Umsatzsteuer- und Betriebsprüfung: Wie eine Umsatzsteuer- und Betriebsprüfung abläuft

Wenn das Finanzamt anruft, ist das noch kein Grund zur Panik. Wer seine Buchführung halbwegs im Griff hat und ausreichend steuerehrlich war, sieht die Umsatzsteuer- und Betriebsprüfung lediglich als lästige Pflicht. Baldur Eiring erklärt, was Selbstständige und Unternehmer dabei beachten sollten.

Dieser Beitrag ist mehr als 10 Jahre alt.
Bild: Gina Sanders

Wann passt es bei Ihnen?

Von Baldur Eiring

Es gibt Anrufe und Briefe, die niemand gerne erhält, egal ob Unter­nehmer, selbst­ständig oder Geschäfts­führer. Jedem ist klar: Wenn sich das Finanz­amt meldet, wird es meistens un­angenehm. Doch es gibt eigent­lich keinen Grund zur Sorge, sollte sich ein Finanz­prüfer ankündigen. Mit den folgenden Rat­schlägen sind Sie auf den Tag X bestens vor­bereitet und können ent­spannt der Betriebs­prüfung entgegengehen.

Anruf mit Ankündigung

Der Finanzbeamte wird Sie normalerweise per Telefonat über die anstehende Prüfung in Kenntnis setzen. Folgendes sollten Sie in diesem Gespräch klären:

  • Name und Kontaktdaten des Prüfers (für evtl. Rückfragen)
  • Umfang der Prüfung (Geschäftsjahr XX bis Geschäftsjahr XY)
  • Terminfestlegung (Grundsätzlich sollten Sie zwei bis vier Wochen Zeit bekommen, um sich vorzubereiten.)
  • Ort der Prüfung (In der Regel wird vor Ort in Ihrem Unternehmen geprüft. In Ausnahmefällen kann sie auch anderswo, z.B. beim Steuerberater, stattfinden.)

Normalerweise besprechen Sie die Prüfung vorab mit dem Finanzbeamten. Fragen Sie da gleich nach dem Grund der Prüfung! Nach dem Telefonat erhalten Sie die Prüfungsanordnung in Schriftform, entweder per Post oder persönlich vom Prüfer zum Beginn der Umsatzsteuer– oder Betriebsprüfung.

Vorbereitungen nach der Prüfungsanordnung

Liegt Ihnen die Prüfungsanordnung vor, können Sie Widerspruch einlegen, wenn Sie mit dieser nicht einverstanden sind. Die Anordnung ist ein Verwaltungsakt mit Rechtsbehelfsbelehrung, der Sie widersprechen könnten. Jedoch sollte dieser Schritt wohlüberlegt sein, denn ein Einspruch gegen die Prüfungsanordnung wird den Finanzbeamten nicht erfreuen. Dennoch können Sie gewisse Dinge ändern lassen wie z.B. den Prüfungstermin oder die Örtlichkeit. Dazu ist es allerdings ratsam, dies nicht mit einem Einspruch zu tun, sondern den Prüfer bzw. dessen Vorgesetzten persönlich um die Änderungen zu bitten.

Stehen schließlich alle Rahmenbedingungen fest, geht es daran, sich für den Tag X vorzubereiten. Eine strukturierte Ordnung Ihrer betrieblichen Gewinne ist die Grundlage für die bevorstehende Prüfung. Wer organisiert ist und über seine Umsätze und andere wichtige Zahlen genau Bescheid weiß, wird einen positiven Eindruck hinterlassen. Wenn Ihrem Unternehmen eine Betriebs- oder Umsatzsteuerprüfung bevorsteht, ist es daher ratsam, sich fachmännische Unterstützung zu sichern. Auch wenn Sie Ihre Steuerangelegenheiten bislang selbst geregelt haben, kann es in einem solchen Fall wichtig sein, einen Steuerberater an seiner Seite zu wissen.

Verhaltensregeln für die Prüfung

Schon beim Telefonat sollten Sie sich gegenüber dem Prüfer freundlich und zuvorkommend verhalten. Denn dies ist der erste Eindruck, den Sie bei ihm hinterlassen. Er wird Ihnen gegenüber wohlwollender reagieren, wenn Sie sich Ihren Unmut über Betriebsprüfung und Finanzamt nicht anmerken lassen.

Ein anständiges und höfliches Auftreten versteht sich bei der persönlichen Begegnung dann von selbst. Allerdings sollten Sie es damit auch nicht übertreiben, denn das könnte einen unguten Beigeschmack für den Prüfer haben.

