Outsourcing macht EDI erschwinglich
Von Gerald Strömer im Auftrag der Comarch AG
Nicht ohne Grund ist das Thema EDI bereits seit 30 Jahren Alltag in den großen Unternehmen der Enterprise-Klasse, denn das Verfahren ist eine zentrale Säule moderner Just-in-Time- und Just-in-Sequence-Logistik. Für den Mittelstand waren die EDI-Anforderungen großer Auftraggeber bislang eher eine lästige Pflicht. Mittlerweile gibt es aber neue, interessante Ansätze mit Cloud– und Weblösungen.
Bereits jetzt ist es vielfach so, dass mittelständische Unternehmen bei EDI mitziehen müssen, wenn sie im globalen Wettbewerb erfolgreich mithalten wollen. Tatsächlich aber hat der elektronische Datenaustausch auch bei scheinbar ausschließlich lokalen Geschäften Bedeutung: Setzen beide Handelspartner EDI-Lösungen ein, sinken die Komplexität und die Kosten der Geschäftsbeziehung, erhöht sich die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens und verbessert sich die Wettbewerbsfähigkeit. Ob der Partner dabei in Südostasien oder 16 km weiter sitzt, ist völlig egal.
Fehlerlos von System zu System
Viele produzierende mittelständische Unternehmen können ihre Wettbewerbsfähigkeit vor allem durch eine moderne IT-Infrastruktur und eine stetig fortschreitende Prozessautomation steigern. Die volle Automatisierung von Absatz- und Beschaffungsprozessen ist aber nur dann möglich, wenn auch der Daten- und Informationsaustausch mit den Geschäftspartnern standardisiert ist. Ohne Standards im elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange), die für alle involvierten Geschäftspartner gelten, lassen sich Prozesse nur bis zu einem gewissen Punkt verselbstständigen. Dann muss der Mensch doch wieder steuernd eingreifen.
Electronic Data Interchange (EDI) beschreibt den direkten und automatisierten Austausch von strukturierten Geschäftsinformationen zwischen den IT-Systemen zweier Geschäftspartner mittels standardisierter Schnittstellen und Formate. Das bedeutet in der Praxis dass EDI-Lösungen die Daten der ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) zweier Geschäftspartner soweit vereinheitlichen, dass das jeweilige Gegenüber die eigenen Geschäftsdaten korrekt interpretieren kann. EDI ersetzt somit zwischen Handelspartnern die Kommunikation per Fax, Post oder Telefon; die ERP-Systeme der Geschäftspartner tauschen Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen sowie weitere Daten und Informationen in direkter Machine-to-Machine-Kommunikation untereinander aus.
Damit spart man nicht nur Kosten für die Übertragung und Bearbeitung, sondern es sinkt auch die Fehlerquote, mit der man bei der manuellen Bearbeitung solcher Vorgänge immer rechnen muss. Logistische Prozesse lassen sich zudem frühzeitig planen und unkompliziert koordinieren, so dass Ressourcen und Kapazitäten des Unternehmens besser ausgelastet sind.
Da es aber verschiedene Formate des elektronischen Datenaustausches gibt (z.B. regionale Differenzen zwischen Europa und den USA oder Unterschiede zwischen einzelnen ERP-Systemen), müssen EDI-Lösungen die Geschäftsdaten vor dem Austausch auf einen gemeinsamen Standard bringen. Das geschieht normalerweise mittels so genannter Konverter.
Online-Dienste für den Mittelstand
Der EDI-Einsatz war in der Vergangenheit eher auf Großunternehmen begrenzt, da in der Regel nur Inhouse-Lösungen in Frage kamen. Da die Integration solcher Lösungen in die IT-Landschaft des Unternehmens aber mit einem beträchtlichen Aufwand an Zeit, Investitionen und Wartung verbunden ist, scheuten viele Mittelständler den Schritt zu EDI. Doch je mehr Mitbewerber und Geschäftspartner mit EDI arbeiten, desto größer wird der Druck auf Unternehmen, die sich dem elektronischen Datenaustausch bislang verweigerten.
Teil 1 erklärt, wann kleine und mittlere Unternehmen von Cloud-Services profitieren. Teil 2 geht durch, was bei der Anbieterwahl zu beachten ist. Sicherheit, rechtliche Vorgaben, technische Voraussetzungen und das Service Level Agreement sind die wichtigsten Punkte.
Solchen Unternehmen eröffnen sich mit den erst seit relativ kurzer Zeit verfügbaren Cloud- und Web-Lösungen aber neue Ansätze. Anstelle der bislang üblichen selbst betriebenen Inhouse-Installation, die komplex, aufwändig, ressourcenfressend und entsprechend kostspielig ist, tritt das Outsourcing von EDI-Aufgaben. EDI-Auslagerung unterteilt sich in zwei Bereiche: EDI aus der Cloud und Web-/Portal-Lösungen:
- EDI aus der Cloud (oft auch EDI as a Service) ist eine vom Umfang her einer Inhouse-Installation vergleichbare komplette EDI-Plattform, die von einem Dienstleister bereitgestellt und in dessen Rechenzentrum betrieben wird.
- Web-/Portal-Lösungen (oft auch Web-EDI) sind Lösungen, mit denen sich z.B. Lieferanten ohne eigenes EDI-System in die IT des eigenen Unternehmens einbinden lassen.
Das Dresdener Unternehmen Comarch gehört zu den führenden Anbietern von Lösungen zum elektronischen Datenaustausch. In diesem Bereich kann das Unternehmen auf 15 Jahre praktische Erfahrung in Sachen internationaler Projektrealisierung zurückblicken und eines der der größten EDI-Netzwerke mit mehr als 15.000 Kunden in 33 Ländern vorweisen.
Das EDI-Angebot von Comarch gliedert sich in die drei Bereiche Cloud-Dienstleistung (EDI aus der Cloud bzw. EDI as a Service), Web-Interface (WebEDI/Lieferantenportal) und Inhouse-Lösung. Potenzielle Kunden können somit entweder die Kostenvorteile einer aufwandsarmen Outsourcing-Lösung nutzen oder mit einer Inhouse-Installation alle Sicherheitsbedenken gegenüber der Cloud aus der Welt schaffen.
Wer eine unverbindliche Beratung oder eine individuelles Angebot zu den EDI-Lösungen von Comarch wünscht, kann das Unternehmen per E-Mail kontaktieren oder das Kontaktformular auf der Comarch-Webseite (mit Rückruf-Service) nutzen. Als direkter Ansprechpartner für Comarchs EDI-Lösungen steht außerdem Herr Michael Ulbricht für den telefonischen Direktkontakt zur Verfügung: +49 351 3201 3224.
Fazit: Ausgelagert automatisieren
Aus der heutigen Geschäftswelt ist der elektronische Geschäftsdatenaustausch kaum mehr wegzudenken. Für kleinere Handwerker und Selbstständige ist eine EDI-Lösung sicherlich zu viel. Aber schon sobald ein Unternehmen mit Geschäftspartnern regelmäßig Dienstleistungen und Produkte austauscht, macht eine EDI-Lösung Sinn. Vor allem in produzierenden Betrieben kann der elektronische Datenaustausch zu erheblichen logistischen, Kosten- und damit auch Wettbewerbsvorteilen führen. Mit dem Aufkommen von Cloud- und Web-Angeboten sind die Haupthindernisse jedenfalls beseitigt. Mittelständische Unternehmen können EDI-Lösungen nun auch aufwandsarm und zu überschaubaren, genau kalkulierbaren Kosten nutzen.
