Rechnungsplattformen brauchen offene Schnittstellen
Dr. Ricco Deutscher blickt auf eine bewegte Karriere zurück. Der promovierte Physiker war u.a. als Softwareentwickler bei SAP und als Berater bei McKinsey tätig, bevor er das Unternehmen Sopera gründete, das er 2011 erfolgreich verkaufte. Sein aktuelles Projekt ist die E-Invoicing-Plattform Pactas, mit der er den Rechnungsprozess für Mittelständler vereinfachen möchte. „Sie können sich das Ganze wie ein soziales Netzwerk vorstellen. Der Rechnungsprozess wird dadurch weniger personalintensiv.“
MittelstandsWiki: Bei den gelockerten Anforderungen genügt heute doch meist ein simples PDF. Wozu soll man da noch einen Spezialanbieter für elektronische Rechnungen brauchen?
Ricco Deutscher: Ein simples PDF ist nicht buchbar, d.h. Sie müssen den Zahlungseingang noch immer manuell durchführen. Ein simples PDF erinnert Sie auch nicht daran, dass morgen die Rechnung fällig ist. Der Charme eines E-Invoicing-Systems liegt darin begründet, dass Sie und Ihre Geschäftspartner ohne Medienbruch Bestellungen und Rechnungen austauschen und buchen können. Sie können sich das Ganze wie ein soziales Netzwerk vorstellen. Der Rechnungsprozess wird dadurch deutlich weniger personalintensiv.
MittelstandsWiki: Besteht da nicht die Gefahr, dass auch falsche Rechnungen gebucht werden?
Ricco Deutscher: Eine E-Invoicing-Plattform muss Ihnen natürlich die Möglichkeit bieten, die Rechnungen zu prüfen. Bei Pactas können Sie Ihrer Rechnung einen Status zuweisen, wie z.B. „Rechnung zurückgewiesen, weil …“, und sie mit dieser Begründung zurück an den Absender schicken. Der gesamte Verkehr nebst Rechnung wird revisionssicher archiviert.
MittelstandsWiki: Sie sind aber nicht der einzige E-Invoicing-Anbieter auf dem Markt. Und man kann sich ja nicht bei jeder Plattform anmelden, die mit einem Kunden oder Lieferanten zusammenarbeitet. Unabhängig davon akzeptiert nicht jeder Kunde eine elektronische Rechnung.
Ricco Deutscher: Das wäre in der Tat kontraproduktiv. Hier kann ich Ihnen nur raten, einen Anbieter zu wählen, der mit offenen Schnittstellen arbeitet und der auch andere Rechnungsplattformen oder die ERP-Systeme des Geschäftspartners integrieren kann – Pactas kann das. Und wenn Ihr Kunde keine elektronischen Rechnungen akzeptiert, dann können Sie sie bei Pactas gegen Mehrkosten auch mit der Post verschicken.
MittelstandsWiki: Das klingt alles sehr aufwendig und teuer. Meinen Sie nicht, dass eine solche Lösung für einen kleinen Freiberufler ein wenig überdimensioniert ist?
Ricco Deutscher: Es gibt bei uns für Mittelständler und Freiberufler unterschiedliche Produkte. Grundlegende Funktionen unserer E-Invoicing-Plattform sind kostenlos nutzbar, auch für den kleinen Freiberufler. Aber prinzipiell sprechen wir mit Pactas natürlich in erster Linie Kunden an, die mehr als 100 Rechnungen pro Monat verschicken. Das Erstellen der Rechnungen kann aber auch bei Unternehmen mit nur 20 Mitarbeitern sehr komplex und zeitaufwendig sein. Wenn z.B. jeder Kunde unterschiedliche Preise, Preisstaffeln, Rabatte, Freikontingente und Abrechnungsmodi hat, dann kann der Buchhalter hier monatlich mehrere Tage nur für den Rechnungslauf aufwenden.
MittelstandsWiki: Aber meinen Sie nicht, dass man sich als Nutzer in eine zu starke Abhängigkeit begibt?
Ricco Deutscher: Wir arbeiten mit offenen Standards und haben klare Service Level Agreements. Sie können die Daten jederzeit auf ein anderes System übertragen.
MittelstandsWiki: Und wenn Sie Insolvenz anmelden?
Ricco Deutscher: Alle Nutzer können jederzeit ihre Daten herunterladen und selbst redundant archivieren. In einem solchen Fall würden wir aber zusätzlich alle Nutzer per E-Mail benachrichtigen und ihnen in einer gewissen Frist die Möglichkeit geben, die verbliebenen Daten herunterzuladen.
Das Interview führte Sabine Philipp.
