Kollaboration als Cloud oder Festinstallation?
Von Nikolai Shulgin, Bitrix, Inc.
Bei der Vielfalt der Angebote von Enterprise Social Networks fällt die Wahl, welche Anwendung für das eigene Unternehmen die richtige ist, nicht leicht. Eine erste und bereits entscheidende Orientierung schafft der Ort, an dem die Social Collaboration Software gehostet ist. Jede der drei Varianten bietet besondere Vorteile: die Cloud, die Self-hosted-Version und die Private Cloud.
Schlüsselfrage: Datensicherheit
Bei der Cloud wird die Enterprise Social Software in den Rechenzentren des jeweiligen Anbieters gehosted. Im Falle von Bitrix24 z.B. ist das der Amazon-Server EC2. Dank der Cloud braucht der Kunde sich keine eigene IT-Infrastruktur anzuschaffen und spart damit Implementierung und Wartung. Die Frage ist nur, ob eine solche Lösung den Sicherheitsbedürfnissen des Kunden entspricht – und inwieweit sich die Software konfigurieren lässt.
Wie der Begriff „Self-hosted“ bereits sagt, wird eine derartige Festinstallation intern auf dem lokalen Server des Unternehmens gehosted. Als wichtigste Vorteile verbinden die Firmen mit einer solchen Version eine verbesserte Sicherheit der Daten, mehr Möglichkeiten der Anpassung und eine Erweiterung der Funktionalität. Hier stellt sich allerdings die Frage, ob sich die hohen Anschaffungs- und Wartungskosten wirklich lohnen und inwieweit der „Faktor Mensch“ die erhoffte Sicherheit nicht wieder aushebelt.
Die Private Cloud wiederum ist eine Hybridlösung. Sie verspricht dem Kunden durch eine separate virtuelle Maschine mit einem getrennten abgesicherten Bereich eine ähnliche Sicherheit wie die Festinstallation. Gleichzeit genießt das Unternehmen die Vorteile der Cloud. Der Serviceanbieter stellt die IT-Infrastruktur zur Verfügung und sorgt für Implementierung und Wartung. In solchen Fällen gilt es allerdings zu prüfen, ob die Sicherheitsvorkehrungen der Private Cloud bei Unternehmen mit sehr hohen Ansprüchen auch ausreichen.
Anspruchsvolle Kommunikationsmöglichkeiten
„Social“ ist das Zauberwort, wenn es darum geht, interne Prozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten. Bei Social-Anwendungen geht es immer um eines: Die interne Kommunikation soll effizienter werden. Dadurch sollen der Output der Teams und letztendlich der Umsatz vergrößert werden.
Die Wahl des Systems, ob Cloud oder Self-hosted-Version, hat als solche zunächst einmal nichts mit Kommunikation zu tun, ebenso wenig ist Kommunikation als solche mit einer der beiden Varianten verbunden. Allerdings sind in der heutigen Kommunikation die Mittel recht anspruchsvoll, vom „schreibenden Stift“ über Live-Aktualisierung des Activity Streams bis hin zu Videokonferenzen, Telefonie und mobilen Push-Benachrichtigungen. Diese Funktionen sind natürlich auch bei der Festinstallation möglich – aber das geht nicht, ohne dass man vorher Einstellungen vornimmt. In der Cloud funktioniert es dagegen „von Haus aus“.
Mit den Aufgaben wächst die Verantwortung
Da Mitarbeiter oft nicht auf ihre gewohnten Kommunikationsmittel verzichten möchten, nutzen sie Social Media wie Facebook oder WhatsApp auch zu beruflichen Zwecken. Gegen diese Bring-Your-Own-Tendenz sind Social-Collaboration-Lösungen eine wirksame Waffe. Sie ermöglichen den Social Style, sind aber gleichzeitig ein geschlossenes System, das die ungeschützten privaten Medien außen vorlässt.
Doch das Geschäftsleben besteht nicht nur aus Kommunikation. Optimal wäre daher eine umfassende Social-Lösung, die den kompletten Business-Alltag abbildet, vom Aufgaben- und Projektmanagement über das Dokumentenmanagement bis hin zu Customer Relationship Management und Human Resources. Man könnte das „Company as a Service“ nennen.
Cloud
Verträge, Business-Pläne, Ideenscripte, die gemeinsam genutzt werden, können jedoch sehr sensible Daten enthalten, die nicht nach außen gehen dürfen. Dasselbe gilt für personenbezogene Daten, die z.B. Kunden oder (im Personalwesen) die Mitarbeiter betreffen. Nicht erst seit dem NSA-Skandal ist es wichtig, solche Dokumente gewissenhaft zu schützen. Darüber hinaus kommt es in Sachen Sicherheit auch auf die Branche an. Mehdi Aroui, Geschäftsführer des Hamburger Systemhauses Netzleiter, sagt aus seiner Erfahrung rundheraus: „In Branchen wie der Medizin oder auf dem Gebiet der Jurisdiktion sollte man keine Kompromisse eingehen.“ Enterprise-Social-Network-Anbieter wie Bitrix24 haben daher für ihre Cloud einen Serverstandort in der Europäischen Union.
