Finanzdatenaustausch muss mit allem rechnen
Von Vincent Hochart, Vice President Sales & Operations Axway
Unternehmen müssen heutzutage schnell auf ihre Daten zugreifen können, um im Fall eines Audits nachzuweisen, dass sie die Vorschriften und Auflagen einhalten, die von ihnen und anderen in ihrer globalen Kette verlangt werden. Mit einem Wort: Unternehmen müssen transparent sein. Aber was heißt das genau? Einfach ausgedrückt ist Transparenz die Fähigkeit, die getroffenen Maßnahmen zu belegen, die angewandten Regeln aufzuzeigen und alle Fragen zu beantworten, die Aktionäre, Regulierungsbehörden und Prüfer möglicherweise zu den Geschäften haben.
In der Finanzdienstleistungsbranche bedeutet Transparenz z.B., dass die Geschäftsführung in der Lage ist, ihre Quartalsabschlüsse zu validieren und die Rechnungslegung in den Abteilungen nachzuweisen – bei gleichzeitiger Gewährleistung der Anonymität der Kunden. Das Unternehmen muss nicht nur die herkömmlichen internen Prüfer zufriedenstellen, sondern auch externe amtliche Prüfer, die zur Durchsetzung zahlreicher Vorschriften bestellt werden (u.a. Basel II und III, FATCA, Dodd-Frank Act und IFRS). All dies erfordert signifikante Ressourcen im ganzen Unternehmen, vor allem, bevor die Prüfungen tatsächlich stattfinden.
Lästige Pflichten sind neue Chancen
Manche Unternehmen betrachten diese Anforderungen als unnötige Belastungen. Sie sehen sie prinzipiell als Zeit- und Geldverschwendung an, ohne die Umsetzung überhaupt zu erwägen. Deshalb neigen diese Unternehmen dazu, nur die Mindestanforderungen zur Einhaltung der Vorschriften zu erfüllen und ungenaue oder unvollständige Berichte anzufertigen. In Wirklichkeit verschwenden sie dadurch noch mehr Zeit und Geld, nämlich bei der Rekonstruktion ihrer geschäftlichen Abläufe, wenn Audits tatsächlich stattfinden.
Warum sehen sie die Anforderungen an Transparenz als Verpflichtung an, statt sie als Chance zu begreifen? Liegt dies daran, dass
- Buchhaltungsabteilungen die Daten nicht verwalten können, obwohl sie sie selbst generieren?
- sich hinter IT-Abteilungen heterogene und komplexe Umgebungen verbergen, die alle Bemühungen erschweren, den Ursprung von spezifischen Daten zu identifizieren und Prüfprotokolle zu erstellen?
- die höchste Führungsebene der Ansicht ist, dass all dies eine große Zeitverschwendung und sinnlose Ablenkung ist, die die Produktivität behindert?
Wenn einer dieser Punkte auf Ihr Unternehmen zutrifft, sollten Sie daran denken, dass es Lösungen dafür gibt.
Axway (NYSE Euronext: AXW.PA), Experte für die Steuerung des Datenflusses, ist ein international agierender Softwarehersteller mit mehr als 11.000 Kunden in 100 Ländern. Seit mehr als einem Jahrzehnt unterstützt Axway weltweit führende Unternehmen aus dem öffentlichen und privatwirtschaftlichen Sektor. Die Lösungen für das Management geschäftskritischer Interaktionen regeln den Datenfluss im Unternehmen, zwischen B2B-Communities sowie in Cloud- und mobilen Anwendungen. Das Portfolio reicht dabei von Business-to-Business-Integration und Managed File Transfer über API- und Identitätsmanagement bis hin zu E-Mail-Sicherheit. Das Angebot erfolgt on premises oder in der Cloud mit Professional und Managed Services. Axway ist in Frankreich registriert und unterhält neben dem Hauptsitz in den Vereinigten Staaten Niederlassungen in 22 Ländern.
