Die wichtigsten ERP-Schnittstellen
Von Thomas H. Grimm, allegro:it
ERP (Enterprise Resource Planning) ist heute kein Wettbewerbsvorteil mehr. Der Verzicht darauf aber ein erheblicher Nachteil. Ziel ist es, alle Unternehmensressourcen in eine Gesamtplanung zu integrieren, die sämtliche Funktionsbereiche des Unternehmens berücksichtigt. Neben Materialwirtschaft und Logistik betrifft das etwa auch die Bereiche Personal, Verkauf, Buchhaltung und Berichtswesen. Nicht zu vergessen sind Forschung und Entwicklung, Controlling, Kundenbeziehungen und Marketing. Unabhängig von der Unternehmensgröße ist ERP nur mittels einer entsprechenden IT-Infrastruktur umsetzbar.
Umfassende Aufgaben
Die Herausforderung bei der ERP-Umsetzung besteht vor allem darin, unterschiedliche Daten und Vorgänge miteinander zu verknüpfen. Doch je mehr unternehmerische Funktionsbereiche integriert werden sollen, umso komplexer wird das System. So liegt es nahe, auf erprobte Lösungen zu setzen. Viele Softwarehersteller bieten ERP-Lösungen als Standardsoftware an. Diese haben den Vorteil, dass sie lange am Markt erprobt sind und auf die Bedürfnisse der Anwender optimiert wurden. Neben den kommerziellen Produkten sind auch freie und quelloffene ERP-Lösungen verfügbar. Die Vorteile hier: geringere Anschaffungskosten und die Unabhängigkeit von einem Anbieter. Sowohl für kommerzielle als auch für quelloffene ERP-Systeme gibt es freie Dienstleister, die das Unternehmen bei Einführung, Betrieb und Anpassungen unterstützen.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Heise-Beilage „IT- und Technologieunternehmen stellen sich vor“. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Branchenorientierte Lösungen
Die Erfordernisse in den einzelnen Branchen sind oft in wesentlichen Punkten sehr unterschiedlich. Das fängt bei der Organisation an und reicht über die Produktion bis zum Vertrieb. Hinzu kommen noch unterschiedliche Gesetze, Vorschriften und Dokumentationspflichten. Gerade in diesen Bereichen muss die Software stets aktuell gehalten werden, da es ständig Neuerungen bzw. Änderungen gibt. Für einen nicht auf die eigene Branche spezialisierten Hersteller dürfte es schwierig sein, all die Besonderheiten zu berücksichtigen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Es kann also durchaus sinnvoll sein, über den Einsatz einer branchenorientierten ERP-Software nachzudenken. Allerdings wird es, je nach Branche, deutlich weniger externe Dienstleister geben, auf die man zurückgreifen kann. Und auch das Angebot an freier bzw. quelloffener Software ist hier deutlich kleiner.
Schnittstellen für alle Bereiche
Ein in der Praxis häufig anzutreffender Fall ist ERP-Software, die nicht alle gewünschten Funktionsbereiche miteinander verzahnt. Gründe dafür können sein, dass das System diese Funktion grundsätzlich nicht unterstützt oder nicht in dem Umfang, der gewünscht wird. Meist gibt es vor der Einführung von ERP in den einzelnen Bereichen bereits Insellösungen. Weil diese aber hoch spezialisiert sind oder man den Migrationsaufwand scheut, werden sie oft weitergenutzt. Eine Integration ins ERP-System ist dennoch wünschenswert.
Externe und Insellösungen, die oftmals mit dem ERP-System verbunden werden sollen, sind MS Office und MS Access oder auch OpenOffice. Im Kommunikationsbereich kommen Fax-, E-Mail- oder Internet-Dienste in Betracht. In stark kunden- und vertriebsorientierten Unternehmen ist eine Anbindung an das CRM (Customer Relationship Management) unabdingbar. Im Maschinen- und Anlagenbau werden CAD- und CAQ-Lösungen integriert, denn moderne CAD-Programme können aus den Konstruktionszeichnungen Materialstücklisten herleiten. Im Bereich Controlling gibt es in der Regel ein bestehendes Berichtswesen. Hier müssen dann vorhandene Reporting- und Berichtstools angebunden werden. Im Lagerwesen sind immer mehr mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) im Einsatz, um Lagerbewegungen zu erfassen. Zur Projektsteuerung und Kostenrechnung ist es notwendig, Arbeits- und Maschinenlaufzeiten sowie sonstige Betriebsdaten zu erheben.