Reicht für Social-Collaboration-Software eine Cloud-Lösung mit EU-Standort und der üblichen Sicherung durch das Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) mit SSL-Verschlüsselung für hochsensible Daten aus?
Private Cloud
Höheren Sicherheitsanforderungen wird eine Private Cloud gerecht. Gerade dieses Modell steht bei den Deutschen hoch im Kurs und konnte 2011–2012 einen kräftigen Anstieg von Nutzern mit positiven Erfahrungen von 58 auf 83 % verzeichnen, wie der BITKOM im Cloud-Monitor 2013 konstatierte. Bei der Private Cloud von Bitrix24 kommen u.a. folgende Sicherheitseigenschaften hinzu: Neben der separaten virtuellen Maschine werden VPN-Tunnel genutzt, die eine Anbindung an das lokale Netzwerk des Kunden herstellen. Hinzu kommt der Standort des Rechenzentrums in Deutschland – mit den dazugehörigen Datenschutzrichtlinien. Bei Bitrix wird die Private Cloud daher „German Cloud“ genannt, die über Bitrix Distribution Exabyters, Systemhäuser und weitere Partner angeboten wird.
Bitrix ist ein 1998 gegründetes, inhabergeführtes, eigenfinanziertes Unternehmen, das einen der vordersten Plätze im Bereich von Content Management-, E-Commerce- und Intranet-Software innehat. Bitrix beschäftigt knapp 150 Mitarbeiter und hat über 70.000 Kunden weltweit, darunter Unternehmen und Organisationen jeder Größe, von Einzelunternehmern und Start-ups bis hin zu Großkonzernen. Unter den Markennamen Bitrix24 vereint Bitrix die Cloud-basierte Social-Intranet-Lösung Bitrix24 und die klassische Self-hosted-Intranet-Software Bitrix Intranet.
Bitrix, Inc., info@bitrix.de, www.bitrix.de
Festinstallation
Manchmal aber genügt selbst das nicht. Es gibt auch Firmen und Einrichtungen, z.B. Forschungszentren oder innovative Unternehmen, die eine strenge Politik nach der Devise „Keine Daten verlassen das Haus!“ verfolgen. Spätestens hier ist eine Self-hosted-Version klar vorzuziehen. Gerade in Deutschland sind die Hidden Champions, mittelständische Unternehmen, die in ihrem Segment oft Marktführer sind, zahlreich und als Motor des deutschen Exporterfolgs von großer wirtschaftlicher Bedeutung. Deren Innovationskraft macht es erforderlich, dass diese Innovationen besonders geschützt werden. Insofern ist der Markt für Self-hosted-Versionen in Deutschland größer als man vermuten möchte. Bei Bitrix24 ist der Umsatzanteil der Festinstallation 2013 sogar gestiegen: von 20 auf 27 % bei Unternehmen mit bis zu 50, von 68 auf 64 % bei Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern.
Natürlich müssen auch bei den hauseigenen Servern ausreichende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Florian Talg, Geschäftsführer und Software-Entwickler des Systemhauses Visoma, betont: „Der klassische Serverkeller, bei dem alle ein- und ausgehen können und der bei der nächsten Flut wohlmöglich überschwemmt wird, ist eher ein Risiko. Ein Rechenzentrum muss durch Zutrittsregelungen und vor Witterungseinflüssen geschützt sein.“
Self-hosted: Erst die Arbeit und dann …
Wer sich für ein Enterprise Social Network in Self-hosted-Version entscheidet, muss einiges an Mühe investieren, bevor er starten kann. Für die Onsite-Installation lässt sich ein virtueller Server, z.B. von VMWare oder HyperV nutzen. Bei Bitrix werden hier speziell auf Bitrix24 konfigurierte Versionen mit entsprechenden Voreinstellungen kostenlos zum Download angeboten.
Als Alternative zu den vorkonfigurierten virtuellen Umgebungen lässt sich der Server auch über Windows oder Linux von Hand problemlos installieren. Für die Self-hosted-Version werden handelsübliche Prozessoren mit mindestens 2 GHz Taktfrequenz und 12 MByte RAM Arbeitsspeicher benötigt. Mit diesen Rechnern erzielt man bei einer Mitarbeiterzahl von 20 bis 30 Leuten bereits eine sehr gute, mit einer Cloud-Lösung vergleichbare Performance. Der Aufwand ist zwar geringer als bei anderen Installationsprozessen, aber im Vergleich um ein Vielfaches höher als bei der Cloud-Version. Mehdi Aroui empfiehlt daher, mindestens einen halben, besser aber einen ganzen Tag in die Schulung der Administratoren zu investieren.
