Mit der Kiste rund um den Globus
Von Diane Schulte, PR-Partner Köln
Sie organisieren Firmenjubiläen in Berlin genauso professionell wie Sales Kick-offs in New York oder Kundenevents in Schanghai – und nehmen ihren Kunden von der Konzeption bis zur Durchführung alles ab, was zu einer gelungenen Veranstaltung gehört. Die Mitarbeiter von Hitchcock Events stimmen sich dabei eng mit Logistikdienstleistern, Caterern und Veranstaltungstechnikern in den jeweiligen Ländern ab. Wer bei der Agentur arbeitet, braucht Organisationsgeschick und muss sich darauf verlassen können, dass er jederzeit und überall auf aktuelle Infos zugreifen kann.
Zudem suchte die Agentur eine Lösung, damit die Projektleiter mit ihren Teams gemeinsam Aufgabenlisten bearbeiten können. Fündig wurde Hitchcock auf dem Business Marketplace der Telekom: Box, eine Anwendung aus der Cloud, erfüllte die Wünsche des Unternehmens.
Mobil, flexibel und transparent
Mit Box stellt die Telekom eine Anwendung bereit, mit der sich Daten zentral und online speichern lassen und die den Austausch von Dokumenten und das gemeinsame Bearbeiten ganz einfach macht. Hitchcock Events buchte die Edition Box Business. Die Anwendung steht direkt über das Internet bereit – eigene Software und Hardware sind nicht notwendig. Einzige Voraussetzung ist ein Internet-fähiges Endgerät.
Hitchcock Events kümmert sich umfassend um erstklassige Kundenevents, Firmenveranstaltungen, Tagungen und Messen, von der maßgeschneiderten Konzeption bis zur erfolgreichen Durchführung. Das Berliner Unternehmen sorgt sogar bei Unwägbarkeiten vor und übernimmt auch die Regie der Kostenpläne, die Koordination aller Bereiche und Gewerke, die Betreuung vor Ort, inklusive Qualitätssicherung und Gästebetreuung, bis hin zum Rechnungsmonitoring.
Hitchcock Events, Antje Grebner-Hitchcock, Kurfürstendamm 21, 10719 Berlin, Tel. 030-12074057, Fax 030-12074057-9, info@hitchcockevents.com, www.hitchcockevents.com
Für jedes Kundenevent legt die Agentur eigene Ordner an. „Darin sammeln wir sämtliche Projektunterlagen“, sagt Geschäftsinhaberin Antje Grebner-Hitchcock. Auf einen Blick sieht jeder Mitarbeiter, ob der Veranstaltungsraum gebucht ist und ob der Caterer bereits zugesagt hat. Gemeinsam kann sich das Team die Dateien online anschauen und bearbeiten. Sobald ein Kollege an einer Datei etwas ändert, erhalten alle am Projekt Beteiligten eine Benachrichtigung per Mail. So sind alle auf dem aktuellen Stand.
Und: Box wächst mit seinen Aufgaben. Neue Mitarbeiter oder externe Partner kann man über die Verwaltungsoberfläche problemlos hinzufügen: Grebner-Hitchcock legt fest, wer was darf – und was nicht. Sie definiert, ob bestimmte Nutzer die Dateien „nur lesen“ oder auch „bearbeiten“ dürfen.
Fazit: Genau dort, wo was los ist
Die Agentur-Chefin schätzt die Transparenz der Lösung mit Blick auf die Kosten: Abrechnungen mit allen Details sind für sie jederzeit verfügbar; gezahlt werden nur die Leistungen, die tatsächlich gebraucht werden, denn Nutzerkonten können problemlos auch wieder abbestellt werden. Die Kosten begleicht Hitchcock Events dann einfach über die Telefonrechnung. Auch um Softwareupdates muss sich die Agentur nicht mehr kümmern, diese Aufgabe übernimmt die Telekom – und hält Hitchcock Events damit den Rücken für große Veranstaltungen rund um den Erdball frei.
