Besser, schneller und flexibler als die Großen
Von Sabine Philipp im Auftrag der Scopevisio AG
Cloud Computing kann bei kleinen und mittleren Unternehmen enormes Potenzial freisetzen. Da ist sich Michael Rosbach, Vertriebs- und Marketing-Vorstand der Bonner Scopevisio AG sicher: „Mit Cloud-Software überholen KMU die Großen in Sachen IT-Leistungsfähigkeit, Agilität, Professionalität und Effizienz.“ Vorausgesetzt, die Rahmenbedingungen stimmen.
Anforderung an die Internet-Verbindung
Das Internet ist das Rückgrat Cloud-basierter Dienste. Voraussetzung für die Performance vieler Cloud-Dienste ist eine ausreichende Bandbreite. Ein DSL-Anschluss mit 2 MBit/s ist bei kleinen Unternehmen das Minimum. Maßgebliche Kriterien der bedarfsgerechten Dimensionierung der Internet-Verbindung sind die Anzahl der gleichzeitigen Nutzer und die Datenmenge.
Michael Rosbach ist Vertriebs- und Marketing-Vorstand der Bonner Scopevisio AG und Geschäftsführer bei der CenterDevice GmbH. Zuvor war der studierte Wirtschaftswissenschaftler Vorstand bei der GWI AG. Den Megatrend Cloud voraussehend, entwickelte das Unternehmen Scopevisio umfassende und vollständig integrierte Online-Unternehmenssoftware, die ein unternehmensweites Informationsmanagement zulässt, mit Anwendungen für Kampagnen, Marketing, Vertrieb, Projekte, Abrechnung, Banking, Buchhaltung, Anlagen und Berichte. Die hochskalierbare Software ist von PricewaterhouseCoopers zertifiziert und läuft ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Die Lizenzen können täglich hinzu- und abgebucht werden. Lediglich die letzte Lizenz und der damit einhergehende Dienstleistungsvertrag müssen aus Gründen der Datensicherheit und der Bestätigung zur Löschung der Instanz mit einer Frist von 14 Tagen schriftlich gekündigt werden.
Scopevisio AG, Rhein-Werkallee 3, 53227 Bonn, Tel. 0800-8008002, Fax: 0800-5000020, info@scopevisio.com, www.scopevisio.com
Transparentes Abrechnungsmodell
Die höhere Kostentransparenz ist ein wichtiges Argument für Cloud Computing. Damit der Kunde aber tatsächlich davon profitiert, sollte der Anbieter ein transparentes Preismodell vorlegen. Ideal sind Verträge, die es ermöglichen, flexibel Lizenzen hinzuzubuchen oder wieder zu kündigen. Schließlich sollen Unternehmen auch finanziell flexibel bleiben. Und das ist schwer möglich, wenn sie sich zwei Jahre vertraglich an eine Software binden, die sie nur drei Monate lang benötigen, z.B. weil sie einen externen Mitarbeiter für ein Projekt einbinden möchten. Oder, wie der Scopevisio-Vorstand es ausdrückt: „Man sollte die Software jederzeit an veränderte Rahmenbedingungen anpassen können.“ Ebenso sollten die Anwendungen flexibel in der Cloud kombinierbar sein. Denn viele Unternehmen aus dem Mittelstand möchten nicht ihr komplettes ERP-System auf einen Schlag ablösen.
Kombinieren und integrieren
Viele Kunden starten mit einzelnen Anwendungen, etwa mit einem CRM, das sie nach und zu einer ERP-Komplettlösung ausbauen. Bei solchen Ansätzen muss aber das Gesamtpaket des Anbieters stimmen; d.h. die Anwendungen sollten eine durchgängige Prozessoptimierung über alle Unternehmensbereiche hinweg ermöglichen. „Den größten Mehrwert bietet ein integriertes System aus der Cloud“, betont der Scopevisio-Vorstand. „Darin können alle wichtigen betrieblichen Abläufe abbildet werden. So wird ein unternehmensweites Informationsmanagement überhaupt erst möglich.“ Gleichwohl rät Rosbach, auf offene Entwicklerschnittstellen zu achten, die das Einbinden von Fremdsystemen ermöglichen, etwa Spezialanwendungen, die derzeit noch nicht in der Cloud verfügbar sind.