Im Zuge der Installation müssen einige Feineinstellungen bei der IT-Infrastruktur vorgenommen worden werden, z.B. in Bezug auf die Firewalls. Weiteren individuellen Anpassungswünschen der Kunden kommt es entgegen, wenn, wie bei Bitrix24, der Code der Festinstallation quelloffen ist und man die Veränderungen per API vornehmen kann. Jedes System mit einer SQL–Datenbank und andere gängige Systeme lassen sich anschließen. Feinjustierungen können auch bei der Einbindung von Systemen zur Warenwirtschaft und fürs Enterprise Resource Planning (ERP) oder für CPI-Tools (Common Programming Interfaces) vorgenommen werden.
Für diese Anpassungen ist es wichtig, dass die gebräuchlichen Schnittstellen vorhanden sind. MS-Exchange-, Active-Directory– und SharePoint-Schnittstellen sollten Standard sein. Gerade bei SharePoint ist es wichtig, dass man Dokumente direkt und synchronisiert im Enterprise Social Network ablegen kann. Eine Active-Directory-Schnittstelle ist insofern eine Erleichterung, als man damit die bestehenden Benutzer aus dem MS-Network direkt in Bitrix einpflegen kann; eine separate Synchronisierung ist nicht nötig. Ebenso sollte eine SOAP-Schnittstelle vorhanden sein, die zu den meisten Systemen kompatibel ist.
Und natürlich sollte die Standalone-Version auch bei den eigentlichen Kernfunktionen der Social Collaboration Software Anpassungen ermöglichen, z.B. damit die Anwendung sich in die Corporate Identity fügt und die typischen Begrifflichkeiten des Unternehmens verwendet.
Was ihr wollt (und euch leisten könnt)
Egal, ob es sich um eine Cloud, eine Private Cloud oder um eine Festinstallation handelt – mit der technischen Einführung ist es nicht getan. Damit das Unternehmen die Enterprise Social Software erfolgreich nutzen kann, müssen auch die Mitarbeiter behutsam an die neuen Dienste herangeführt werden. Start-ups und kleine, junge Unternehmen, die zum größten Teil aus Digital Natives bestehen, tun sich in der Regel sehr viel leichter mit der Arbeit im Social Intranet. Sie kommunizieren einfach auf beruflicher Ebene so weiter, wie sie es im privaten Umgang mit Social Media gewohnt sind.
Bei mittelständischen Unternehmen mit größeren Alters- und Erfahrungsunterschieden und einer traditionsbewussten Unternehmenskultur bedarf es intensiverer Change-Management-Maßnahmen. Nicht nur die IT, alle Teams sollten, gesteuert von der HR-Abteilung, in den Veränderungsprozess mit einbezogen werden. Change-Agenten sollten innerhalb des Unternehmens kommunizieren, dass die neue Firmenkultur auf Zusammenarbeit statt auf Konkurrenz sowie auf dem Teilen von Wissen statt auf Herrschaftswissen beruht. Ängste, z.B. vor Personalabbau, müssen im Keim erstickt werden.
Bereits vor der technischen Implementierung ist daher eine längere Vorlaufzeit für die intensive Planung nötig, in welche die Belegschaft bereits miteinbezogen wird. Insgesamt kann dieser Prozess mehrere Monate, unter Umständen gar Jahre dauern.
Trotz intensiven Change Managements kann es vorkommen, dass das Enterprise Social Network von den Mitarbeitern nicht angenommen wird. Gerade in den Fällen, in denen die Akzeptanz nicht sicher ist, hat es sich als sinnvoll erwiesen, mit einer Cloud-Lösung zu starten. Mit „Social Collaboration auf Probe“ gehen die Unternehmen kaum ein Risiko ein. Hat sich das Enterprise Social Network etabliert, lässt sich die Public Cloud aufstocken und letztendlich in eine Self-hosted-Lösung migrieren.
Fazit: Sicher starten oder sicher umziehen
Schließlich ist nicht zu vergessen, dass hinsichtlich der Funktionen nicht nur die Kommunikation wichtig ist, sondern dass auch die übrigen Arbeitsprozesse von Bedeutung sind. Tatsächlich nutzen bei Bitrix24 gerade die deutschen Unternehmen die Arbeitstools mehr als die Kommunikationsangebote selbst, sprich: Projekt-, Aufgaben- und Kundenmanagement sowie Human-Relations-Funktionen.
Speziell in Branchen wie Forschung, Medizin und Jurisdiktion sowie bei innovativen Hidden Champions empfiehlt sich aufgrund der wesentlich sensibleren Daten eine Self-hosted-Version als die sicherste Lösung. Im Fall von Bitrix24 bietet diese Variante auch die größte Funktionsvielfalt, z.B. weitere Tools wie Business-Prozessmanagement, Webformulare, E-Learning oder CMS. Bei begrenzter Liquidität oder falls jedoch noch nicht klar ist, inwieweit die Belegschaft das Enterprise Social Network annimmt, ist zunächst ein Start mit der Cloud-Version zu empfehlen, die man später nach Wunsch in die Self-hosted-Version umziehen kann.
