Der kaufmännischen Sorgfaltspflicht nachkommen
Von Frank Schneider, selbstständiger Unternehmensberater
Vielen ist nicht bewusst, dass die ordnungsmäßige Buchführung auch zu den Pflichten eines Unternehmers gehört. Ganz gleich, ob sie der Unternehmer selbst mit einer Fachsoftware erledigt oder eine eigene Kraft beschäftigt, er hat trotzdem die Verantwortung für die Buchführung. Indem er eine dritte Person damit beauftragt, entzieht er sich nicht dieser Verantwortung. Die kaufmännische Sorgfaltspflicht nach § 347 HGB besagt: Der Kaufmann ist in jedem Fall dafür verantwortlich, dass die Bücher richtig geführt sind und der Jahresabschluss korrekt ist.
Der Unternehmer muss also die Person, die er mit der Buchhaltung beauftragt, in gewissem Umfang überwachen. Nur in diesem Fall reduziert sich die Haftung des Unternehmers für Fehler. Überwacht er die Person nicht, haftet er für Verstöße so, als hätte er sie selbst gemacht. Der Unternehmer hat jedoch die Möglichkeit, ein Risikomanagementsystem einzurichten. In diesem Fall können auch andere Personen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherstellen.
Eine qualifizierte Buchhaltungskraft einstellen
Die Ehefrau mit der Buchführung zu beauftragen, obwohl diese nicht über die fachliche Qualifikation verfügt, ist keine gute Idee. Es gehört zur Pflicht eines ordentlichen Kaufmanns, dafür zu sorgen, dass die Buchhaltungskraft objektiv und subjektiv für die Buchführung geeignet ist. Das bedeutet, dass die beauftragte Person zum einen qualifiziert sein und zum anderen zum Wohl des Unternehmens handeln soll. Dies hat der Unternehmer regelmäßig zu prüfen.
Des Weiteren muss er sich über die Arbeitsergebnisse der Buchhaltungskraft informieren und sie auf ihre Plausibilität überprüfen. Arbeitet die Buchhaltungskraft mit einem Buchhaltungsprogramm wie z.B. dem Lexware buchhalter, sollte der Unternehmer auch prüfen, ob dieses dem aktuellen Stand der Gesetze entspricht.
Aufbewahrungspflichten beachten
Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung sind Buchführungsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Nachdem der Jahresabschluss erstellt ist, dürfen Unternehmer die Buchführungsunterlangen für das abgeschlossene Geschäftsjahr also keinesfalls einfach in den Aktenvernichter werfen. Denn neben der Bilanz bezieht sich die Aufbewahrungspflicht auf weitere Unterlagen. Hierzu gehören:
- Handelsbücher,
- Inventare,
- Lageberichte,
- alle zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen sowie
- sonstige Organisationsunterlagen.
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Fazit: Teure Fehler sind vermeidbar
Viele Fehler entstehen aus Unwissenheit. Dies ist nur allzu verständlich, da die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für Laien nicht immer leicht zu verstehen sind. Trotzdem ist es die Pflicht des Unternehmers, für eine ordnungsmäßige Buchführung zu sorgen. Die meisten Fehler sind vermeidbar, wenn man sich informiert und im Zweifelsfall fachliche Unterstützung in Anspruch nimmt.
