Schlank, schnell und zielgenau
Von Rico-Thore Kauert, PRonline.de
Online-Pressearbeit gehört heute zum Standard in den Public Relations. Dabei gelten für den Online-Bereich allerdings einige Besonderheiten.
Zehn praktische Tipps
Wählen Sie den passenden Kommunikationskanal!
Wenn online, dann richtig! Kein Online-Redakteur hat Zeit und Lust, lange Textpassagen von Fax-Pressemitteilungen abzutippen. Auch auf Links klickt es sich auf dem Papier so schlecht. Wenn Sie Ihre Pressemitteilung gezielt einem Online-Medium senden, dann ausschließlich digital und per Mail. Zusammen mit angehängten Bildern, Grafiken und ggf. Zitaten bieten Sie dem Redakteur so ein sinnvolles Paket an Materialien.
Schreiben Sie den Journalisten persönlich an!
Eine namentlich adressierte E-Mail wird sehr viel eher gelesen als ein allgemeines Rundschreiben. Wenn Sie den Journalisten also kennen oder bereits mit ihm gearbeitet haben, dann steigen Sie am besten mit einer persönlichen Note in den E-Mail Text ein, bevor Sie zur eigentlichen Pressemitteilung kommen. Das schafft auf Anhieb eine vertrauliche Kommunikationsbasis.
Wichtig!
Wenn Sie an einen Verteiler senden, dann gehören die anderen Adressaten des Verteilers nicht ins CC-Feld sondern ins BCC-Feld. Niemanden geht an, wer noch in Ihrem Verteiler steht.
Wenn Sie die Namen erst recherchieren müssen, nutzen Sie neben den Daten auf der jeweiligen Webseite des Mediums auch Journalistendatenbanken wie die kostenlose von news aktuell oder aber kostenpflichtige Dienste wie Stamm. Oder Sie lassen sich einen gezielten und präzise zugeschnittenen Presseverteiler von Dienstleistern wie PRonline.de erstellen.
Wählen Sie eine aussagekräftige Betreffzeile!
Die Betreffzeile ist die wichtigste und auffälligste Zeile einer E-Mail. Deshalb: Nutzen Sie diesen wertvollen Platz für Ihre zentrale Botschaft. Ob Innovation, eine neue Studie oder eine relevante Veranstaltung, schreiben Sie etwas in die Betreffzeile, was Lust auf mehr macht!
Fügen Sie Ihre Pressemitteilung direkt als Text ein!
Ihre Mitteilung sollte im einfachen Textformat im Textfeld der E-Mail stehen, da sie so schnell über das Vorschaufenster vom Leser „gescannt“ werden kann. Wenn nämlich in der Mail außer einer Grußformel nichts drinsteht und der Journalist sich erst durch diverse Anhänge kämpfen muss, um die eigentliche Presseinformation zu finden, vergeht ihm schnell die Lust.
Keine Word-Dateien anhängen, denn die kann nicht jeder öffnen und sie bergen das Risiko von Makroviren!
Halten Sie Dateigrößen klein!
Nicht nur, dass es unprofessionell wirkt wenn man Bilder verschickt, die 6 MByte groß sind, manche [[E-Mail-Management|Postfächer in Firmen] lassen große Mails gar nicht erst bis zum Empfänger durch. Daher gilt für alle Dateien wie Bilder oder andere Anhänge: Lieber eine Nummer kleiner und dafür einen Link zum Homepage anbieten, wo ggf. höher aufgelöste Bilder zum Download bereitgestellt werden. Oder anbieten, bei Bedarf größere Bilder nachzuschicken. Eine zeitgemäße Möglichkeit in diesem Bereich bietet der Social Media Newsroom. In ihm können Sie alle Ihre Videos, Bilder und Aktivitäten im sozialen Netz zusammenführen.
Beim Schreiben an Google denken!
Eine im Internet veröffentlichte Pressemitteilung sollte vor allem für Suchmaschinen relevant sein. Dass heißt nicht, dass der Text schlecht geschrieben sein muss. Aber statt ausschließlich auf wohlklingende Formulierungen zu achten, macht es Sinn, die für das eigene Geschäft relevanten Keywords vorher zu durchdenken und diese dann gezielt im Text unterzubringen. So werden Sie am Ende über Google & Co. auch gefunden.
Schwarz auf Weiß
Was Google Maps fürs Business leisten kann, erklärt Oliver Schonschek kompakt und genau im E-Book „Geschäfte mit Google Maps“, das Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki bekommen.
Schreiben Sie mediengerecht!
Grundsätzlich gilt für das Internet: Noch kürzer halten als für Print. Verwenden Sie Zwischenüberschriften und verpacken Sie Kernbotschaften in knappe Absätze; niemand scrollt sich gern durch lange Textwüsten. Verzichten Sie auf Formulierungen wie „Belegexemplar erbeten“ oder „Abdruck honorarfrei“ – das wirkt bei Online-Medien irgendwie seltsam. Online können Sie z.B. schreiben: „Link erbeten.“
Fotorechte sollten in jedem Fall kommuniziert werden. Tipp: Wählen Sie Ihre Pressefotos mit Bedacht aus – selbst wenn der Journalist Ihre Pressemitteilung nicht aufgreift, kann er vielleicht das Bild verwenden. Und auch dann steht Ihr Name darunter.
Grundlagen der PR beachten!
Auch per E-Mail versandt, bleibt eine Pressemitteilung eine Pressemitteilung. Weichen Sie also nicht von den Standards ab:
- Das wichtigste (die W-Fragen) an den Anfang.
- Verwenden Sie keine Fachsprache, außer es handelt sich um ein Fachmedium.
- Eine einfache und verständliche Sprache hat noch keiner Pressemeldung geschadet.
- Guten Schreibstil beibehalten, also immer aktiv, statt passiv formulieren.
Bedienen Sie alle Kanäle!
Online-PR hat den Vorteil, dass Sie viele Möglichkeiten haben, Ihre Inhalte selbst zu publizieren, ob kostenlose Presseportale, Hinweise in Blogs oder Foren („Zu Ihrem Problem passt unsere Lösung“), die Positionierung als Experte auf Portalen wie gutefrage.net oder aber das Einstellen Ihrer Inhalte in Soziale Netzwerke und Nachrichtenportale.
Versenden Sie zur Kontrolle an sich selbst!
Um zu sehen, wann und wie eine Pressemitteilung in den Redaktionen ankommt, schicken Sie die Mail auch an sich selbst, am besten über das BCC-Feld. So sehen Sie, ob alles stimmt: Format, Zeilenumbrüche, eingefügte Fotos etc.
Fazit: Checkliste zum Erfolg
Halten Sie sich an diese zehn Tipps und Sie werden sehen, dass die Zusammenarbeit mit Journalisten sehr gut funktionieren kann!
Nützliche Links
Noch mehr Praxistipps finden Sie im Blog unter PRonline.de.
