Rote Karte für das Unterlagenchaos
Von Carolin Steigenberger für etikettenversand.de
„Ordnung ist das halbe Leben“, heißt es. Aber eben nur das halbe. In der anderen Hälfte verbringen wir viel Zeit mit Suchen. Wer Papier auf seinem Schreibtisch stapelt, seine Unterlagen immer erst aufstöbern muss und mit der Ablage nicht zurechtkommt, sollte vielleicht sein Ordnungsprinzip überdenken. Einfach und eindeutig sind z.B. farbige Markierungen.
Farbige Markierungspunkte sind ein einfacher Weg zu mehr Ordnung. Sie sind äußerst unkompliziert in der Anwendung und dennoch wirkungsvoll. Die verschiedenen Farben ziehen die Aufmerksamkeit auf sich und eignen sich hervorragend für diverse Einsätze im Büroalltag. Langes Suchen entfällt; noch dazu sind die Zuordnungen verschiedenster Dinge nicht nur für einen selbst, sondern auch für Kollegen nachvollziehbar. Die Wirkung der verschiedenen Farben sollte man jedoch nicht unterschätzen.
Farbwirkung gekonnt einsetzen
Farben wirken aufgrund menschlicher Ureindrücke, kultureller Bedeutungen und aufgrund des Symbolcharakters. Daher haben sie ganz unterschiedliche Einflüsse auf unsere Psyche.
Durch Farben können wir uns schneller und besser orientieren. Bekanntestes Beispiel hierfür ist wohl das „Ampelprinzip“: Rot, Gelb, Grün. Wir ordnen Farben bestimmten Begriffen oder Verhaltensweisen und damit bestimmten Bedeutungen zu – sie enthalten für uns wichtige Informationen. So wirkt Grün z.B. normalerweise positiv und gibt Sicherheit. Aber in anderen Situationen kann Grün auch negativ behaftet sein und wird z.B. mit Unreife assoziiert („der Grünschnabel!“). Dasselbe gilt für Rot: Zum einen wird die Farbe mit Liebe in Verbindung gebracht, zum anderen kann sie auch für Wut oder Zorn stehen. Das Empfinden einer Farbe ist individuell verschieden.
Es lohnt sich also durchaus, sich die Effekte der Farben bewusst zu machen, bevor man Dinge markiert. Hier einige Beispielfarben und ihre (Standard-)Wirkung:
| Farbe | Wirkung |
| Rot | aktivierend, auffordernd |
| Blau | beruhigend, verlangsamend |
| Gelb | anregend, aufputschend (aber nicht im Sinne von Rot) |
| Grün | heilend, beruhigend |
| Grau/Schwarz | Deprimierend (negative Wirkung) |
| Orange | aufbauend, leistungssteigernd, weckt die Arbeitsfreude |
| Violett | ausgleichend, regenerierend |
Ein Blick, ein Handgriff
Um das Aktenchaos in den Griff zu bekommen, ist eindeutige Kennzeichnung eine Grundvoraussetzung. Eine Ablage zu optimieren heißt: wissen, wo etwas abgelegt werden soll. Natürlich heißt bunt nicht gleich knallbunt! Einige Farbtupfer reichen für die Orientierung. Bei mehr als drei Farben pro System wird es sonst schnell wieder unübersichtlich. In der Praxis eignen sich dazu farbige Markierungen mit Klebeetiketten am besten. Der Vorteil hierbei ist, dass man immer wieder neu beschriften kann. Entscheidet man sich für ein anderes Farbsystem, kann man problemlos neu auszeichnen.
Aufbauend auf der Wirkung einzelner Grundfarben kann ein Büro bei der Aktenablage z.B. in den folgenden drei Bereichen von mehr Farbe profitieren:
- farbige Ordner
- farbige Ablagefächer
- farblich markierte Einzeldokumente und Unterlagen
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Ordnerstruktur
Bei der Farbwahl der Ordner steht am Anfang die Überlegung, welche Arten von Dokumenten überhaupt abgelegt werden. Ein Beispiel:
- Blau: Projekte
- Violett: Buchhaltung
- Orange: Materialbeschaffung
Da es pro Themengebiet häufig mehr als ein oder zwei Ordner werden, eignen sich die farbigen Klebepunkte, um die Zugehörigkeit zu verdeutlichen. Dafür muss man auch nicht extra neue farbige Ordner besorgen, sondern kann die bereits bestehenden nutzen. Der Einsatz bunter Ordner ist natürlich ebenfalls eine Möglichkeit. In jedem Fall ermöglichen bereits Ordnerrücken mit einem farbigen Markierungspunkt einen schnellen Zugriff. Dazu ein praktischer Tipp: Wenn Sie die Ordner farbig markieren, achten Sie darauf, die Markierung immer oben an den Ordnern anzubringen! Das spart Zeit, denn unsere Augen lesen von oben nach unten. Ratsam ist es auch, für die am häufigsten vertretene Themengruppe auf eine Markierung ganz zu verzichten. Sofern alle anderen Ordner markiert sind, entsteht durch die Nichtmarkierung eine eigene Gruppe, die sich in Ihr Farbsystem einreiht.
