Wenn Cloud, dann aber richtig
Von Sabine Philipp im Auftrag von SoftwareONE
Wer mit aktuellsten Microsoft-Lösungen arbeiten will, muss in die Cloud. Seit sich Redmond das Motto „Cloud first“ gegeben und Office 365 gestartet hat, kommt kaum ein Unternehmen darum herum. Dabei ist vielen nicht klar, dass die Entscheidung für Office 365 weitreichende Folgen hat. „Viele realisieren erst dann, dass sie in der Cloud sind, wenn sie den Verzeichnisdienst Active Directory dort repliziert finden“, erklärt Kai Riebe, Head of Technology Solution bei der SoftwareONE Deutschland GmbH. Dann gilt es, genau zu prüfen, ob dies mit der Datenschutzrichtline der Firma vereinbar ist. So entstehen für die interne IT ganz ungewohnte Herausforderungen.
Office 365 sicher starten
Bereits die Wahl des Mandantennamens ist ein erster Fallstrick. „Viele Administratoren steigen mit einer Testumgebung in Office 365 ein, und vergeben zunächst einmal einen kryptischen Namen“, so Riebe. Die Krux dabei ist, dass man diesen Namen so gut wie nicht mehr ändern kann. Wenn das Unternehmen dann online geht, erscheint dieser Name immer im Browserfenster – etwa dann, wenn ein Mitarbeiter mit Kunden über Skype for Business kommuniziert (sofern nicht die eigene Domain im Office-365-Portal registriert wird). „Bei unseren Vorträgen und Roadshows geht immer ein großes Raunen durch den Saal, wenn wir erklären, dass man mit Office 365 auch telefonieren kann“, berichtet Riebe. „Der Dienst heißt zwar Office 365, aber eigentlich müsste er Cloud-Paket heißen, weil er nicht nur das Office-Paket, sondern die gesamte Software-Palette von Microsoft zur Verfügung stellt, auch SharePoint oder den Mailserver.“
Kai Riebe ist Head of Technology Solution bei der SoftwareONE Deutschland GmbH. Dort unterstützt der Diplom-Kaufmann Unternehmen bei der Migration in die Cloud. Zuvor war der passionierte Mountainbiker als Geschäftsführer bei der Datagroup tätig.
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Dort lauert schon das nächste Missverständnis. Denn komplexe Lösungen wie SharePoint Online müssten meist noch an die internen Prozesse angepasst werden. „Viele Dienstleister verkaufen aber nur das Produkt Office 365 und lassen den Kunden dann allein“, bedauert Riebe. „Um unsere Kunden hier zu unterstützen, bietet SoftwareONE verschiedene Advisory Services an. Speziell für kleinere Unternehmen wurde zum Beispiel der Starter-Workshop konzipiert, der die elementaren Fragen beantwortet.“ Darüber hinaus bietet der Dienstleister einen Managed Service als Unterstützung für Unternehmen in der Cloud an. Workshop und Managed Service rechnen sich laut Riebe bereits für Firmen ab 25 Mitarbeitern.
Cloud-Kompetenzen aufbauen
Für Großunternehmen gibt es u.a. den Business Productivity Advisory Workshop. Dabei analysieren Riebe und seine Kollegen über mehrere Tage die Ist-Situation im Unternehmen und entwickeln auf dieser Basis dann gemeinsam mit dem Auftraggeber eine IT-Roadmap für die folgenden Jahre. Zusätzlich wird hier auf Wunsch auch eine Handlungsempfehlung gegeben. Den Experten kommt dabei ihre langjährige Erfahrung ebenso zugute wie die länderübergreifenden Vergleichsmöglichkeiten im Marktumfeld, etwa mit Blick auf Best-Practice-Beispiele von Unternehmen derselben Branche und Größe. SoftwareONE ist bereits seit 1986 im SPM-Bereich (Software Portfolio Management) tätig, und das Thema Cloud Computing steht hier schon seit rund zehn Jahren auf der Agenda.
Ebenso alt sind auch die Befürchtungen der Belegschaft, wenn ihr Arbeitsplatz in die Cloud geht. „Wir versuchen alle Mitarbeiter abzuholen und ihnen diese Ängste zu nehmen“, sagt dazu Riebe. Für Administratoren bietet das Unternehmen spezielle Schulungen an, um sie für die neuen Arbeitsgebiete fit zu machen. „Die Cloud hat viele Vorteile“, sagt Riebe, „aber natürlich stellt sie einen Paradigmenwechsel dar. Und auf den sollten sich Unternehmen sich gut vorbereiten. So können sie optimal profitieren.“
Auf bedarfsgenaue IT umstellen
Der Wechsel in die Cloud ist im Einzelfall nie ganz einfach, aber er ist gegenüber dem Wettbewerb letztlich unumgänglich. Nur so behalten Unternehmen ihre IT-Ausgaben im Griff, kappen unnötige Softwarekosten und schaffen eine flexible, standortunabhängige Produktivumgebung, die passgenau ihrem Bedarf entspricht. Den ersten Schritt in die Cloud macht jedes Unternehmen ein einziges Mal. Es hat dabei alle Unterstützung verdient, die ein Servicepartner mit Überblick nur geben kann, damit auf Dauer immer die richtige Software zur Verfügung steht – lizenzfest, sicher und verlässlich.