In den letzten Jahren haben viele Unternehmen die Notwendigkeit erkannt, Dokumentmanagementsysteme (DMS) in die ERP-Landschaft zu integrieren. Im großen Bereich des Handels muss unbedingt eine Anbindung des Webshops gegeben sein. Falls nicht müssen Auftrags- und Kundendaten erneut erfasst werden. Das benötigt zusätzliche Manpower und erhöht das Fehlerrisiko. Setzt das Unternehmen selbst entwickelte Programme und Module ein und gibt es gute Gründe, diese weiterzunutzen, muss auch hier eine Schnittstelle geschaffen werden.
Technische Standards
Alleine in Deutschland sind ca. 800 ERP-Systeme verfügbar. Die Schnittstellen lassen sich aus technischer Sicht jedoch auf einige Standards herunterbrechen. Beim direkten Zugriff auf Datenbankdateien gibt es zwei Voraussetzungen: Erstens muss man wissen, in welcher Datei die Information abgelegt ist. Dazu muss der Herausgeber die Struktur der Datenhaltung offenlegen. Zweitens muss man das Dateiformat der Datenbankdatei lesen können. Dazu benötigt man eine Datenbank-Engine, die das Format direkt lesen kann. Eine andere Möglichkeit ist der Zugriff über ODBC (Open Database Connectivity). Dabei handelt es sich um einen Standard, der den Zugriff auf die Daten mittels der allgemeinen Datenbankabfragesprache SQL ermöglicht. Dies ist allerdings nur möglich, wenn ein sogenannter ODBC-Teiber für das Datenbankformat existiert.
Ist kein Direktzugriff möglich, bleibt oft nur der Weg über einen Export der Daten aus der Quellanwendung und den anschließenden Import in die Zielanwendung. Dazu werden in der Regel textbasierte Dateien verwendet. Innerhalb der Dateien befinden sich die Daten in lesbarer, aber strukturierter Form. Standards wie CSV oder XML geben dabei meist die Struktur vor. Darüber hinaus bieten einige Hersteller von ERP-Systemen eigene Standardschnittstellen für den Datenaustausch an. SAP ermöglicht beispielsweise über SAP-PP-PDC den Austausch von Auftragsdaten.
Thomas H. Grimm ist Gründer und Leiter von allegro:it. Das Software-Unternehmen entwickelt datenbankgestützte kaufmännische Softwarelösungen als standardisierte, individualisierte und individuelle Lösungen für Windows. Ergänzt wird das Portfolio durch Supportleistungen und individuelle Anpassungen an spezifische Kundenbedürfnisse.
Thomas H. Grimm, allegro:it, Rüthener Straße 7, 33142 Büren, Tel.: 02951-933699-1, info@allegro-it.de, www.allegro-it.de
Die Entwicklung geht weiter
Die Integration von CRM ins ERP schreitet weiter voran. Im Vertrieb wird der Zugriff auf Echtzeitinformationen zu Produkten, Serviceleistungen und Lieferzeiten immer wichtiger. Noch am Anfang steht die Auswertung und Analyse großer Datenmengen (Big Data Analytics) mithilfe von Business Intelligence (BI), also der digitalen Auswertung und Darstellung von Unternehmensdaten, die bei der Entscheidungsfindung helfen. Vorreiter sind hier die Funktionsbereiche Service und Instandhaltung. Dazu muss ein Zugriff für das BI auf die im ERP-System vorhanden Daten geschaffen werden. Vorreiter für IoT-Anwendungen (Internet of Things) ist die Fertigungsbranche, bei der der Schwerpunkt in der Überwachung von Prozessen liegt. Sensoren, RFID-Chips und Strichcodes liefern Daten aus Maschinen und Anlagen. Die Herausforderung besteht hier in der Integration und Auswertung dieser Daten zur Steuerung von Fertigungsprozessen.
Das Fernziel der Weiterentwicklung von ERP ist die Integration von Lieferanten und Partnern über ein Webportal, in Echtzeit. Die Anbindung über Webbrowser macht unabhängig von Standort, Plattform und Endgerät. Idealerweise sollen auch Kunden in das System integriert sein. Hier fällt dem ERP als zentralem Datenhost dann eine Schlüsselrolle zu.
