Adressbuch mit automatischem Abgleich
Endlich sind Sie wieder einmal in dieser schönen Stadt! Ein Kundentermin hat Sie hierher geführt. Nun wäre eine gute Gelegenheit, einen alten Bekannten wieder zu treffen, den Sie seit Jahren nicht mehr gesehen haben. Zum Glück hat Ihr Smartphone eine gute Anwendung für das Kontaktmanagement. Damit erfassen Sie gleich Telefonnummer, Mail-Adresse etc. Ihres neuen Kunden. Mit der App finden Sie auch ohne Probleme die Adresse Ihres alten Bekannten wieder. Doch mobile Kontakt- und Kommunikationsmanager können noch mehr.
Früher waren die Adressbücher oder Telefonverzeichnisse auf Handys nicht viel mehr, als ihr Name besagte: Sie hatten Namen, Vornamen, Postadresse, Festnetznummer und Handy-Nummer, später konnten Sie auch die E-Mail-Adresse und die Web-Adresse erfassen. Vielleicht konnten Sie dem Kontakt auch noch ein Foto zuordnen, das Sie aber meist selbst mit der Handy-Kamera aufnehmen mussten.
Solche mobilen Kontaktdatenbanken waren zwar nützlich, haben aber mit den modernen Apps fürs Kontaktmanagement nur noch rudimentäre Ähnlichkeit. Die Apps von heute, z.B. Smartr Contacts for iPhone, DW Kontakte & Telefon Pro, Phonedeck und Cobook for iPhone, stecken voller praktischer Zusatzfunktionen.
Gut fürs schlechte Gedächtnis
Selbst wenn Sie sich nicht mehr an das letzte Treffen erinnern – eine Smartphone-App wie Smartr Contacts hilft Ihrem Gedächtnis auf die Sprünge. Unter der Funktion History sehen Sie eine Aufstellung, wie oft Sie z.B. Nachrichten mit einem bestimmten Kontakt ausgetauscht haben, Sie finden die jeweils letzten Kontakte per E-Mail oder auf Facebook und haben einen Überblick, wer gemeinsame Kontakte sind.
Keine Frage: Dadurch finden Sie schnell Anknüpfungspunkte für Ihr Gespräch und vielleicht sogar Ideen, bei welcher Geschäftsbeziehung Ihnen dieser Kontakt unter Umständen helfen könnte. Nützlich sind auch Funktionen, die an Geburtstage und andere wichtige Termine erinnern, z.B. bei Kontakte +.
Per Plugin ins Social Web
Doch nicht nur der Rückblick auf einen Kontakt ist wichtig. Die Daten müssen vor allem aktuell sein, am besten automatisch aktualisiert. Dazu haben Apps wie Phonedeck, Smartr Contacts oder Kontakte + eine Verknüpfung zu sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter und LinkedIn. Falls Ihre Geschäftspartner oder privaten Bekannten dort ihre Daten ändern, können die Informationen in Ihrem Kontaktmanager automatisch synchronisiert und aktualisiert werden. Allerdings sollte die Synchronisation nicht nur mit sozialen Netzwerken möglich sein.
Schwarz auf Weiß
Was Apps fürs Business leisten können, erklärt Oliver Schonschek kompakt und genau im E-Book „Geschäfte mit mobilen Apps“, das es als freies PDF im Pressezentrum des MittelstandsWiki gibt.
Mit der Mail synchronisieren
Bevor Sie eine neue Kontaktmanager-App installieren, sollten Sie sich unbedingt ansehen, ob die App nur in ihrer eigenen Welt lebt oder ob Sie die dort erfassten und gespeicherten Daten auch auf Ihren PC im Büro übertragen können. Apps wie Kontakt Master wurden von Nutzern heftig kritisiert, da die Anwender die App z.B. nicht mit Outlook synchronisieren konnten.
Teil 1 überreicht elektronische Visitenkarten und verfolgt, ob das vCard-Format auch ankommt. Teil 2 holt sich die Datensätze aufs Smartphone und achtet darauf, dass die App sicher und synchronfähig ist. Teil 3 ist schließlich in den mobilen sozialen Netzwerken unterwegs.
Fehlt die Integration in Software, die Sie regelmäßig nutzen, können mobile Kontaktmanager noch so praktische Funktionen haben – sie bedeuten in jedem Fall doppelte Kontaktpflege. Das ist fehlerträchtig und macht viel Aufwand. Eine (kostenpflichtige) App wie Xobni Pro macht daher nicht an den Anwendungsgrenzen Schluss, sondern erlaubt den Abgleich z.B. mit Gmail und Outlook.
Fazit: Kontakte sind personenbezogene Daten!
Sie tun sich und Ihren Kontakten aber keinen Gefallen, wenn Sie nur auf die Funktionsvielfalt und die Integrationsfähigkeit der Kontakte-Apps achten. Lesen Sie vor der Installation einer App immer auch die Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen! Schließlich wollen Sie die Ihnen anvertrauten Daten nicht in die Hände Unbefugter und dem Missbrauch preisgeben.
Prüfen Sie auch, ob die Kontaktdaten wirklich in der App und damit lokal gespeichert werden oder ob sie in Wirklichkeit in einer Cloud landen. Ist dies der Fall, muss die Cloud auch den Datenschutzansprüchen genügen, schließlich geht es eindeutig um personenbezogene Daten.
- Der folgende Beitrag zum Thema sieht sich die Apps der sozialen Netzwerke an, die man ebenfalls für das mobile Kontaktmanagement nutzen kann, sowie spezielle mobile soziale Netzwerke, die sich nur um mobile Kontakte drehen.
Oliver Schonschek bewertet als News Analyst auf MittelstandsWiki.de aktuelle Vorfälle und Entwicklungen. Der Fokus liegt auf den wirtschaftlichen Aspekten von Datenschutz und IT-Sicherheit aus dem Blickwinkel des Mittelstands. Er ist Herausgeber und Fachautor zahlreicher Fachpublikationen, insbesondere in seinem Spezialgebiet Datenschutz und Datensicherheit.
Oliver Schonschek, Tel.: 02603-936116, www.schonschek.de
