Videokonferenzen schnell und einfach buchen
Von Antje Frey, mediaDIALOG
Die Videokonferenztechnik wird immer beliebter und ist aus vielen Unternehmen bereits nicht mehr wegzudenken. Die visuelle Kommunikation mit Bild und Ton über zwei oder mehr Standorte hinweg schafft enorme Vorteile im täglichen Geschäft und erleichtert die Planung und Durchführung von Projekten. Moderne Telepresence-Systeme ermöglichen darüber hinaus – im Unterschied zu „normalen“ Videokonferenzsystemen – Echtzeitkommunikation mit höherer Bandbreite und in Full-HD-Auflösung. Was aber bringt die beste und modernste Videokonferenz- und Telepresence-Technik, wenn die Nutzer ihre Konferenzen nicht intuitiv und unkompliziert buchen können?
Der Weltmarktführer CISCO liefert mit seinen Managementsystemen TMS und CTX die technischen Voraussetzungen für Video- und Telepresence-Konferenzen. Damit können Unternehmen auch jetzt schon Videokonferenzen anlegen und editieren. Oft ist der Organisator einer Videokonferenz dabei aber auf die Hilfe der verschiedenen Kollegen an den jeweiligen Standorten angewiesen, die sich um die Buchung der Räume oder um die Technik kümmern. Kollegen hinterherzutelefonieren, um für die Konferenzteilnehmer Ort und Zeit zu organisieren, gehört zu den bitteren Erfahrungen moderner Kommunikationstechnologie. Es geht aber auch anders: mit einer intelligent aufgestellten Buchungssoftware.
Anlegen, einladen und automatisch loslegen
Buchungssoftware für Telekonferenzen bietet im besten Fall eine ganzheitliche Lösung, die es Usern, Managern oder Buchungsservices ermöglicht, Videokonferenzen mühelos selbst zu erstellen: Der Benutzer kann über eine Maske die jeweiligen Standorte und Räume auswählen, die Teilnehmer eintragen und die Technik organisieren. Auch nachträgliche Änderungen sollten jederzeit möglich sein. Eine Lösung wie raum]für[raum übergibt z.B. alle Konferenzdaten direkt an die TMS oder CTX, sodass die Buchung der Räume und der Videokonferenzhardware immer miteinander verknüpft ist. So bleibt sichergestellt, dass alle Prozesse immer mit aktuellen Daten sicher durchführbar sind.
Die media DIALOG GmbH entwickelt als inhabergeführte Softwareagentur zielgerichtete, ineinandergreifende und individuell zugeschnittene Kommunikationslösungen im Bereich Raumverwaltung und Buchung, Videokonferenzmanagement und Ressourcenverwaltung. Informationen und Online-Tests zur Lösung raum]für[raum findet man unter www.videokonferenz.vc und www.raumverwaltung.de.
mediaDIALOG GmbH, Bismarckstr. 38, 57076 Siegen, Tel.: 0271-66062-0, Fax: 0271-66062-10, info@mediadialog.de, www.mediadialog.de
Wenn es dann so weit ist, kann die Managementsoftware die Konferenz automatisch starten, ohne dass ein Techniker in den Konferenzräumen manuelle Prozesse starten müsste. Dadurch geht zu Anfang der Konferenz keine Zeit verloren (was besonders bei externen Teilnehmern nie den besten Eindruck hinterlässt), sondern das Meeting kann sofort beginnen. Der automatische Ablauf der Einwahlprozesse entlastet den Helpdesk bzw. die Techniker.
Fazit: Konferenztechnik, die genutzt wird
„Wir wollten ein Buchungstool schaffen, mit dem Unternehmen die Stärken und Vorteile der Videokonferenztechnik genauso selbstverständlich nutzen können wie Telefon oder Internet“, erläutert Andreas Varnholt, einer der beiden Geschäftsführer von mediaDIALOG. Für ihn steht die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund: „Nur wenn Mitarbeiter im Unternehmen Videokonferenzen schnell und einfach buchen und bearbeiten können, wird diese Technologie auch akzeptiert. Unsere Software soll Arbeitsprozesse vereinfachen und miteinander verzahnen.“ Dabei spielt es keine Rolle, welches Buchungskonzept das Unternehmen nutzt. Ob Selfbooking, Buchungsservice oder zentraler Helpdesk, raum]für[raum bietet eine leicht zu bedienende Buchungsoberfläche. Zusätzlich liefert die Software individuelle Abrechnungsmodelle und Auswertungsfunktionen, die über die Nutzung und Auslastung der Räume Auskunft geben.