Axway GmbH, Kurfürstendamm 119, 10711 Berlin, Tel. 030-8901-00, www.axway.de
Compliance verlangt neue Lösungen
Moderne Lösungen für den Finanzdatenaustausch bieten Unternehmen die Möglichkeit, auf ihre Buchungsprotokolle zuzugreifen und sie zu konsolidieren – und dies nicht in Stunden, Tagen oder Wochen, sondern in Minuten. Sie ermöglichen es Unternehmen, neue Vorschriften einzuhalten, Prüfern Berichte auf Anforderung vorzulegen und den Geist der Transparenz deutlich zu machen, den Prüfer heutzutage sehen wollen.
Zur Illustration genügt etwas so Einfaches wie eine Kontoschließung: Obwohl dies ein Routinevorgang ist, kann eine Kontoschließung jede Finanzbuchhaltung sabotieren, da bis zur tatsächlichen Schließung eines Kontos an die zwanzig bis fünfundzwanzig Tage vergehen können. Praktisch heißt das: Die Fähigkeit eines Unternehmens, den amtlichen Prüfern ein genaues Prüfprotokoll auf Anforderung bereitzustellen, ist praktisch nicht mehr gegeben.
Global operierende Banken und Finanzdienstleister, die aktuelle Lösungen für den Finanzdatenaustausch verwenden, verkürzen jedoch die Kontoschließungszeiten systematisch auf nur zehn Tage und bleiben dabei in der Lage, ein Buchungsprotokoll bereitzustellen. Manche Unternehmen haben Financial-Exchange-Lösungen auch dazu verwendet, ihre lokalen GAAP (Generally Accepted Accounting Principles, die allgemein anerkannten Grundsätze der Rechnungslegung) innerhalb von nur zwei Monaten auf IFRS (International Financial Reporting Standards) umzustellen und zugleich die Prozessrückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Vergleicht man dieses Vorgehen mit dem eines Unternehmens, das lediglich die Mindestanforderungen erfüllt hat und seine lokalen GAAP-Abschlüsse strikt in IFRS überträgt, so zeigt sich, dass die lustlose Minimallösung nicht nur irreversibel ist, sondern auch zur Folge hat, dass jeder Nachweis der Einhaltung der Vorschriften verloren geht. Dies führt dann zu einem deutlichen Abgleichsaufwand und bringt den Ruf mangelnder Transparenz mit sich.
Zum Glück muss kein Unternehmen diese Art von Negativ-Image akzeptieren. Jedes Unternehmen kann einfach und ohne Unterbrechung des Geschäfts finanzielle Transparenz erreichen: mit einem klaren, umfassenden Prozess für die Erfassung geschäftlicher Ereignisse oder Vorgänge im Rechnungswesen, mit einer sorgfältigen Behandlung von Diskrepanzen oder Zurückweisungen und mit der Möglichkeit, manuelle Eingaben und Anpassungen zu managen, inklusive eines operationell überwachten Buchungsprotokolls.
Fazit: Klarer Vorsprung im Wettbewerb
Es war immer schon klar, wie wichtig finanzielle Transparenz ist, doch nie zuvor war sie so kritisch wie heute. Heutzutage haben wir es nicht nur mit bestehenden und künftigen Vorschriften zu tun, sondern haben bereits die Gewissheit, dass neue Vorschriften erlassen werden, die bisher noch nicht einmal beschrieben sind. Wer auf all diese bekannten und noch unbekannten Vorschriften nicht vorbereitet ist, wird bald erfahren, was es heißt, in einer Welt zu bestehen, in der Kunden zahlreiche Wahlmöglichkeiten haben und das negativ geprägte Image eines Unternehmens nicht tolerieren müssen.
Diejenigen, die jedoch vorbereitet sind und auf aktuelle Lösungen für den Finanzdatenaustausch setzen, sichern sich einiges mehr als nur das reibungslose Bestehen von Audits. Sie gewinnen nämlich das Gastbeitrag:Vertrauen und den Respekt ihrer Geschäftspartner, der amtlichen Prüfer und der Finanzdienstleistungsbranche im Allgemeinen.
