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Von D. Schulte, PR-Partner Köln
Der mittelständische S-W-Verlag führt Telefonanlage, Datennetzwerk und Datenbanken zusammen: Eine Unified-Communications-Lösung vereinfacht so die interne und externe Kommunikation.
Kurz vor Redaktionsschluss treffen beim S-W-Verlag Pressemeldungen, Agenturmeldungen und Anzeigenaufträge im Minutentakt ein. Der Verlag bringt in Eifel und Hunsrück 23 regionale Wochenspiegel-Ausgaben heraus. „Früher herrschte zu diesem Zeitpunkt natürliche Hektik in unseren Büros“, erinnert sich Burkhard Hau, einer der Geschäftsführer des mittelständischen Betriebs. „Plötzlich fehlte ein ausstehender Anzeigenauftrag, der dann unter unzähligen Faxen herausgesucht werden musste.“
Mitteilungen gingen als E-Mail und ausgedruckt im Faxgerät ein. Auch per Telefonat und als Nachricht auf dem Anrufbeantworter erreichten die Mitarbeiter Anfragen und Aufträge. Doch die zahlreichen Kommunikationsmöglichkeiten machten es schwierig, diese Unterlagen und Daten dem richtigen Ansprechpartner zuzuordnen: Schnell wurde im hektischen Tagesgeschäft eine Information irrtümlich falsch weitergeleitet.
Unter dieser Situation litt insbesondere die sensible Beziehung zu den Anzeigenkunden. Telefonische Fragen zum Auftragsstatus konnten die Mitarbeiter häufig nicht beantworten. „Oft mussten wir die Kunden vertrösten und später zurückrufen, weil wir Informationen erst recherchieren mussten“, sagt Birgit Otto, kaufmännische Leiterin des Verlags. „Zudem ärgerten sich langjährige Auftraggeber, wenn sie nicht als solche identifiziert wurden.“
Eine Anwendung, alle Daten
Heute nutzt der Verlag moderne Möglichkeiten, um seine Kommunikationskanäle am PC zu bündeln: Eine Unified-Communications-Lösung der Deutschen Telekom verknüpft das bestehende Daten-Firmennetzwerk mit dem Telefonnetz. Birgit Otto erläutert: „Die Telefonie mit dem PC zu vernetzen ist für einen Mittelständler kein Luxus, sondern eine wirtschaftliche Notwendigkeit – insbesondere, wenn mehrere Standorte im Spiel sind.“
Die Praxis zeigt, dass Unified Communications die Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern und Partnern bedeutend reibungsloser macht. (Bild: Deutsche Telekom)
Die Umstellung auf eine Octopus-Telefonanlage mit Octopus Desk gelang problemlos. Die im Verlag genutzten Datenbanken sind heute über eine einheitliche Oberfläche am PC bedienbar. Über diese Plattform verwenden die Mitarbeiter auch sämtliche Telefonfunktionen. Im Ergebnis führt das zu transparenten Abläufen: Ein Präsenzmanagementsystem zeigt, welcher Mitarbeiter grade frei ist, um ein Gespräch anzunehmen. Wenn ein Kunde anruft, stellt das System ihn automatisch zum richtigen Ansprechpartner durch. Bei diesem öffnet sich selbständig der Kundendatensatz. Alle bisherigen Kommunikationsabläufe und Angaben zum Auftragsstatus liegen den Mitarbeitern so direkt vor.
Geschäftsprozesse beschleunigt
Fax- und Sprachnachrichten erreichen die Beschäftigten heute als E-Mail-Anhang. Solche Mitteilungen speichern diese für alle zugänglich auf dem Server. Das erleichtert die Recherche nach Auftragsdetails. Mitarbeiter können sich mit wenigen Klicks alle Dokumente und Vorgänge auf den Bildschirm holen. „Wenn sich heute ein Kunde telefonisch nach seinem Auftragsstatus erkundigt können wir ihm sofort helfen“, sagt Otto. Auch Faxgeräte gehörten beim S-W-Verlag der Vergangenheit an: Faxnachrichten verschicken die Zeitungsmacher direkt aus Outlook.
Das Zeitmanagement im Verlag habe sich durch diese Lösung deutlich verbessert, sagt Burkhard Hau. „Wir können uns nun verstärkt auf die Vernetzung und Weiterentwicklung unserer Print- und Online-Angebote konzentrieren.“
Nützliche Links
Weitere Informationen finden Sie unter http://geschaeftskunden.telekom.de/.
