Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss simpel sein
Für viele Start-ups und kleine und mittlere Unternehmen (KMU) zählen die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Angestellten zu den zeitaufwendigsten, lästigsten Pflichten – insbesondere deshalb, weil aufgrund häufiger Änderungen Standardprozesse oft nicht machbar sind. Neue Gesetzesvorgaben müssen ebenso berücksichtigt werden wie Veränderungen im Leben der Mitarbeiter, etwa eine Heirat oder die Geburt eines Kindes. Michael Baur, Produktmanager bei Haufe-Lexware, erklärt, wie Unternehmen den Überblick über die Zahlenkolonnen behalten: „Verständlichkeit ist A und O einer ordentlichen Abrechnung.“
MittelstandsWiki: Welche Pflichten haben Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen?
Michael Baur: Sie müssen zunächst einmal die Lohnabrechnung und -zahlungen an die Mitarbeiter ausgeben. Dann müssen sie die Meldepflichten gegenüber den Sozialversicherungsträgern – dies erfolgt meistens elektronisch – und gegenüber den Finanzämtern (LStA und LStB) erfüllen. Weiterhin haben sie die Pflicht, die Abgaben rechtzeitig abzuführen, entsprechende Bescheinigungen zu erstellen, und sie müssen die Aufbewahrungspflichten einhalten.
MittelstandsWiki: Welche Mindestangaben müssen Arbeitgeber in der Gehaltsabrechung machen?
Michael Baur: Nach § 108 Gewerbeordnung hat jeder Mitarbeiter bei der Zahlung seines Arbeitsentgelts Anspruch auf eine schriftliche Auskunft in Textform. Die verpflichtenden Inhalte sind in der Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. Dazu zählen Aussagen über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, des Weiteren Informationen über Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen oder sonstige Vergütungen, die der Arbeitnehmer erhält, sowie Angaben zu Art und Höhe von Abzügen, Abschlägen oder Vorschüssen. Leistungsstarke Software, wie etwa Lexware Lohn und Gehalt erstellt übersichtliche Abrechnungen, die jederzeit den aktuellen gesetzlichen Ansprüchen genügen.
MittelstandsWiki: Was sind die Konsequenzen, wenn dem Arbeitgeber Fehler bei der Abrechnung unterlaufen?
Michael Baur: Der Arbeitgeber ist z.B. für das korrekte Abführen der Lohnsteuer zuständig. Führt er zu viel ab, kann er diesen Betrag im Fall des Falles vom Arbeitnehmer zurückholen. Anders verhält es sich bei der Sozialversicherung: Hier ist der Arbeitgeber Schuldner gegenüber den Sozialversicherungsträgern. Vergisst er den Abzug der Sozialversicherungsbeiträge vom Arbeitsentgelt seines Arbeitnehmers, darf er den Betrag im Allgemeinen nur innerhalb der folgenden drei Lohn- oder Gehaltszahlungen nachträglich abziehen. Danach besteht für ihn nur noch dann Hoffnung auf das Geld, wenn er nicht selbst schuld an der Panne war.
MittelstandsWiki: Worauf sollten Unternehmen bei der Gehaltsabrechung besonders achten?
Michael Baur: Verständlichkeit ist A und O einer ordentlichen Abrechnung. Für ein gutes Betriebsklima ist es zudem vorteilhaft, wenn der Arbeitnehmer sieht, wie viel vom Brutto an das Finanzamt geht, welche Beiträge z.B. an die Krankenkasse fließen und welchen Gesamtaufwand der Arbeitgeber tatsächlich erbringt. Pünktlichkeit ist ebenfalls sehr wichtig: „Aufschieberitis“ – auch bei veränderten Rahmenbedingungen – gilt nicht. Nachlässigkeiten sollte sich eine Firma in diesem Bereich auf gar keinen Fall leisten. Denn unpünktliche und unübersichtliche Abrechnungen demotivieren und frustrieren die Mitarbeiter. Und tauchen sogar Fehler auf, rückt ein Betrieb schnell in schlechtes Licht – nicht nur bei seinen Angestellten.
MittelstandsWiki: Welche Alternativen zur internen Lohnbuchhaltung gibt es für KMU?
Michael Baur: Die zeitaufwendigen Lohn- und Gehaltsabrechnungen lassen sich natürlich jederzeit z.B. an ein Lohnbüro auslagern. Aber das kostet Geld. Im Durchschnitt zwischen ca. 6,50 Euro bis zu 13 Euro pro Monat und Arbeitnehmer, je nach Zahl der Mitarbeiter und Komplexität der Abrechnung. Außerdem bleibt der Unternehmer verantwortlich für richtige und pünktliche Lohnabrechnungen, haftet gegenüber Mitarbeitern, Finanzamt und weiteren Behörden. Deckt eine Betriebsprüfung Fehler auf, kann es zu hohen Nachzahlungsforderungen kommen.
MittelstandsWiki: Wie lässt sich die interne Entgeltabrechnung für KMU sinnvoll optimieren?
Michael Baur: Mit einer leistungsstarken und flexiblen Entgeltabrechnungssoftware wie etwa Lohn und Gehalt 2013 von Lexware. Mit einer solchen Softwarelösung erledigen kleine Unternehmer oder Handwerker ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen ganz entspannt und sicher – egal, ob für angestellte Gehaltsbezieher, gewerbliche Arbeitnehmer mit Stundenlohn oder für geringfügig Beschäftigte. Solch leistungsstarke Programme sind übersichtlich in der Handhabung, informieren stets optimal über die neuesten gesetzlichen Regelungen und sparen Geld für einen Dienstleister. Zudem haben Unternehmer oder Handwerker ihre Lohn- und Gehaltskosten immer tagesaktuell im Blick – und können somit ihre Preiskalkulation bei diesen Ausgaben besser anpassen. Zudem haben Arbeitgeber die Fachkenntnisse dann im Haus und können Anfragen von Mitarbeitern direkt beantworten.
MittelstandsWiki: Welche Funktionen sollten effiziente Entgeltabrechnungslösungen enthalten?
Michael Baur: Mit der Software sollten sich alle wichtigen Unterlagen für den Betrieb, das Finanzamt und die Krankenkassen schnell und komfortabel erstellen lassen. Die neue Version von Lexware Lohn und Gehalt berücksichtigt darüber hinaus u.a. alle für den Jahreswechsel 2013 relevanten gesetzlichen Änderungen. Das Paket enthält alle Module für das Übermitteln der Steuerdaten an das Finanzamt (Elster) und alle wichtigen Meldungen an die Sozialversicherungsträger (dakota). Dazu gehören z.B. die Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung), Sofortmeldungen und Erstattungsanträge für die Umlage bei Krankheit oder Mutterschutz. Dank der Unterstützung durch eine so umfassende Lösung erledigen kleine Unternehmen oder Handwerksbetriebe mit ihrem eigenen Computer einfach und rechtssicher die anfallenden Aufgaben.
Das Interview führte Elke von Harsdorf.