Weitere Verhaltensregeln:

  • Benennen Sie einen Ansprechpartner für den Beamten während der Prüfung.
  • Ihr Personal muss keine Auskünfte geben, das können Sie ruhig klarstellen.
  • Anforderungen wie Aushändigung von Belegen und Rechnungen sollten Sie zeitnah nachkommen.
  • Lassen Sie sich nicht in einen allzu persönlichen Small Talk verstricken!

Small Talk ist wichtig, um die Stimmung zu lockern und das Eis ein wenig zu brechen. Doch Vorsicht: Finanzprüfer nutzen oft Gespräche über Privates wie Hobbys, Urlaub und Familie, um daraus Informationen für die Prüfung zu ziehen. Denn die scheinbar harmlosen Fragen zielen darauf ab, herauszufinden, ob z.B. Kosten für den Familienurlaub als Betriebsausgaben in Ihrer Gewinnermittlung verbucht sind.

Ablauf, Organisation und Belege

Damit Sie sich besser vorbereiten können und die Betriebsprüfung möglichst schnell und reibungslos ablaufen kann, sollten Sie den Prüfer auffordern, seine Anfragen sowie seine Feststellungen inklusive Gesetzesbegründungen schriftlich festzuhalten. Dies können Sie dann an Ihren Steuerberater sowie an den Ansprechpartner für die Prüfung weiterleiten. Darüber hinaus hilft Ihnen das Schriftstück, besser auf die Anfragen zu reagieren und gemeinsam mit Ihrem Steuerberater eventuell Gegenargumente zu finden.

Expertenbeistand
Die Tätigkeit des Fachmanns sollten Sie im Vorfeld festlegen und mit ihm besprechen, damit Sie nach der Prüfung keine böse Überraschung wegen des Honorars erleben. Wer Defizite auf dem Gebiet des Steuerrechts und/oder aufgrund seiner Unternehmertätigkeit keine Zeit für die Steuerprüfung hat, für den kann es sich lohnen, eine Rundumbetreuung durch einen Steuerberater in Anspruch zu nehmen.

Um einen gewissenhaften und sorgfältigen Eindruck zu hinterlassen, sind Buchführungsbelege und Aufzeichnungen für die Betriebsprüfung aufzubereiten. Das bedeutet, dass Sie das Material strukturieren und griffbereit haben sollten. Langes Suchen würde Ihre Buchführungsqualitäten in ein schlechtes Licht stellen. Abgesehen davon müssen Sie für nicht fristgerecht eingereichte Unterlagen ein Verzögerungsgeld von 2500 bis 250.000 Euro bezahlen, das das Finanzamt nicht einmal ankündigen muss.

Betriebspruefung.jpg

E-Book zum Download
Wie lange eine Betriebsprüfung dauert, ist im Übrigen festgelegt und von der Größe des Unternehmens abhängig. Diese Regularien und weitere wichtige Informationen rund um die Betriebsprüfung können Sie in einem kostenlosen E-Book nachlesen, das es bei Lexware kostenfrei als PDF zum Herunterladen gibt.

Zum Schluss sollten Sie eine abschließende Besprechung mit dem Finanzprüfer fordern, in der er seine Feststellungen detailliert darstellt und begründet.

Fazit: Rechtzeitige Schadensbegrenzung

Wer seine Einnahmen und Ausgaben gewissenhaft behandelt, für den ist eine Betriebsprüfung eine kleine, wenn auch unangenehme Angelegenheit. Anders sieht es für denjenigen aus, der unehrlich oder unsauber gearbeitet hat. In diesem Fall sollten Sie rechtzeitig eine Selbstanzeige beim Finanzamt vornehmen.

Was heißt „rechtzeitig“? – „Rechtzeitig“ bedeutet bei einer Betriebsprüfung, dass Sie Ihre Selbstanzeige vor der schriftlichen Bekanntgabe der Prüfungsanordnung einreichen müssen. Früher war es zwar noch möglich, dies zu tun, solange der Finanzprüfer seine ersten Prüfungshandlungen noch nicht vorgenommen hatte, aber diese Regelung ist schon seit Längerem abgeschafft. Da sich zum Januar 2015 die Bestimmungen für die strafbefreiende Selbstanzeige ändern, sollten Sie sich rechtzeitig über die Regularien und Konsequenzen informieren.

Nützliche Links