Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein elektronisches Dokument, das den Rechnungsprozess im B2B-Bereich vereinfachen soll. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnung als Pflicht. Übergangsregelungen sehen jedoch vor, dass Firmen in den ersten zwei Jahren lediglich in der Lage sein müssen, solche Dokumente als Empfänger zu verarbeiten. Erst ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Ausgangsrechnungen in einem der erlaubten Formate verschickt werden, wobei kleinere Unternehmen bis 800.000 Euro Jahresumsatz sogar noch ein Jahr länger Zeit bekommen.
Automatisierung statt manueller Erfassung
Der Gedanke, die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format zu übermitteln, existiert schon lange. Die Grundidee dabei ist, auf das Papierformat zu verzichten, da es manuelle Arbeiten erfordert, die die maschinelle Weiterverarbeitung erschweren und fehleranfällig machen.
Ein strukturiertes Format erlaubt dagegen die automatische und fehlerfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten. Damit das funktionieren kann, müssen sich Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auf ein gemeinsames Datenformat einigen. In bestimmten Branchen oder bestimmten individuellen Lieferanten- und Kundenbeziehungen kommen solche Formate bereits seit Jahren zum Einsatz. Dabei beschränkt man sich in der Regel nicht auf die Rechnungen, sondern dehnt es auch auf andere Dokumente wie zum Beispiel Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen aus, die allesamt in einem strukturierten Format ausgetauscht werden. Dieser sogenannte elektronische Datenaustausch (EDI) zählt in vielen Branchen bereits zum Standardprogramm. Auch der Begriff „E-Procurement“ kommt in diesem Zusammenhang häufig vor.
Für diejenigen, die bislang mit Papierrechnungen gearbeitet haben, erlaubt der Gesetzgeber nun zwei alternative Formate für E-Rechnungen: ZUGFEeRD und X-Rechnung.
Welche Formate die E-Rechnung vorsieht
ZUGFeRD arbeitet mit PDF-Dateien, die – für den Betrachter unsichtbar – auch strukturierte Daten enthalten. Außerhalb von Deutschland heißt dieses besonders in Frankreich verwendete Format auch Factur-X.
X-Rechnung ist die zweite Variante und enthält nur die reinen Daten in Form einer XML-Datei. Im Gegensatz zu ZUGFeRD ermöglicht die X-Rechnung keine direkte Visualisierung des Rechnungsinhalts.
Warum das PDF-Format eine schlechte Lösung ist
ZUGFeRD war mit seinem hybriden Ansatz aus PDF und unsichtbaren strukturierten Daten vermutlich als Kompromiss gedacht, um die Akzeptanz der Rechnungssteller und Rechnungsempfänger zu erhöhen.
Denn PDF-Dokumente können von Menschen gelesen und abgetippt werden. Somit suggeriert das PDF-Format eine gewisse Sicherheit und einen vermeintlichen Kontrollmechanismus. Aber Vorsicht: Bei Abweichungen gilt das strukturierte Format als verbindlich, wie das Schreiben des BMF hierzu klar aussagt.
Man muss auch wissen, dass Abweichungen zum Beispiel nicht nur falsche Beträge sein können, sondern auch falsche Steuersätze oder Rechnungsadressen. Abweichungen könnten aber auch darin bestehen, dass im XML mehr Daten zu finden sind als auf dem PDF oder umgekehrt.
Wie sich X-Rechnungen darstellen lassen
Eine Visualisierung beim Empfänger in einem Programm, dem der Empfänger vertraut, ist jedoch sinnvoll. Diese Visualisierung erfolgt ad hoc, also in dem Moment, in dem der Empfänger die erhaltene Rechnung betrachten möchte. Zwar ist XML für Maschinen und nicht für Menschen gemacht, aber man kann die Daten im XML in eine einfach lesbare Form bringen. Zuletzt entsteht aus dem XML eine Eingangsrechnung und nach erfolgreicher Prüfung eine Buchung in der Finanzbuchhaltung. Hier findet die Visualisierung dann in der jeweiligen Software statt.
Ein vertrauenswürdiges Online-Werkzeug zur Darstellung der Daten einer E-Rechnung in einem beliebigen Format ist zum Beispiel das E-Rechnungstool der E-Rechnungsexperten.
Worauf es bei der Übermittlung von E-Rechnungen ankommt
Die Art und Weise, wie eine E-Rechnung zum Rechnungsempfänger gelangt, spielt eine wichtige Rolle. Sie wird in der Regel per E-Mail verschickt, der alternativ mögliche Postweg dürfte die Ausnahme darstellen. Da Unternehmen im Mailverkehr Nachrichten per Transportverschlüsselung senden, haben Dritte unterwegs keine Möglichkeit, sie zu lesen. Die erhaltene Nachricht selbst ist jedoch nicht verschlüsselt, wäre also – etwa auf dem Mailserver – lesbar.
