Darum kümmert sich die Software
Von Dipl.-Geogr. Helen Schrader, SEOPT e.K.
Professionelle Softwarelösungen für sämtliche wichtigen betrieblichen Aufgaben sind längst auch für den Mittelstand und für überschaubare Verwaltungen erschwinglich. Es sind vor allem zwei Faktoren, die sich bei der Entscheidung als hinderlich erweisen: die Kosten und die Kompatibilität. Wer aus Sicherheitsgründen keine Mietmodelle wählen mag (oder darf), kann stattdessen zu Paketlösungen greifen; solche Bundles enthalten dann genau das, was das Unternehmen braucht, nicht mehr und nicht weniger – und nur dafür zahlen Sie auch.
Dass neue Software kompatibel sein sollte, ist für betriebswirtschaftlich ausgerichtete Entscheider oft weniger offenbar. Dabei gilt dieses Argument in zweierlei Hinsicht: Erstens ist es sinnvoll, dass die Lösungen auf der bestehenden Hardware funktionieren, ohne den Betrieb auszubremsen; sonst schlagen zusätzliche Ausgaben für Server bzw. Rechner aufs Budget. Zweitens wäre wichtig, dass Lösungen, die prozesshaft ineinandergreifen und auf funktionierende Datenübergabe angewiesen sind, reibungslos miteinander arbeiten. Am ehesten leisten das Systeme aufeinander abgestimmte aus der Hand eines einzigen Anbieters.
Transparenz und Sicherheit
Bereits die Personalplanung in einem Unternehmen ist eine komplexe Aufgabe. Stress und Überforderung drohen, wenn die bisherigen Instrumente und Verfahrensweisen nicht zu den erwünschten Ergebnissen führen. Entlastung versprechen fähige Softwarelösungen z.B. für die Personalzeiterfassung, die Betriebsdatenerfassung oder die Personaleinsatzplanung.
Die Vorteile einer Personalzeiterfassung liegen auf der Hand: Der Arbeitgeber kann damit zentral überschauen, ob die Arbeitnehmer ihr Arbeitssoll erfüllen oder ob sie darüberliegen. Das sorgt für Transparenz im Unternehmen. Funktionen wie der Gruppenkalender geben den nötigen Überblick über Arbeits-, Fehl- und Urlaubszeiten.
Eine Softwarelösung für die Zutrittssteuerung zu den Räumlichkeiten der eigenen Firma erhöht die Sicherheit. Ein solches Sicherheitssystem arbeitet mit Ausweisen oder Schlüsselanhängern für die Mitarbeiter, Alarmanlagen und einer Türsteuerelektronik. So lassen sich selektiv zeitliche und räumliche Berechtigungen zuweisen. Gute Lösungen sind flexibel auf firmenspezifische Anforderungen zuzuschneiden, leicht erlernbar und anwenderfreundlich.
Die GIS GmbH im Rhein-Sieg-Kreis hat umfassende Softwarelösungen für betriebliche Aufgaben im Portfolio: von der Zutrittskontrolle über die Personaleinsatzplanung und Personalzeiterfassung bis zu Betriebsdatenerfassung und KVP-Management, außerdem ERP-Systeme, Mitarbeiterportale sowie Software für Dokumenten- und Projektmanagement. Der konzeptuelle Grundgedanke besteht in einem modularen Aufbau, der es Kunden ermöglicht, ein für sie passgenaues Softwarepaket zusammenzustellen. Branchenspezifische Lösungen richten sich an Verwaltung und öffentlichen Dienst ebenso wie an die Fertigungsindustrie.
GIS GmbH – Geschäftsführungs-Informations-Systeme, Ampèrestraße 10, 53844 Troisdorf-Bergheim, Tel. 0228-97134-7, Fax 0228-97134-99, info@gisorga.de, www.gisorga.de
Arbeitszeiten und Urlaubszeiten
Mit der richtigen Software für die Personaleinsatzplanung lässt sich der tägliche Dienstplan, der Jahresplan oder die Urlaubsplanung effizient erledigen. Zugleich reduziert sie Fehlbesetzungen oder Personalüberhang. Schichtzeiten, Krankheitsfälle und Urlaubstage lassen sich übersichtlich darstellen – das erleichtert den unternehmerischen Alltag spürbar.
Ein passendes Online-Mitarbeiterportal schafft außerdem die Papierberge ab: Die Mitarbeiter melden sich mit ihrem Account und Passwort an und können dort z.B. ihren Urlaub beantragen oder selbstständig Buchungen korrigieren. Unnötige Rückfragen bei Vorgesetzten bleiben damit auf das Mindestmaß beschränkt und das Personalbüro wird entlastet.
Betriebsdaten, Prozesse und Projekte
Mit einer zuverlässigen Lösung für die Betriebsdatenerfassung lässt sich die unternehmenseigene Produktivität adäquat darstellen und steigern. Ein solches System erfasst exakt sämtliche relevanten Betriebsdaten, Kosten, Stückzahlen und Maschinenzeiten. So können Entscheider schnell aktuelle Informationen zu Projekten oder zu Aufträgen ermitteln.
Die richtige Software ermöglicht nicht zuletzt die Steuerung, Analyse und Abbildung aller Prozesse der Personalwirtschaft, der Vertriebsabwicklung und der Produktionsplanung. Das versetzt die Führungskräfte in die Lage, Prozesse im Unternehmen zu verbessern.
Helen Schrader kommt aus den Bereichen Marktforschung/Marketing und ist nun im Online-Marketing aktiv. Neben der Kampagnensteuerung und der Suchmaschinenoptimierung ist Sie vor allem für das Consulting von Unternehmen und Online-Shops zuständig. SEOPT e.K. ist eine Agentur, die sich auf Suchmaschinenoptimierung und Online-Marketing spezialisiert hat. Zu den Kunden zählen vor allem kleine und mittlere Unternehmen sowie Online-Shops.
Dipl.-Geogr. Helen Schrader, SEOPT e.K., Tel. 02241-2344960, info@seopt.de, www.seopt.de
Konkret kann ein geeigneter EDV-Projektmanager einzelne Vorhaben effizient managen. Alle notwendigen Informationen zur Planung und Durchführung lassen sich so in einer Explorer-Struktur übersichtlich darstellen. Mit dieser Hilfe kann das Unternehmen Ressourcen zielgerichtet zuordnen und Störungen rasch beseitigen.
KVP- und Dokumentenmanagement
Mit einem Softwarepaket im Bereich KVP-Management (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) können Führungskräfte organisatorische Abläufe optimieren und Feedback austauschen. Bestandteile eines solchen Pakets sind Prozessmodellierung, Audit-Management und ein Kennzahlensystem (z.B. als Grundlage einer leistungsorientierten Entlohnung). Mit dem Audit-Management lassen sich Abläufe analysieren und die Mitarbeiter können durch eigene Ideen zu Verbesserungen beitragen.
Ein System zum Dokumentenmanagement ist für die Ablage und Verwaltung von elektronischen Textinhalten zuständig. Gute Systeme gibt es nach Baukastenprinzip, die sich den individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen. So werden teure und unnötige Zusatzfunktionen vermieden. Außerdem sollten die Hardwareanforderungen eines solchen Systems gering sein, damit es problemlos auf der vorhandenen Hardware läuft.
