Kleine Unternehmen und die Chancen der Digitalisierung
Von Niclas Hartmann, Haufe-Lexware
Die Digitalisierung hat in Deutschland an Schwung gewonnen – nicht zuletzt bedingt durch die mittlerweile verpflichtend geltenden GoBD. Nach neuesten Umfragen des Bitkom wird kräftig investiert und zügig digitalisiert. Allerdings geht beim Digitalisierungsgrad die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen immer weiter auf – zu Ungunsten der kleinen. Das ist in einem wirtschaftlich so stark vom Mittelstand geprägten Land wie Deutschland gefährlich. Dass auch kleine und mittlere Unternehmen die Mammutaufgabe Digitalisierung erfolgreich meistern können, dafür sorgen bedarfsgenaue Software-Lösungen für KMU.
Seit Jahren das Buzzword Nummer 1 und auch bei kleinen Firmen in Deutschland kein Fremdwort mehr: Digitalisierung. Der überwiegende Teil der kleinen und mittleren Unternehmen weiß in Befragungen durchaus die Vorteile eines digitalisierten Unternehmens aufzuzählen, zögert aber bei der Umsetzung im eigenen Haus: Zeit- und Geldmangel, fehlender Durchblick bei den meist sehr komplexen Themen und Sicherheitsbedenken sind die Hauptursachen. Die KMU-Mühlen mahlen in Sachen Digitalisierung also langsam – zu langsam. Laut Bitkom haben 33 % der Unternehmen deshalb aktuell „großen Nachholbedarf“ bei der Digitalisierung, die Mehrheit davon bilden mittlere, kleine und Kleinstunternehmen. Diese KMU sind immerhin Arbeitgeber für über 60 % der 26 Millionen Erwerbstätigen in Deutschland , weshalb sie am technologischen Fortschritt aktiv teilhaben und damit ihre eigene Zukunftsfähigkeit sichern müssen.
GoBD als Treiber der Digitalisierung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln heute die Archivierung von handels- und steuerrechtlich relevanten Unternehmensdaten in elektronischer Form. Die GoBD sind verbindliche Vorgaben der Finanzverwaltung für die IT-unterstützte Buchführung in Firmen, die seit Anfang 2017 vollumfänglich zur Anwendung kommen. „Archivierung in elektronischer Form“ bedeutet dabei grundsätzlich die systematische, unveränderbare und andauernde Speicherung von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Dabei kann es sich um digitalisierte, ehemals papiergebundene Dokumente handeln oder auch um schon ursprünglich in digitaler Form vorliegende Daten. Ein wichtiger Bestandteil der Anforderungen der GoBD bei der Archivierung betrifft die Revisionssicherheit; notwendige Bedingungen dafür sind wiederum die „Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit“ sowie „der Schutz vor Veränderung und Verlust“.
Viele KMU sind laut Destatis zwar der Meinung, korrekt zu archivieren, tun es aber tatsächlich nicht: Speichermedien wie externe Festplatten und USB-Sticks sowie die Ablage in Papierform werden am häufigsten als Archivierungsformen der ersten Wahl genannt, sie erfüllen aber nicht den notwendigen Schutz vor Veränderung. Papierunterlagen werden meist ausschließlich in Papierform aufbewahrt, elektronische Dokumente elektronisch oder als Ausdruck. Versendete Unterlagen bewahren KMU gern doppelt auf. Das bedeutet in der Konsequenz: Viele kleine Unternehmen führen auch heute noch unnötige Arbeitsschritte durch, arbeiten trotz allem nicht GoBD-konform und erleiden tatsächlich Zeit- und Effizienzverluste.
E-Book zum Download
Haufe-Lexware hat alles, was Kleinunternehmer und Selbstständige über ihre GoBD-Pflichten wissen müssen, mit Checklisten und praktischen Beispielen in einem 35 Seiten starke Ratgeber zusammengefasst: „GoBD für Kleinunternehmer: So wenden Sie die neuen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sicher an“. Das E-Book im PDF-Format gibt es kostenfrei und ohne Anmeldung als PDF zum Herunterladen.
