Die besten Social Media sind die Menschen
Von Jörg Stulga, Bileico GmbH
Wenn Menschen zusammenarbeiten, um bestimmte Ziele zu erreichen, muss die Kommunikation funktionieren. Das betrifft die Umsetzung von Ideen im privaten und Amateurbereich genauso wie in Unternehmen. Doch gerade an diesem neuralgischen Punkt tun sich Problemfelder auf, die den reibungslosen Ablauf der Geschäftstätigkeit vieler Firmen empfindlich stören.
Formen der internen Unternehmenskommunikation
Als interne Kommunikation bezeichnet man jede verbale und nonverbale Interaktion zwischen den Mitgliedern einer Institution, insofern sie das Ziel hat, organisatorische Abläufe zu verbessern, Informationen auszutauschen, die Bindung der Mitarbeiter an die Institution zu verstärken oder ihre Motivation zu erhöhen.
Daneben wird zusätzlich zwischen formeller und informeller interner Kommunikation unterschieden. Während sich erstere zumeist auf vorgegebene, zumeist arbeitsrechtliche Regeln bezieht, die im konkreten Unternehmen nur begrenzt veränderbar sind, umfasst letztere die gestaltbaren Kommunikationsanteile. Diese können wiederum rein organisatorischer, aber auch psychologischer Natur sein.
Jörg Stulga ist Geschäftsführer der Bileico GmbH, die mit der Plattform www.bileico.com eine online und (zur Zeit noch) kostenlos verfügbare Social Software für Projektarbeit in Unternehmen und Vereinen zur Verfügung stellt.
Bileico GmbH, Königstr. 58, 48527 Nordhorn, Tel.: 02553-9004599, kontakt@bileico.com, www.bileico.com
Traditionelle und moderne Gestaltungsmöglichkeiten
Klassische Instrumente der internen Kommunikation, wie z.B. Schwarze Bretter, Rundschreiben, Mitarbeiterzeitschriften oder Bulletin Boards entstammen einer Tradition der Top-down-Kommunikation, in der die Mitarbeiter in der Regel von den Führungsebenen über die umzusetzenden Ziele und Strategien informiert wurden.
Seit dem Beginn des digitalen Zeitalters ergänzen diese traditionellen Modelle elektronische Medien, die eine praktische Interaktivität seitens der Mitarbeiter erlauben und damit den Ansatz einer dezentralen Kommunikation eröffnen, bei dem der Führungskraft eher die Rolle des Moderators zwischen den Fachkräften zukommt.
Das Ziel von Enterprise 2.0 ist die Verbesserung der Arbeit im Unternehmen einerseits durch die fachliche Teilnahme der Mitarbeiter an der Strategie des Hauses und andererseits durch die praktische Optimierung des Workflows. Eingesetzt wird dabei eine breite Palette an Online-Medien vom Intranet über E-Mail-Anwendungen, Foren und Mitarbeiterportale, Wikis, Blogs, Newsletter, Chats, Videokonferenzen bis hin zu Social Software.
Achtung, Achtung! Hier spricht der Chef
Doch auch die neuen Medien werden oft nur zum Top-down-Transport von Mitteilungen der Unternehmensführung benutzt. Noch in jüngeren Studien erscheint die interne Kommunikation als Einbahnstraße, die lediglich als strategisches Instrument der Unternehmensführung angesehen wird.
So konstatiert die Studie „Leistungsfähigkeit interner Unternehmens-kommunikation“ des Fachbereichs Kommunikationswissenschaft und Journalistik der Universität Hohenheim aus dem Jahre 2008 zwar befriedigt eine Professionalisierung des Bereichs. Das zeige sich etwa darin, dass eine Erfolgsmessung interner Komunikation in zwei Dritteln der befragten Unternehmen mittlerweile Standard sei und durchschnittlich vier Fachkräfte für entsprechende Abteilungen eingestellt werden. Gleichzeitig stellen die Autoren jedoch fest, dass die Mehrheit dieser Spezialisten es als ihre vornehmliche Aufgabe sehe, Botschaften der Unternehmensleitung in Richtung Mitarbeiterpool zu transportieren.
Niemand will es lesen, keiner fühlt sich informiert
Die Studie „Interne Kommunikation im Wandel“ der Beraterfirma System+Kommunikation aus demselben Jahr macht deutlich, dass das Problem ineffekiver interner Kommunikation in den Führungsriegen der Unternehmen zwar erkannt, eine Veränderung der eigenen Rolle im Kommunikationsprozess jedoch offenbar nicht gewollt ist. Stattdessen wird viel Geld in Personal und Technik gesteckt, um letztlich auf allen möglichen Übertragungswegen dasselbe wie zuvor zu sagen.
Das Ergebnis: Die ohnehin reichlich ausgelasteten Mitarbeiter fühlen sich mit Botschaften bombardiert, die nun aus den verschiedensten Kanälen auf sie einprasseln, und verlieren jede Motivation für die rein passive Teilnahme an einer solchen „Hofberichterstattung“. Hermann Sottong, ein Mitautor der Studie, zieht im Wesentlichen zwei Schlussfolgerungen: Zum einen sei eine Reduzierung der Infomationsströme nötig, zum anderen sollten die Medien dezidiert zur fachlichen Information der Mitarbeiter genutzt werden, um das eigentliche Unternehmensziel zu erreichen: die Optimierung der Arbeitsabläufe.
Menschen kommunizieren – nicht die Technik
Die Haufe-Studie „HR als Wissensmanager: Strategien für den Unternehmenserfolg“ aus dem Jahr 2015 macht deutlich, dass sich bis in die Gegenwart in vielen Unternehmen wenig in der Sache geändert hat. Viele der Studienteilnehmer beklagen mangelnden Informationsfluss und vermissen eine zweckmäßige Kommunikation in ihrem Unternehmen. Weder würden Kollegen ihr Wissen weitergeben (46 %) noch sei Wissenstransfer ein Bestandteil der Unternehmenskultur (31 %) und auch Tools für den internen Austausch stünden nicht zur Verfügung (32 %).
Als Resultat grassiert in vielen Firmen eine marode Mitarbeitermotivation. Als Hauptmotivationskiller nannten etwa 80 % der Studienteilnehmer fehlendes Wissen und mangelnde Wertschätzung. Spätestens wenn 60 % der Befragten die wenig überraschende Überzeugung äußern, dass bei fehlenden Informationen die Arbeitsleistung ihrer Abteilung sinke, sollte sich auch der letzte Arbeitgeber Sorgen machen.
Fazit: Zusammenarbeit ist vor allem Arbeit
Vorerst scheint die Hoffnung auf eine wirklich anspruchsvolle interne Kommunikationskultur mit oder ohne spezielle Tools in vielen Unternehmen vergebens. Wenn Abteilungen bzw. Projektgruppen ihren Workflow über moderne Kommunikationsformen optimieren möchten, sollten sie das vor allem auf der Arbeitsebene versuchen.
Die Anforderungen an eine entsprechende interne Kommunikation sind weniger technischer als organisatorischer Natur: Wer schreibt in welchem Projektstadium wem eine Mail? Wo werden welche Dokumente welchen Formats unter welcher Bezeichnung abgelegt? Wer muss innerhalb welcher Zeiträume welche Aufgabenlisten abarbeiten? Professionelle Social Software zur Projektarbeit zu finden, auch online für Teams, die nicht im selben Haus arbeiten, ist dann das kleinere Problem.