Warum Verschlüsselung und digitale Signaturen Mehraufwand bedeuten
Sowohl PDFs als auch die XML-Dateien der X-Rechnung können grundsätzlich verschlüsselt und digital signiert vorliegen. Der E-Rechnungsprozess sieht eine Verschlüsselung jedoch nicht vor. Das heißt, dass Sie die Authentizität der Rechnung anhand anderer Kriterien überprüfen müssen. Ihre Kreditorenbuchhaltung kennt beispielsweise die bekannten Rechnungssteller und weiß in der Regel auch, wie die Rechnungen aussehen und welches Volumen zu erwarten ist.
Aus Sicht des Anwenders ergibt die Forderung nach einer Verschlüsselung Sinn, da jeder mehr Sicherheit gewinnen möchte. Gleichzeitig scheuen die beteiligten Personen aber den organisatorischen Aufwand, den Zwang zum Aushandeln von Verfahren mit anderen Unternehmen und den Komfortverlust. Derzeit beschäftigen sich Firmen nur ungern mit der Verschlüsselung und Signierung des Rechnungseingangs und warten lieber auf weitere staatliche Vorgaben.
Wie Mitarbeiter E-Rechnungen richtig handhaben
Unternehmen in Deutschland haben in der Regel verantwortungsbewusste Leute im Backoffice sitzen, die den Lieferantenprozess im Griff haben. Das ändert sich durch die E-Rechnung nicht grundlegend. Die Beträge, die Leistungen und die steuerlichen Angaben benötigen also weiterhin Prüfungen. Es entfällt lediglich die manuelle Eingabe der Rechnung in die Finanzbuchhaltung.
In der E-Rechnung steht zwar in der Regel die Bankverbindung des Ausstellers, eine Überweisung an diese Bankverbindung wäre aber gefährlich. Klassischerweise erfolgt die Verwaltung von Kontonummern und die Anlage von Lieferanten zentral. Um Missbrauch zu vermeiden, übernehmen andere Personen diese Aufgabe als diejenigen, die Rechnungen prüfen und freigeben. Für die Überweisung wird also die im zentralen System hinterlegte Bankverbindung verwendet. Ein zweistufiger Freigabeprozess für Rechnungen ist in der Regel immer noch effizient genug und deckt Missbrauch auf.
Von einer blinden und automatischen Übernahme der Bankverbindung aus der E-Rechnung sollten die Mitarbeiter also Abstand nehmen, da dieses Vorgehen die Funktionstrennung umgehen würde und somit eine Möglichkeit für Missbrauch eröffnet.
Wann die Visualisierung gefährlich sein kann
Wie bereits erläutert, gelten bei ZUGFeRD im Fall von Abweichungen zwischen dem angezeigten PDF und den darin enthaltenen strukturierten Daten letztere als die verbindliche Variante. Das bedeutet, dass die Visualisierung im Zweifel nichts wert ist. Der visuelle Inhalt des PDFs dient also
- nicht als Beleg, der zum Vorsteuerabzug berechtigt.
- nicht zur Klärung, ob die Pflichtangaben gültig sind.
- auch zu sonst keiner weitergehenden Prüfung der Rechnung.
Deswegen empfiehlt es sich, das sichtbare PDF zu ignorieren und lieber mittels einer eigenen Visualisierung die wirklich relevanten Daten zu betrachten. Beim Einlesen der Rechnung ins Finanzbuchhaltungsprogramm erfasst dieses dann auch nur die strukturierten Daten und zeigt diese in seiner eigenen Oberfläche an. Angenehmer Nebeneffekt: Damit haben endlich auch alle Rechnungen der verschiedenen Lieferanten den gleichen Aufbau, wodurch sie sich viel leichter optisch erfassen lassen.
Fazit
Die E-Rechnung ist ein Schritt in die richtige Richtung, jedoch nicht konsequent zu Ende gedacht. Was genau in der E-Rechnung stehen muss, ist nicht definiert. Leistungszeiträume, Teilrechnungen und Ähnliches sind steuerlich relevant, doch ihre Umsetzung ist nicht ausreichend vorgegeben. Die unmittelbare Visualisierung über das PDF ergibt keinen Sinn und erweist sich sogar als potenziell schädlich. Weder Verschlüsselung noch digitale Signaturen sind Teil der E-Rechnung und müssen im Bedarfsfall umständlich zwischen den beteiligten Unternehmen ausgehandelt und als separate Prozesse bei der Behandlung von Rechnungen etabliert werden.
