Konkurrenzfähig dank neuer IT
Von Elena Wagner, Palmer Hargreaves
Der PC fährt nicht hoch, das Smartphone findet kein Netz, E-Mails kommen nicht durch – solche Hilferufe bekam der IT-Helpdesk von Macma früher täglich. „75 % unserer Zeit verbrachten wir damit, zu reparieren und Störungen zu beheben“, sagt Damian Bochenek, IT-Leiter von Macma. „Manche PCs waren schon so alt, dass wir aus zwei Geräten eins zusammengestellt haben, damit die Kollegen weiterarbeiten konnten.“ Die Probleme häuften sich: Netzwerkstörungen verlangsamten interne Prozesse, und verschiedene Microsoft-Office-Versionen erschwerten den Austausch von Dokumenten.
IT-Infrastruktur unter der Lupe
Dabei ist effizientes Arbeiten für Macma derzeit besonders wichtig. Der Werbeartikelhändler verkauft Produkte vom gravierten Kugelschreiber bis zur individualisierten Taschenlampe an Kunden in 80 Ländern der Welt und spürt zunehmenden Wettbewerbsdruck. „Die Konkurrenz schläft nicht, und zudem schwinden die Werbebudgets der Unternehmen. Wir wollten interne Abläufe schneller gestalten und effizienter arbeiten“, sagt Bochenek. „Aus diesem Grund haben wir zunächst unsere IT-Infrastruktur in einer ausführlichen Bestandsaufnahme unter die Lupe genommen.“ Dabei fielen noch weitere Schwachstellen auf: Die Office-Produkte waren teilweise nicht korrekt lizenziert, die Serverstruktur war veraltet, die Firewalls und Storage-Lösungen konnten mit Veränderungen nicht mehr Schritt halten, und das E-Mail-Archiv entsprach nicht mehr den gesetzlichen Vorschriften.
Statt jedes Problem einzeln anzugehen, beschloss Macma, die IT-Infrastruktur von Grund auf zu erneuern, um zukünftig schneller auf Änderungen im Markt reagieren zu können. Eine wichtige Anforderung dabei: nicht für jeden Teilbereich mit verschiedenen Anbietern verhandeln zu müssen, sondern einen Ansprechpartner für die gesamte Lösung zu haben. Die Wahl fiel auf die Deutsche Telekom. „Der Konzern hat einfach Kompetenzen in vielen verschiedenen Fachbereichen, für ein kleines Systemhaus wäre ein Projekt in dieser Größenordnung kaum zu stemmen gewesen“, sagt IT-Leiter Bochenek.
Macma ist einer der größten Werbeartikelimporteure in Europa. Neben dem Sitz in Nürnberg hat das 1991 gegründete Unternehmen Niederlassungen in China, Hongkong, Italien, Kanada, den Niederlanden, Polen, Schweden, Spanien, Südafrika und Ungarn. Macma liefert in über 80 Länder in aller Welt. (Bild: Macma)
Aktuelle Software aus der Cloud
Erster Schritt der Modernisierung: Mit Office 365 aus der Private TelekomCloud vermeidet Macma künftig Fehllizenzierungen. Darüber hinaus arbeiten alle Mitarbeiter immer mit der aktuellsten Softwareversion, können gemeinsam Dokumente bearbeiten und greifen bei Bedarf auch mobil auf die Geschäftsdaten zu. Das verbessert die Zusammenarbeit und vermeidet langwierige Abstimmungsprozesse per E-Mail. Weitere Vorteile der Cloud-Anwendungen: Macma kann jederzeit spontan und einfach Lizenzen hinzu- oder abbestellen und bezahlt für jede Office-365-Lizenz einen monatlichen Mietpreis – und somit nur das, was das Unternehmen wirklich braucht.
Damit die IT-Abteilung nicht mehr ständig einzelne Programme auf alten PCs aktualisieren muss, ersetzt die Telekom die Computer durch Terminal Server und Thin Clients. „Das erspart uns viel Arbeit“, sagt Bochenek. „Steht etwa ein Update an, können wir es zentral aufspielen und es wird für alle Nutzer ausgerollt.“
Nach dieser Umstellung nahm Macma gemeinsam mit der Telekom eine weitere IT-Baustelle in Angriff: den Exchange-Server. Weil das Unternehmen den E-Mail-Server nicht mehr selbst betreiben möchte, verlagerte Macma ihn kurzerhand ebenfalls in die Private TelekomCloud ins Rechenzentrum. Das vereinfacht die aufwendige Administration der Postfächer, und der Rechenzentrumsanbieter übernimmt darüber hinaus die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung.
Flexible Hybrid-Cloud-Lösung
Die Telekom-Experten virtualisierten außerdem die On-premises-Server von Macma, installierten eine neue Storage-Lösung, modernisierten die Firewalls und rüsteten das Backup auf. Damit der Werbemittelhändler reibungslos mit den neuen Lösungen arbeiten kann, passten die Techniker noch die Telefonanlage und die Anbindungen an die neue IT-Infrastruktur an.
Nach 18 arbeitsreichen Monaten war das umfangreiche Projekt abgeschlossen. Viele der Erneuerungen fanden sogar bei laufendem Betrieb statt. Macma ist mit dem Ergebnis sehr zufrieden: „Die Zeit, die wir als IT-Abteilung mit dem User-Helpdesk verbracht haben, konnten wir von 75 % auf 25 % reduzieren“, sagt IT-Leiter Bochenek. Die IT-Infrastruktur als Hybrid-Cloud-Lösung passt perfekt auf die Bedürfnisse des Werbeartikelhändlers. Auf neue Anforderungen kann das Unternehmen schnell reagieren und die freien Kapazitäten für andere Dinge nutzen: „Wir haben jetzt endlich Zeit, uns wichtigen Themen wie dem Datenschutz oder der weiteren Digitalisierung zu widmen“, sagt Bochenek.