Die Vorteile von Unternehmenslösungen aus der Cloud kommen bei kleinen und mittleren Unternehmen besonders zum Tragen. (Grafik: Scopevisio)
Neben den technischen Fragen gilt es auch, die organisatorischen Herausforderungen zu meistern. „Bei jedem Wechsel auf ein neues System stehen immer auch die Themen Systemeinrichtung und Migration auf der Agenda“, sagt Rosbach. „D.h., die Unternehmen müssen die Arbeitsplätze einrichten und die Kunden- bzw. Lieferantenkontakte, Produktstammdaten oder Finanzbuchhaltungsdaten in das neue System migrieren.“ Praktisch ist es, wenn der Anbieter hier einen eigenen Service anbietet. Ein Muss ist hingegen, dass er garantiert, dass die Daten bei einem Wechsel wieder problemlos zurückmigriert werden können.
Rechtskonform und zukunftssicher
Ein Cloud-Vorhaben ist immer dann erfolgreich, wenn der Kunde in einem ersten Schritt seine eigenen Anforderungen klar formuliert hat. „Dabei sollte man auch schon an zukünftige Bedarfe denken, wie z.B. die Einbindung von externen Mitarbeitern. Auf dieser Grundlage kann man in einem zweiten Schritt verschiedene Angebote sichten, selektieren und erneut prüfen“, erklärt Rosbach. Er nennt als zentrale Entscheidungskriterien: Flexibilität, Skalierbarkeit, Datenschutz und Datensicherheit, die Qualität der Technologie und auch die Zuverlässigkeit der Partner.
Er empfiehlt außerdem, bei Unternehmenssoftware aus der Cloud darauf zu achten, dass der Anbieter seine Anwendung in einem zertifizierten Rechenzentrum im Land des Nutzers betreibt. Dann sei sichergestellt, dass der Rechenzentrumsbetreiber den gleichen Datenschutzgesetzen unterliegt. „Wenn Sie in der Cloud personenbezogen Daten verarbeiten, müssen Sie außerdem eine schriftliche Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen“, erinnert er. Und noch einen Tipp hat Rosbach parat: den Anbieter nach Referenzen von Kunden zu fragen, die in etwa die gleiche Unternehmensgröße haben und die aus der eigenen Branche stammen. „Diese kann man dann gegebenenfalls direkt befragen und bei dieser Gelegenheit gleich Erfahrungen rund um Einführung, Migration oder Support austauschen.“
Fazit: Leichte Truppe, schwere Schlagkraft
Wenn diese Rahmenbedingungen stimmen, können gerade kleine und mittlere Unternehmen mit Anwendungen aus der Cloud deutlichen Mehrwert generieren, so die Erfahrung des Wirtschaftswissenschaftlers. Er nennt als Realbeispiel eine Kanzlei für Wirtschaftsberatung, die mit Cloud Computing 30 % Administrationsaufwand einsparen konnte. Ein anderer Kunde, der auf Beratung im 3D-Druck spezialisiert ist, konnte sein Geschäftsmodell mit bundesweit verteilten Vertriebsmitarbeitern und Technikern überhaupt nur in der Cloud effizient abbilden. Die Vertriebsleitung eines IT-Anbieters war hingegen ganz von einer Anwendung angetan, mit der die Mitarbeiter alle wichtigen Kundeninformationen (E-Mail, Dokumente etc.) zentral in der Kundenakte aufrufen konnten. Die Kundenhistorie war damit jederzeit und an jedem Ort einfach nachzuvollziehen.
