Verkauft, bezahlt und automatisch nachbestellt
Von Sabine Philipp im Auftrag von Comarch
Zahllose Online-Shops gibt es heute „mit Warenwirtschaft“. Das ist praktisch für den kleinen Vertrieb zwischendurch. Doch erst umgekehrt wird ein Schuh draus. Unternehmen aus dem Mittelstand, die im Fernabsatz ein tragendes Standbein haben, brauchen zunächst eine professionelle (und vor allem: passende) ERP-Unterstützung. Es mietet ja auch niemand Ladenfläche an und überlegt sich dann erst, was er dort verkaufen könnte.
Kernkriterien für ERP-Systeme
ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind meist modular aufgebaute Anwendungen, mit denen Unternehmen ihre Prozesse und Vorgänge transparent darstellen und steuern können; sie verbinden Wareneinkauf, Lager, Logistik und Vertrieb direkt miteinander und ermöglichen einen hohen Automatisierungsgrad in der zentralen Verwaltung sämtlicher Abläufe. Dass die Lösungen sich im Online-Handel rasant verbreiten, liegt nicht zuletzt daran, dass E-Commerce und ERP ohne Medienbruch nahtlos ineinandergreifen – wenn das System klug gewählt ist. Denn nicht jede Lösung passt – und erfüllt, was man sich erhofft hat. Hier sind die wichtigsten Eigenschaften, die der Online-Handel von modernen ERP-Systemen erwarten darf.
Flexibilität
Mittelständische Unternehmen benötigen zunächst meist nur wenige Funktionen. Das kann sich aber schnell ändern, z.B. wenn zusätzlich zum stationären Handel ein Online-Shop nötig wird. Modular aufgebaute Lösungen erleichtern den Ausbau in solchen Fällen enorm. Weitere wichtige Punkte, die das Geschäft beweglich halten, sind …
- Browserfähigkeit (damit ist der Programmabruf in gängigen Internet-Browsern möglich – so lassen sich Arbeitsplätze leichter einbinden),
- Plattformunabhängigkeit (die Garantie dafür, dass die Systeme auch bei einem Hardware-Wechsel weiterlaufen) sowie
- offene Architekturen: Sie erleichtern die Integration in die Systeme anderer Anbieter. Die im ERP-System definierten Abläufe sollte man außerdem jederzeit an neue Gegebenheiten anpassen und um neue Prozessdefinitionen erweitern können.
Leistung
Unternehmen wachsen. Deshalb muss die Architektur so ausgelegt sein, dass sie den steigenden Anforderungen an die Performance gerecht wird. Dass das ERP-System umstandslos nach oben skaliert, ist für Online-Shops in doppelter Hinsicht entscheidend: Erstens muss es saisonbedingte Spitzen – wie etwa im Weihnachtsgeschäft – ohne Leistungseinbußen bewältigen, zweitens muss es eine allfällige Ausdehnung auf zusätzliche Standorte oder neue Märkte verkraften können. Beim Großeinzelhändler KiK z.B. war genau dies eine wichtige Anforderung: Mit Comarch ERP als Lösung „erreichen wir in der Verarbeitung beim Live-Gang eine hohe Skalierbarkeit und können auch höhere Bestellvolumina problemlos abwickeln“, betont Lars Nierfeld, Geschäftsführer der KiK24 e-Commerce GmbH.
Ergonomie
Praktische, selbsterklärende Oberflächen steigern die Benutzerfreundlichkeit – und damit die Mitarbeiterakzeptanz. Dieser Faktor ist sowohl in der täglichen Arbeit entscheidend, als auch und gerade in der Einführungsphase, denn die wiederum bestimmt maßgeblich den Erfolg des gesamten Projekts. So hat man sich z.B. bei John gerade „aufgrund der Benutzeroberfläche, der Funktionalität und des Looks and Feels für Comarch ERP entschieden“, wie der dortige IT-Leiter und Controller Markus Hirth berichtet. Mit einer Software, die überschaubar angelegt ist, sich intuitiv bedienen lässt und elementare Ergonomie-Richtlinien verwirklicht, arbeiten die Mitarbeiter leichter, besser und effizienter.