Für Zweifelsfälle und selten genutzte Bereiche ist es außerdem empfehlenswert, eine Farblegende anzulegen. An der Innenseite des Aktenschranks ist sie gut platziert. Ein schneller Zugriff auf alle wichtigen Dokumente ist so jedenfalls garantiert.
Ablagefächer und Hängemappen
Farbmarkierungen eignen sich auch im Dokumenteneingang. Hier kann man z.B. nach dem erwähnten Ampelprinzip vorgehen, um Akten bestimmten Kategorien zuzuordnen. Ein bewährtes Farbsystem für Unterlagen ist die Sortierung nach Bearbeitungsstand, z.B. so:
- Rot: neue, unbearbeitete Dokumente. Rot hat eine Signalwirkung und erregt Aufmerksamkeit. („Hier muss ich dringend noch etwas erledigen.“)
- Gelb: laufende Vorgänge („Bei diesem Dokument bin ich mit der Bearbeitung stehen geblieben.“)
- Grün: fertig bearbeitete Unterlagen. Die Dokumente dieser Ablage geben „grünes Licht“, man kann sie dann abheften.
Abb. 1: Leicht fassliches Ablagesystem nach dem Ampelprinzip (Bild: Labelident)
Mit fortschreitendem Bearbeitungsstand wandern die Dokumente in einer solchen Ampelablage (Abb. 1) nach unten. Zusätzlich kann eine Beschriftung helfen, sodass auch Kollegen das Farbsystem verstehen können. Auch neue Kollegen oder Urlaubsvertretungen werden dieses System problemlos nachvollziehen. Wichtig bleibt jedoch, dass man ein System aussucht, das in erster Linie für einen selbst schlüssig ist.
Eine andere Möglichkeit der Farbcodierung besteht darin, die Unterlagen nach Geschäfts- oder Themenbereichen zu sortieren und diese farblich mit den entsprechenden Ordnern zu koppeln. Für solche Zuordnungen eignen sich auch bunt markierte Hängemappen. Wenn diese zu umfangreich werden, überführt man das Material in die entsprechenden Projektordner.
Abb. 2: Die Farbpunkte auf den Unterlagen korrespondieren mit dem Ablage- und Ordnersystem. (Bild: Labelident)
Papierübersicht
Wer ohne Ablagefächer arbeitet, kann das beschriebene Farbsystem mit Markierungspunkten auch direkt auf die einzelnen Unterlagen übertragen (Abb. 2), nach Bearbeitungsstand oder nach Themengebieten. Eine andere Möglichkeit ist die Vergabe von Prioritäten mithilfe von Farben. Auch hier bietet sich der Einsatz einer Farblegende an. Sie könnte z.B. so aussehen:
- Rot: Priorität A (dringende, wichtige Vorgänge, die an Termine oder Deadlines gebunden sind)
- Orange: Priorität B (wichtige Vorgänge, aber nicht dringend)
- Gelb: Priorität C (wichtig, aber im Vergleich zu A und B nicht von hoher Dringlichkeit; kann man delegieren)
- Blau: Priorität D (geringste Dringlichkeit; teilweise können Aufgaben gestrichen werden, z.B. muss oft nicht das komplette Dokument gelesen werden)
So werden Priorität-A-Aufgaben auf einen Blick erkannt. Mithilfe der Markierungen ist es außerdem möglich zu analysieren, welche Aufgabentypen am ehesten liegen bleiben und den Arbeitstag dominieren. Wer vorrangig rot markierte Unterlagen auf dem Schreibtisch hat, sollte seine Arbeitsweise überdenken und diese dringenden Unterlagen abarbeiten. Dokumente mit blauer Markierung (Aufgaben mit geringster Dringlichkeit) gehören dagegen erst einmal in die Ablage. Sie werden zum sogenannten „Komposthaufen“ – hier landen alle Unterlagen, die keine tagesaktuellen Informationen für die Arbeit enthalten. Diesen Haufen bearbeitet man nur dann, wenn Zeit übrig ist.
Fazit: Grünes Licht für Effizienz
Wenn es um Büroorganisation geht, kann man mit farbigen Markierungen viel Grundordnung schaffen. Die Beispiele zeigen lediglich einen möglichen, wenn auch bewährten Ansatz, das Chaos der Pendenzen in den Griff zu bekommen. Bedenken sollte man dabei stets auch die Farbwirkung, besonders, wenn auch andere Kollegen mit dem System arbeiten müssen. Wenn das Farbsystem mehr als drei Farben umfasst, lohnt sich unter Umständen eine zusätzliche Beschriftung.
Mit der Organisation von Ordnern, Ablagen und Unterlagen sind Farbcodes übrigens keineswegs am Ende. In anderen Bürobereichen kann der Einsatz von Farbe ebenso eine Hilfe sein: bei Urlaubs- und Zeitplänen, Terminvergaben, Teammeetings und Brainstorming oder bei der Inventur. Überall, wo es zu gruppieren gilt, kann die Organisation davon profitieren, dass wir Menschen darauf gepolt sind, Farben intuitiv und auf einen Blick zuzuordnen.