Bei einem Großteil der „Kleinen“ erfolgt die Umsetzung der zwingend vorgeschriebenen GoBD-Richtlinien bislang entweder gar nicht oder ungenügend. Hauptgrund dafür ist Unkenntnis: Einer Studie von Mittelstand 4.0 zufolge, weiß nur ein Drittel der KMU über die rechtlichen Grundlagen zur digitalen Buchführung Bescheid – und das, obwohl die GoBD über einen langen Zeitraum hinweg ein Dauerbrenner in den Medien waren. Der Aufklärungsbedarf ist in diesem Segment also groß und der Handlungsbedarf akut. Denn die Einhaltung der GoBD-Richtlinien setzen die Betriebsprüfer der Finanzämter in Zukunft voraus. Wer sich jetzt noch immer nicht daran hält, muss zukünftig mit Strafen rechnen, die je nach Schweregrad des Verstoßes geahndet werden: von Bußgeldern bis zu 25.000 Euro bis hin zu einer Steuerschätzung.
Software als Türöffner der Digitalisierung
Software-Anbieter haben die spezielle Herausforderung, die die Digitalisierung für KMU darstellt, erkannt und passende Lösungen entwickelt. So nutzt die Mehrheit der größeren Unternehmen in Deutschland (57 % laut Bitkom) mittlerweile ECM-Software (Enterprise Content Management), um Informationen besser zu verteilen, Dokumente wiederzufinden bzw. gemeinsam zu bearbeiten, und bewertet ihre Investitionen in diese Lösungen insgesamt als „lohnend“. Für kleinere Unternehmen allerdings ist ECM-Software häufig zu umfangreich und zu teuer. In diese Lücke im KMU-Markt stoßen neue Software-Lösungen und Teillösungen wie etwa zum Thema Archivierung. Beispielsweise bietet der Marktführer Lexware mit Lexware archivierung eine einfache und preiswerte Cloud-Lösung im Abonnementbezug, die es jeder noch so kleinen Firma ermöglicht, ohne viel Aufwand Dokumente gesetzeskonform zu archivieren. Mit einer derartigen Anwendung gelingt dann gleich zweierlei: die Einhaltung der GoBD-Richtlinien und die Steigerung des Digitalisierungsgrades der Firma.
Parallel zu dieser Entwicklung geht der Trend in Unternehmen jeder Größe eindeutig zur Cloud. Cloud-Lösungen punkten damit, dass die Firmendaten vor Verlust durch Feuer oder Wasserschäden ebenso geschützt sind wie vor Hackerangriffen, die einen lokalen Speicher im Unternehmen knacken können. Anbieter, die mit Cloud-Servern in Deutschland arbeiten, gelten als besonders sicher, auch bezüglich der Bedrohung durch Cyberkriminalität. Der Cloud-Monitor 2018 von KPMG kommt zu dem Ergebnis, dass mittlerweile 66 % aller Unternehmen auf die Cloud setzten; nur noch für 13 % ist das weiterhin keine denkbare Option – der niedrigste Wert seit dem Start der Erhebungen im Jahr 2011. Die Bereitschaft zur Cloud wächst demnach spürbar und wird in den kommenden Jahren noch zunehmen.
Niclas Hartmann ist Product Owner Business Development, Small Medium Enterprises (SME), bei Lexware, einer Marke der Haufe Group. Der Diplom-Informatiker kommt selbst aus der Software-Entwicklung und ist seit Juni 2016 zuständig für neue Lexware-Produkte, unter anderem für Lexware archivierung. Am 28. Februar 2019 stellt er die Lösung in einer kostenlosen Online-Produktschulung ausführlich vor.
Haufe Group, Munzinger Str. 9, 79111 Freiburg, Tel.: 0800-5398011, feedback@archivierung.lexware.de, www.lexware.de
Neue Chancen, sichere IT-Prozesse
Der deutsche Mittelstand mit seinem traditionell sehr hohen Anteil an kleinen und sehr kleinen Unternehmen hat die Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung mittlerweile weitestgehend erkannt. Besonders bei KMU hapert es aber noch an der Umsetzung. Hier greifen neue Software-Lösungen, die speziell für den KMU-Markt entwickelt wurden sowie kostengünstig und einfach in der Umsetzung sind. Die Umstellung von analogem zu digitalem Büro bedeutet dabei für die Firmen nicht nur neue IT-Prozesse, sondern bringt eine Veränderung des gesamten Business-Ansatzes mit sich. Das birgt große Chancen, erfordert aber ein kompetentes Management. Richtig umgesetzt, überwiegen klar die positiven Begleiterscheinungen der Digitalisierung, die auch immer eine notwendige Investition in die eigene Überlebensfähigkeit ist.
