Ausgereifte Systeme sind revisionssicher
Von Gerald Strömer im Auftrag der Comarch AG
Früher genügten noch ein paar Aktenschränke mit Leitz-Ordnern. Angesichts der Möglichkeiten moderner Technik, der Realitäten elektronischer Geschäftspost und der heutigen Compliance-Anforderungen funktioniert ein solches Ablagesystem vielleicht noch für Selbstständige und kleine Firmen. Für mittelständische Unternehmen und solche der Enterprise-Klasse ist die strukturierte Archivierung von Dokumenten aber eine zwingende Notwendigkeit.
Dennoch hat weniger als die Hälfte aller Unternehmen ab 50 Mitarbeitern eine IT-gestützte Archivierungs- und Dokumentenverwaltungslösung im Einsatz. Der Grund: Manchen IT-Entscheidern sind die Vorteile immer noch unklar, und langgediente Firmenlenker sind oft der Ansicht, dass sie ihre Unternehmen auch ohne moderne Dokumentenablage durchs Wirtschaftsleben steuern können.
Gezielt ablegen und auffinden
Einige haben damit vielleicht sogar recht; aber für viele Unternehmen kommt spätestens bei einer Prüfung durchs Finanzamt das böse Erwachen. Denn wer in mühevoller, fehleranfälliger und langwieriger Handarbeit die im Laufe der Jahre angefallenen und in Papierform abgelegten Unterlagen nach vorgegebenen Kriterien durchforsten muss, wird sich unter Garantie einen Ansatz wünschen, der effizienter, risikoärmer und vor allem schneller ist.
Genau das leisten moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS), die E-Mails, digitalisierte Eingangspost und Faxe sowie sonstige Dokumente wie Rechnungen, Belege, Verträge und Versicherungsunterlagen platzsparend und revisionssicher ablegen; die Systeme sorgen auch dafür, dass das alles später effizient und schnell wieder zu finden ist.
DMS archiviert rechtskonform
DMS reduzieren bei gleichzeitiger Qualitätsverbesserung die Bearbeitungszeiten von Dokumenten, verbessern den Informationsfluss zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten und vermeiden v.a. zeitintensive Recherchen nach Vorgängen oder Dokumenten. Entscheidend ist aber, dass Dokumentenmanagementsysteme auch den digitalen Bereich abdecken – und das ist im heutigen Geschäftsalltag extrem wichtig, da E-Mails die klassische Geschäftspost von Briefen und Faxen zunehmend ablösen.
So werden immer mehr geschäftskritische Daten per E-Mail versandt – und die muss das Unternehmen dennoch rechtssicher aufbewahren. Den einzelnen Mitarbeitern sollte man dies nicht überlassen (auch wenn viele Firmen dies in der Praxis immer noch so handhaben), denn das Ergebnis ist erfahrungsgemäß ein unstrukturierter, unsystematischer, äußert schwer zentral abrufbarer und in jedem Fall unsicherer Datenwust.
Sämtliche Inhalte im Griff
Die mit Dokuware vergleichbare Archivierungslösung Comarch ECM ist ein datenbankgestütztes DMS, mit dem sich das Dokumentenmanagement kleiner und mittlerer Unternehmen deutlich vereinfachen lässt. Comarch ECM – früher als InfoStore ECM bekannt – ist ein schlankes, schnelles und leistungsstarkes Archiv-, Ablage- und Dokumentenverwaltungssystem, das plattformübergreifend auf Windows, Mac, Linux, diversen UNIX-Varianten und auf der iSerie/AS400-Plattform läuft – und sich sogar von Apples iPhone aus nutzen lässt. Zusätzlich bietet Comarch als Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) Funktionen für transparenten Workflow und Prozessautomatisierung.
Comarch bietet aktuell Webinare an, in denen Fachreferenten anhand konkreter Beispiele wie automatisierter Rechnungseingangskontrolle, Investitionsantrag, Angebotsbearbeitung oder einem simplen Urlaubsantrag demonstrieren, wie Interessenten mit Comarch ECM Geschäftsprozesse kontrollieren, vereinfachen und automatisieren. Eine Übersicht über anstehende Webinare finden Sie auf www.webinar.comarch.de.
Comarch ECM erfüllt nationale und internationale Rechtsvorschriften und Normen für die langfristige, revisionssichere Dokumentenarchivierung. Die Lösung lässt sich zudem in verschiedenste IT-Systeme – namentlich ERP-Anwendungen – integrierten und kann so Belege wie Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen automatisch übernehmen. Mit dem Workflow-Modul kann man dann komplette Geschäftsprozesse transparenter machen und schneller, preiswerter und verlässlicher bearbeiten. Comarch ECM unterstützt aber auch beim Personal– und Vertragsmanagement, bei der Verarbeitung von Eingangsdokumenten, bei der Fuhrparkverwaltung oder bei der Fertigung und Qualitätssicherung.
Aufgesetzt, erklärt und eingewiesen
Obwohl Comarch ECM grundsätzlich für jede Unternehmensgröße und jedes Datenvolumen skalierbar ist, setzen die Lösung typischerweise Unternehmen mit 50 bis 100 Mitarbeitern ein. Für Selbstständige oder kleine Unternehmen ist sie im Funktionsumfang schlichtweg zu mächtig – und damit letztlich auch zu teuer.
Die Kosten der Lösung hängen von der Anzahl der Arbeitsplätze ab; laut Comarch braucht ein 50-Mann-Betrieb erfahrungsgemäß etwa zehn Lizenzen. Entry-Starterpakete für Comarch ECM decken die gleichzeitige Nutzung durch fünf bzw. zehn Anwendern (Concurrent User) ab und kosten 6500 bzw. 9000 Euro. Comarch ECM Entry umfasst das Archivbasissystem mit PDF-basierter Massendatenarchivierung sowie die grafische Benutzeroberfläche mit dem Windows-Retrieval-CMS für die Recherche und Anzeige archivierter Dokumente. Mit seiner Hilfe sollen z.B. Rechnungsprüfungen in Sekunden erledigt sein.
Comarch ECM installiert man nicht selbst und man bucht es auch nicht als SaaS-Angebot aus der Cloud. Stattdessen reist ein Comarch-Spezialist an, der die Lösung direkt vor Ort installiert und eingerichtet; außerdem erklären die Fachleute seine Handhabung den künftigen Benutzern. Je nach Betriebsgröße sind dafür mindestens drei Tage und mehr zu veranschlagen. Denn da der Umstieg von einem papierbasierten auf ein digitales System einen ziemlichen Bruch eingefleischter Verhaltensweisen darstellt, muss man die Mitarbeiter, die das System nutzen sollen, schließlich sinnvoll auf den Einsatz vorbereiten.
Fazit: Effektiv, schnell und sicher
Man kommt vielleicht auch ohne ein DMS aus, aber man tut damit sich, dem Unternehmen und den Mitarbeitern gewiss keinen Gefallen. Wer seine Geschäftsprozesse digitalisieren, vereinfachen und beschleunigen will, sollte den Schritt wagen und zu einem modernen Dokumentenmanagementsystem wie Comarch ECM greifen, um unangenehmen Überraschungen vorzubeugen. Damit bleibt alles rechts- und revisionssicher archiviert, so dass die Informationen jederzeit schnell wieder auffindbar sind.
