Weg mit Papier, her mit digitalem Workflow!
Von Michael Praschma im Auftrag von SoftwareONE
So etwas haben wir lange genug gehört: „Das papierlose Büro wird – gefühlt – seit Jahrzehnten von den Evangelisten der Digitalisierung prophezeit. Die Realität ist ein ungebremster Papierschwall aus Druckern und Kopierern. Verträge, Versicherungspolicen, Steuerbelege, Angebote … – wo es um Dokumentenechtheit und Rechtssicherheit geht, greifen Unternehmen ins Papierlager. Und dann zum Leitz-Ordner.“
Derartiges Gejammer dürfte durch die EU-Verordnung eIDAS (siehe Infobox) seltener werden. Sie beseitigt nicht nur bisherige Hindernisse auf dem Weg zur papierlosen Organisation, sondern ermöglicht auch radikal verkürzte digitalisierte Geschäftsprozesse – und zwar branchenübergreifend für Unternehmen jeder Größe.
PDF wird viel mehr als „Gucken und Drucken“
Adobe hat mit der PDF-Entwicklung einen beeindruckenden Standard für die Formatierung und Darstellung von Dokumenten gesetzt, der system- und anwendungsübergreifend funktioniert und unter anderem fast unbegrenzte Dokumentumfänge erlaubt, zum Beispiel Ränder bis 15 Millionen Zoll (ca. 381 km). Standard ist seit Langem, dass neben im Netz verfügbaren PDFs ein Button für den kostenlosen Download des Acrobat Readers von Adobe steht.
Der Reader ist weit verbreitet, aber selbst bei mittelständischen Unternehmen oft nur ein Hilfsmittel, um Dokumente einheitlich anzuzeigen und auszudrucken. Mit dem kostenlosen Acrobat Reader kann man aber auch kommentieren, Formulare ausfüllen, abspeichern und Dokumente digital unterschreiben. Insgesamt verfügt Adobe Acrobat DC 2017 über nicht weniger als 27 Tools: PDF-Erzeugung und -Zusammenerstellung, Formularerstellung, PDF-Editierung, -Export, -Optimierung und -Standardisierung, Absicherung durch Schwärzung, Dokumentenvergleich und vieles mehr. Das Kürzel DC verweist seit 2015 auf ein weiteres Feature, das den Funktionsumfang erweitert: die Document Cloud. Kostenlos haben dort bis zu 5 GByte Daten Platz, die – für Unternehmen wichtig – auf europäischen Servern gespeichert sind und einen mobilen Zugriff auf einige Acrobat-Funktionen über die Cloud erlauben.
Digitalisierung und Dokumentensicherheit im Abo
Deutlich schneller, einfacher und effizienter als bisher werden Prozesse in der Kombination von eIDAS mit PDF-Funktionalitäten bei Bereichen wie
- Freigabe und Bestätigung von Dokumenten inklusive Formularen,
- Abwicklung von Angeboten, Kauf- und anderen Verträgen,
- Kreditvergaben und Versicherungsverträgen,
- HR-Management (Arbeitsverträgen),
- Dokumenten- und Belegverwaltung, rechtskonformer digitaler Archivierung sowie bei
- Behörden– und Steuerangelegenheiten.
Die Möglichkeit, über sogenannte qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter wie die Bundesdruckerei eIDAS-konforme Dokumente auch mobil zu unterzeichnen, macht tatsächlich schrittweise papierlose Organisationen möglich. Mit dem Cloud Signature Consortium entwickelt sich ein neuer offener Standard für international verwendbare E-Signaturen, der auch Adobe Sign integriert. Anwendungsbeispiele für Produkte wie Adobe Sign zeigen, was diese Entwicklung für den Workflow bedeutet: Bearbeitungszeiten im Service reduzieren sich auf einen Bruchteil. Vertragszyklen werden optimiert. Vertriebsmitarbeiter werden von Verwaltungsaufwänden entlastet usw.
Der Vergleich der fortgeschrittenen Anwendung Adobe Acrobat Pro mit früheren Versionen verweist auf eine lange Reihe neuer Features. So können gescannte Papierdokumente in sofort bearbeitbare PDFs unter Beibehaltung der originalgetreuen Schriften umgewandelt werden. Auf Cloud-Plattformen wie Adobe Document Cloud sind solche Anwendungsbereiche dann in einen standort- und geräteübergreifenden Workflow ohne Medienbrüche eingebettet.
Weitere Gründe für Abo- und Cloud-Lösungen liegen nahe: Updates sind No-brainer. Bei normgerechten Produkten wie Acrobat Reader und Adobe Acrobat mit weltweit 1,3 Milliarden Installationen gibt es eine hohe Sicherheit hinsichtlich langfristiger Verfügbarkeit. Die alternativ verfügbare Kauflösung ergänzt die Optionen für Unternehmen.