Multichannel
Die Kaufentscheidungen von Kunden fallen heutzutage quer durch die Vertriebskanäle. Das hat neue Konzepte wie Click and Collect zur Folge, die darauf abzielen, dem Käufer als Unternehmen und Marke auf jedem Kanal wieder zu begegnen und ihm den Abschluss zu ermöglichen, ob im Ladengeschäft, bei eBay und Amazon oder auf Facebook. Ein zukunftsfähiges ERP-System sollte daher in jedem Fall auch den Multichannel-Vertrieb möglich machen.
Standardisierung
Extrawünsche bei Software sind immer aufwendig und teuer. Günstiger und pflegeleichter sind Standardsysteme, die sich einfach erweitern lassen. Aus Erfahrung ist dieser Kostenfaktor nicht zu unterschätzen, wie IT-Leiter Christian Lupitzki hervorhebt: Die BHK Holz u. Kunststoff KG, ebenfalls Comarch-ERP-Kunde, verdanke „der neuen Lösung eine Kostenersparnis gegenüber dem früher üblichen hohen Programmieraufwand, denn wir können intern viele Anpassungen selber vornehmen.“
Internationalität
Laut einer Umfrage der Become Europe GmbH liefern 55 % der über 1000 befragten deutschen Online-Händler ins europäische Ausland, 77 % denken über eine Ausweitung ihres Geschäfts auf ausländische Märkte nach. Mehrsprachige Systeme sind hier im Vorteil. Wenn das System auch noch multisite-fähig ist und zeitzonenunabhängig arbeitet, lassen sich Partnerunternehmen aus dem Ausland leichter einbinden.
Transparenz und Automatisierung
Ein ERP für den Online-Handel sollte alle beteiligten Abteilungen und Prozesse abbilden und zentral steuern können, vom Einkauf über Lager und Logistik bis zum Verkauf. Dieses Kriterium ist in der Praxis von entscheidender Bedeutung. Denn wo die Daten ausschließlich über das ERP-System gepflegt werden, verhindert das die Entstehung von Datensilos und ermöglicht einen höheren Automatisierungsgrad.
Das funktioniert z.B. so, dass bei jeder Warenbestellung im Online-Shop automatisch eine Synchronisation der Lagerbestände stattfindet. Unterschreitet ein stark nachgefragter Artikel eine bestimmte Mindestmenge, bestellt ihn das System eigenständig nach oder benachrichtigt den zuständigen Mitarbeiter. Das System kann zudem die Einkäufe flexibel nach Jahreszeit steuern. Dann erkennt es z.B., dass bestimmte Artikel im Winter weniger gefragt sind, und verzichtet auf die Nachbestellung.
Sieger im Versandhandel
Comarch ERP wurde bereits zweimal als ERP-System des Jahres ausgezeichnet: 2011 in der Kategorie „E-Business“ und 2013 in der Kategorie „Versandhandel“.
Fazit: Nur was passt, zahlt sich aus
Zuletzt kommt es aber nicht auf das Produktdatenblatt an, sondern darauf, dass der ERP-Anbieter versteht, was der Händler konkret braucht. Ein guter Anbieter spricht vor allem Klartext und kommuniziert mit seinen Kunden in einer Sprache, die sie verstehen. Er kennt die Branche, hat bereits mit Unternehmen in vergleichbarer Größe zusammengearbeitet und kann proaktiv beraten.
Was passieren kann, wenn ein Berater mit den jeweiligen Kundenbedürfnissen nicht gut vertraut ist, hat so mancher Online-Händler schmerzhaft erleben müssen. Ein Musterfall ist der Feinkost-Webshop, der mit einem großen Warensortiment eröffnete; Zielgruppe waren Endverbraucher. Der Systemberater, der bis dato nur mit großen Industriekunden zusammengearbeitet hatte, erkannte nicht, dass solche Shops sehr flexibel sein müssen, denn das Sortiment verändert sich ständig. Zudem können sich im B2C-Handel rasch die gesetzlichen Vorgaben ändern. Das Ende vom Lied war, dass der Shop-Betreiber einen hohen Betrag für eine unpassende Lösung zahlen musste. Und jede Änderung kostete extra.
Im Gegensatz dazu kennen Berater mit entsprechender Expertise die Probleme und Erfordernisse im Mittelstand und bieten entsprechende Lösungen an. Das spart Zeit, Geld und Nerven.
