Effiziente Kommunikation im Team
Von Rob Gorby, Marketing Director und Business Developer bei Powwownow
Im Arbeitsalltag auf die E-Mail verzichten? Das kann sich kaum jemand vorstellen. Auf den ersten Blick ist die Kommunikation per E-Mail schnell und unkompliziert. Man kann Aufgaben verteilen und sichert sich mit einem großzügig befüllten CC-Feld ab. Doch für viele Büroangestellte in kleinen wie in großen Unternehmen ist die elektronische Post ein Leid, denn oft kommt sie falsch und ausufernd zum Einsatz.
Einen ganzen Arbeitstag pro Woche nimmt das Schreiben und Beantworten von E-Mails in Anspruch, die Hälfte dieser Zeit ist unnötig. Das ermittelte die Unternehmensberatung Bain, die in 17 US-Unternehmen untersuchte, womit Beschäftigte ihre Arbeitszeit verbringen. Für Deutschland bestätigte eine Studie der AKAD Hochschule Leipzig den hohen Zeitverlust durch E-Mails. In vielen Fällen sind Telefonkonferenzen über das Festnetz effizienter, die einfach zu bedienen und sofort einsatzbereit sind.
Rob Gorby ist Marketing Director und Business Developer bei Powwownow, Europas führendem Anbieter für kostenfreie Telefonkonferenzräume. Seit 2012 bringt er hier seine langjährige Erfahrung als Spezialist für Business-to-Business-Marketing ein, die er in mehreren international tätigen Unternehmen gesammelt hat. In den vergangenen 15 Jahren war Gorby in leitenden Positionen in unterschiedlichen Branchen wie Telekommunikation, Medien und Verlagswesen tätig. Vor seinem Einstieg bei Powwownow zeichnete er als Global Head für SMB Marketing beim Online-Security-Anbieter AVG Technologies verantwortlich.
Gorby ist in Dublin, Irland, geboren und absolvierte den Bachelor of Science sowie den Master of Arts in Marketing Management am dortigen Trinity College. Er lebte viele Jahre in Frankreich und spricht fließend Französisch und Italienisch.
Powwownow, Garmischer Str. 6-8, 80339 München, Tel.: 040-30187565, www.powwownow.de
Wann ist eine E-Mail sinnvoll?
Sollen Informationen an einen eindeutig definierten Kreis von Empfängern zur Kenntnisnahme weitergegeben werden und ist keine Antwort erforderlich, eignet sich die E-Mail als Kommunikationsmittel. Zur Übergabe von Dokumenten wie einem Ergebnisprotokoll nach einer Telefonkonferenz ist die elektronische Post ebenfalls die richtige Option. Allerdings hat die E-Mail noch im besten Fall auch ihre Schattenseiten: Die Meldung „Sie haben eine neue Nachricht“ verleitet dazu, ständig die Arbeit zu unterbrechen und eintreffende Nachrichten zu lesen.
Das dauert in den meisten Fällen zwar nur wenige Sekunden, aber kaum jemand ist anschließend sofort wieder voll bei der Sache. Der Psychologe Thomas Jackson von der Loughborough University hat berechnet: Nach dem Lesen von Nachrichten braucht der Empfänger im Durchschnitt mehr als eine Minute, bis er sich wieder ganz auf die vorherige Tätigkeit konzentrieren kann. Eine Studie der Cardiff University belegt zudem: Alleine die Pop-ups, die das Eintreffen einer neuen Nachricht anzeigen, beeinträchtigen die Konzentration.
Der Großteil der Computernutzer verliert wertvolle Zeit, bis er die Frage „Wo war ich stehen geblieben?“ beantwortet hat. Hinzu kommt, dass oft ein stundenlanger E-Mail-Wechsel erforderlich ist, bis ein Sachverhalt tatsächlich geklärt ist. Missverständnisse sind dann keine Seltenheit.
Wann ist eine Telefonkonferenz die bessere Wahl?
Besonders wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Standorten beteiligt sind, ist die Absprache per Telefonkonferenz die effizientere Lösung. Sachverhalte können unkomplizierter als per Mail mit allen Teilnehmern gleichzeitig geklärt werden. Nicht nur offene Fragen wie „Kann ich helfen?“ oder „Gibt es weitere Ideen?“ lassen sich in Telefonkonferenzen deutlich schneller klären als per E-Mail. Auch für ein Brainstorming oder das Auflösen komplexer Sachverhalte ist das Telefon die bessere Wahl. Das gilt insbesondere auch für sensible Themen, denn nach dem Versand per E-Mail an mehrere Empfänger ist nicht mehr kontrollierbar, was mit vertraulichen Informationen passiert.
Gerade komplexe oder sensible Themen lassen sich besser telefonisch klären, bei mehreren Beteiligten am besten in einer Telefonkonferenz. (Bild: Powwownow)
Im Gegensatz zu anderen Lösungen wie Web- oder Videokonferenzen erfordern Telefonmeetings weder zusätzliche Hardware noch die Installation von Software oder Plugins. Das ist auch deshalb ein Plus, weil das moderne Arbeitsumfeld immer mobiler wird: Der starre Büroarbeitsplatz gehört in vielen Fällen der Vergangenheit an, Mitarbeiter arbeiten unterwegs oder [[Auf_Telearbeit_umstellen|von zu Hause]. Der enge Kontakt zu Kunden und Kollegen ist dabei dank mobiler Telefonlösungen und unkomplizierten Audiomeetings stets gewahrt.
Voraussetzungen für eine erfolgreiche Telefonkonferenz sind: Der Organisator bereitet sie gut vor und legt eine kurze Agenda fest, die er den Teilnehmern rechtzeitig vor dem Meeting noch einmal zusammen mit Datum und Uhrzeit sowie Einwahlnummer und PIN zukommen lässt. Darüber hinaus sollten am Ende der Konferenz die nächsten Schritte und Aufgaben für alle Beteiligten klar zusammengefasst werden.
Fazit: Die richtige Mischung führt ans Ziel
E-Mails sind für den Versand von Dokumenten oder Informationen zur Kenntnisnahme an einen fest definierten Empfängerkreis geeignet. Für sensible und komplexe Themen oder zur Klärung offener Fragen greifen Anwender jedoch besser zum Telefonhörer. So vermeiden sie Missverständnisse und lassen Konflikte gar nicht erst entstehen. Für die Echtzeitkommunikation mit mehreren Beteiligten, für Brainstormings, Diskussionsrunden und schnelle Absprachen eignen sich Telefonkonferenzen ohne Vertragsbindung und feste Grundkosten am besten.
