände zurückzugreifen und gelöschte Daten wieder aus dem Papierkorb zu holen.
Wissen organisieren und erhalten
Mit Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems und wenig Aufwand können Unternehmen schlussendlich den Löwenanteil der Routineaufgaben beschleunigen und die Arbeit effizienter gestalten. Das Firmenwissen ist damit jederzeit konserviert und Daten bleiben immer verfügbar.
Darüber hinaus entlasten Unternehmen ihre Mitarbeiter: Die zeitintensive, mühselige Suche in Leitz-Ordnern oder das Durchstöbern von E-Mail-Eingängen kann man sich mit DMS-Programmen erleichtern und an intuitiv zu bedienende, leicht verständliche Ablage- und Suchfunktionen übergeben. So bleibt mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben.
Fazit: Mehr Zeit im Wettbewerb
Es sind gerade die Routinevorgänge, die in der Summe endlos viel Zeit kosten, was sich letztlich direkt in den Lohnkosten niederschlägt. Das gefällt niemandem, auch den Mitarbeitern nicht, die selbst lieber gute Arbeit tun, als sich mit ineffizienten Suchen und Ablagen herumzuschlagen. Deshalb brauchen gerade „banale“ Vorgänge effektive Instrumente, die Luft verschaffen und die Konzentration auf die eigentliche Arbeit sichern.
Sowohl die Grundfunktionen als auch erweiterte Anwendungen von Dokumentenmanagementsystemen haben hierfür entsprechende Lösungen. Selbst wenn Mitarbeiter ausscheiden, im Urlaub oder in einer Besprechung sind, in anderen Abteilungen, an anderen Standorten oder gar in anderen Zeitzonen arbeiten – durch die zentrale Organisation von Dokumenten und Daten in einem DMS lassen sich
- das Ablegen und Suchen beschleunigen,
- Wissen transparenter, nachvollziehbarer und kontrollierbarer machen sowie dadurch auch
- die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit steigern.
Nützliche Links
Aktuelle Neuheiten und Nachrichten von Agorum finden Sie im Pressezentrum.
