Die Bilanz 2013 muss auf E-Konten umgestellt sein
Künftig werden Unternehmen zur elektronischen Übermittlung ihrer Bilanz, der so genannten E-Bilanz gesetzlich verpflichtet. Der Jahresabschluss 2012 kann bereits freiwillig übermittelt werden. Die Bilanz für 2013, die im Jahr 2014 zu erstellen ist, muss verpflichtend elektronisch übermittelt werden. Gabi Häcker ist studierte Betriebswirtin und Produktmanagerin bei Haufe-Lexware. Sie rät dazu, sich bezeiten mit dem Thema E-Bilanz zu befassen. Erstens ist sie Pflicht, zweitens „bietet die E-Bilanz auch die Chance, das Rechnungswesen und die Buchhaltung zukunftsorientiert auszurichten“.
MittelstandsWiki: Welche Unternehmen müssen überhaupt eine E-Bilanz machen?
Gabi Häcker: Betroffen sind bilanzierende Einzelunternehmen und Personengesellschaften sowie alle Kapitalgesellschaften wie GmbHs und AGs, nicht jedoch Unternehmer und Freiberufler mit einfacher Einnahmenüberschussrechnung. Grundsätzlich sollten sich alle bilanzierenden Unternehmen mit dem Thema E-Bilanz auseinandersetzen – auch wenn man freiwillig bilanziert. Entziehen können sich Unternehmer nur, wenn ein sogenannter Härtefall vorliegt. Dies gilt allerdings nicht, wenn man z.B. mit einem Steuerberater zusammenarbeitet oder eine Software für die Buchhaltung nutzt. Es besteht eine gesetzliche Mitwirkungspflicht. Denen, die sich nicht daran halten, drohen Bußgelder.
MittelstandsWiki: Ich habe einen Steuerberater. Das betrifft mich dann doch nicht, oder?
Gabi Häcker: Sie sind auch dann betroffen, wenn Sie den Abschluss beim Steuerberater erstellen lassen. Gegebenenfalls müssen Sie bestimmte Geschäftsvorfälle anders buchen – eventuell neue Konten verwenden, die Vorfälle aufsplitten und auf verschiedene Konten buchen. D.h. je stärker die Buchhaltung bereits an der inhaltlichen Tiefe der E-Bilanz ausgerichtet ist, desto weniger Arbeit hat der Steuerberater am Ende bei den Abschlussarbeiten und desto weniger kostet die Erstellung der E-Bilanz. In jedem Falle ist es ratsam, mit dem Steuerberater schon heute seine Geschäftsvorfälle zu besprechen, um zu sehen, ob man sich für E-Bilanz-Zwecke beim Buchen anders orientieren muss.
MittelstandsWiki: Welchen Sinn macht es, schon heute damit zu beginnen?
Gabi Häcker: Gleichgültig ob ein bilanzierendes Unternehmen seine E-Bilanz in 2013 oder in 2014 übermitteln möchte, die Vorarbeiten unterscheiden sich nicht. Zunächst sollten Sie zusammen mit Ihrem Steuerberater den Kontenplan untersuchen. Wenn Sie auf dem DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04 arbeiten, aktualisieren Sie einfach Ihre Konten. Die Datev hat bereits für das Jahr 2012 ihre Kontenrahmen überarbeitet und an die Struktur der E-Bilanz angepasst.
MittelstandsWiki: Muss ich meine gesamte Buchhaltung umstellen?
Gabi Häcker: Über die E-Bilanz werden Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Werte im Detail gemeldet. Die Finanzverwaltung hat für die E-Bilanz eine eigene Struktur festgelegt. Darin gibt es Pflicht- und Mussfelder, aber auch Auffangpositionen. Diesen Feldern sind – spätestens bei Erstellung der E-Bilanz – die jeweiligen Konten der Buchhaltung zuzuordnen. Aktiva und Passiva wird es weiterhin geben, der Detaillierungsgrad wird aber ein anderer sein als bisher. Wer taxonomienah buchen möchte, muss sich tiefer mit dem Thema auseinandersetzen und sollte dann bereits unterjährig andere (neue) Konten nutzen. Wie stark eine Buchhaltung „umzustellen“ oder „anzupassen“ ist, ist natürlich einzelfallabhängig. Nicht in jedem Unternehmen wird es Geschäftsvorfälle geben, die tiefer zu gliedern sind, wie z.B. Beteiligungen.
Taxonomien
Unter Taxonomie versteht man die Struktur und Gliederung der zu übermittelnden Daten. Diese orientiert sich zwar an der HGB-Gliederung der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung, hat aber eine höhere Gliederungstiefe. Es gibt eine Kerntaxonomie, die von den meisten Unternehmen genutzt werden kann und die völlig ausreichend ist. Daneben gibt es sogenannte Spezialtaxonomien für einige Wirtschaftszweige – derzeit gelten diese für Banken, Versicherungen und Pensionsfonds. So genannte Ergänzungstaxonomien gelten für Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen, Land- und Forstwirtschaftliche Betriebe, Verkehrsunternehmen, Wohnungsunternehmen sowie kommunale Eigenbetriebe.
Bekannt ist das Konto „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen“, SKR04 5100, über welches der gesamte Einkauf bisher gebucht wird. Für die E-Bilanz wurde dieses Konto um etliche weitere Konten ergänzt, die zu nutzen sind. Wie zum Beispiel Konto 5110: „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, 7 % Vorsteuer“ und Konto 5130: „Einkauf von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, 19 % Vorsteuer“. Ähnliches im Bereich der Beteiligungen. Konnte man vor der E-Bilanz Beteiligungen auf ein einziges Konto buchen, sind Beteiligungen an Kapital- und Personengesellschaften künftig auf zwei verschiedene Konten zu buchen.
MittelstandsWiki: Hat die E-Bilanz – neben zusätzlicher Arbeit – auch Vorteile?
Gabi Häcker: Grundsätzlich hat erst einmal die Finanzverwaltung Vorteile von der E-Bilanz. So lassen sich z.B. steuerliche Außenprüfungen zukünftig effizienter gestalten. Trotz des nicht zu leugnenden Aufwands für Unternehmen bietet die E-Bilanz auch die Chance, das Rechnungswesen und die Buchhaltung zukunftsorientiert auszurichten. Von den Finanzämtern ist zudem eine schnellere Bearbeitung zu erwarten. Gut für den Fall, wenn man mit einer Steuererstattung rechnet.
Das Interview führte Elke von Harsdorff.
