Mit modularen Enterprise-Applikationen ausbauen
Von Sabine Philipp im Auftrag von Oracle Deutschland
Prosperierende Unternehmen, die spürbar wachsen, müssen unversehens vieles auf einmal bewältigen – beim Erweiterungsbau, in der Logistik, im Vertrieb, sie müssen Abläufe neu formulieren und oft sogar ihr Geschäftsmodell anpassen. Gleichzeitig erwarten Kunden und Partner eine rasche Reaktion auf ihre Anfragen. Eine relativ elegante Möglichkeit, die IT mitwachsen zu lassen, sind passende Enterprise-Tools wie ERP oder CRM. Sie helfen, die vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen – allen voran die hierzulande stets kostspielige Manpower.
ERP und CRM sind wohl die bekanntesten und branchenübergreifend am weitesten verbreiteten Unternehmenslösungen, die auf Basis von Datenbanksystemen geschäftliche Abläufe steuern und optimieren. Beim Enterprise Resource Planning (ERP) geht es im Wesentlichen auch genau darum: alle Prozesse in einem Unternehmen elektronisch abzubilden – und die benötigten Ressourcen optimal einzusetzen. CRM wiederum steht für Customer Relationship Management. Hier dreht sich alles um den Aufbau und den Erhalt der Kundenbeziehungen. CRM und weitere Business-Anwendungen wie z.B. Warenwirtschaftssysteme sind oft Teil einer umfassenden ERP. Weil viele Unternehmen aber gar nicht alle Funktionen von solch umfangreichen Lösungen benötigen, sind diese in der Regel modular aufgebaut.
Werkzeug muss stets zur Hand sein
Dass im Hintergrund der meisten Hilfsmittel, die für einen reibungslosen Geschäftsablauf sorgen, eine solide Datenbank steht, ist den wenigsten bewusst. Doch sie macht es möglich, dass das Tagesgeschäft heute z.B. so aussieht: Ein Kunde ruft an und plötzlich steht ein neuer Auftrag im Raum. Der Sachbearbeiter kennt den Kunden bislang noch nicht, kann dieses Manko aber ohne Verzögerung mit einem Blick ins CRM ausgleichen. Denn dort findet er die Kaufhistorie nebst allen zugehörigen Informationen, von der Postanschrift bis zum Zahlverhalten. Ein zweiter Blick in die Projektverwaltung zeigt außerdem, ob der Betrieb zurzeit über genügend Personal verfügt, um den Auftrag zu stemmen.
Aber nicht nur im schnellen Kontakt ist entscheidend, dass aktuelle Informationen auf Abruf zur Verfügung stehen. Begeben wir uns drei Zimmer weiter, finden wir den Geschäftsführer, der soeben eine BI-Übersicht aufruft, die ihm zeigt, welche Waren momentan besonders gut laufen. In Korrelation mit externen Marktdaten ist er jederzeit genau im Bilde, wie sich Dienstleistungen und Produktgruppen entwickeln, wie einzelne Projekte vorankommen und wo es Handlungsbedarf gibt. Die Analyse eines Mitarbeiters, die dieser ebenfalls zentral im System abgelegt hat, klärt ihn außerdem über das Potenzial von Social Media auf – und er beschließt vielleicht, eine Erweiterung des Systems zu schalten, die den zusätzlichen Vertrieb über soziale Netzwerke ermöglicht.
Das Gute an der technologischen Entwicklung der vergangenen Jahre ist: Man muss beileibe kein Großunternehmen führen, um solche Szenarien für sich zu realisieren. Denn mittlerweile gibt es speziell für kleine und mittlere Unternehmen Softwaresuiten mit standardisierten Funktionalitäten. Kaum ein Start-up der jungen Generation würde heute ohne datenbankgestützte Business-IT den Sprung wagen. Gewachsene Unternehmen sind in der Regel mit SaaS-Lösungen (Software as a Service) gut beraten, die eine besonders kurze Einführungszeit ermöglichen.
Flexibel nutzen und erweitern
Software as a Service ist die älteste und bewährteste Form von Cloud Computing: Das Unternehmen kauft keine Software, sondern bezieht die Anwendungen über das Internet – die Rechenarbeit geschieht dabei auf den Servern des SaaS-Anbieters; die Mitarbeiter greifen über eine Eingabemaske via Web auf das Programm zu.
SaaS-Lösungen bieten für junge, ebenso wie für schnell wachsende Unternehmen einige Vorteile. Erstens ist die Einführung schnell vollzogen, zusätzliche Investitionen in Hardware sind nicht erforderlich. Zweitens spart man sich damit auch IT-Personalkosten, da der Anbieter die Software pflegt, für Sicherheit und Datenschutz sorgt und die Updates einspielt. Der dritte Vorteil heißt Flexibilität: Die Anzahl der Lizenzen kann man in der Regel – wenn der Vertrag es zulässt – je nach Nutzerzahl aufstocken oder reduzieren. Gezahlt wird also letztlich nur so viel, wie dem aktuellen Bedarf entspricht. Das ist besonders praktisch für Firmen, die ein saisonal schwankendes Geschäft haben oder die temporär mit Freiberuflern arbeiten.
Teil 1 öffnet die Haube und sieht nach, wie man bestehende Datenbanksysteme so tunen kann, dass die IT mit dem florierenden Geschäft mithält. Teil 2 geht noch einen Schritt weiter und montiert Business-Anwendungen zum Durchstarten. Im SaaS-Betrieb gibt es passgenaue ERP- und CRM-Module.
Ob SaaS tatsächlich die beste Lösung ist, hängt im Einzelfall jedoch von verschiedenen Parametern ab. So müssen die Anwendungen fehlerfrei in die IT-Architektur passen. Und auch die verfügbare Bandbreite der Internet-Anbindung muss für die Software und die Menge der Zugriffe ausreichen. Dabei benötigen aufwendige ERP-Programme eine stärkere Anbindung und zusätzliche Fallback-Konzepte. Und dann gibt es noch das Kleingedruckte, die Service Level Agreements (SLA). Sie regeln alle Fragen zum Leistungsspektrum des Anbieters, zur Verfügbarkeit, zur Datenmigration und zur Weitergabekontrolle; sie legen auch fest, was geschehen soll, falls es Uneinigkeit zwischen den Vertragspartnern gibt.
Fazit: Wachstum auf sicherer Grundlage
Natürlich ist die IT nicht der einzig entscheidende Erfolgsfaktor. Wo sich das Geschäftsmodell überholt hat, nützt auch keine Software. Aber Hilfsmittel auf der Basis funktionaler Datenbanken sind entscheidend für Unternehmen, sich auf engen Märkten im Wettbewerb vorne behaupten wollen. So kommt z.B. die Bain-Studie „Leading a Digical Transformation“ zu dem Ergebnis, dass erfolgreiche Unternehmen digitale Ansätze nutzen, um ihre physischen Geschäftsmodelle weiterzuentwickeln und so die Basis für ein anhaltend profitables Wachstum zu schaffen.
Wichtig wäre daher, die neuen Möglichkeiten, mit denen Informationstechnologie das Geschäft auf Kurs halten kann, im Blick zu behalten und sich nicht abhängen zu lassen. Unternehmen, die ihre Datenbanksoftware auf dem neuesten Stand halten und mit wachem Auge verfolgen, welche Business-Lösungen dazu passen, müssen auch keine übermäßig hohen Sprünge machen. Stattdessen können sie aus technologischen Innovationen verhältnismäßig rasch und unkompliziert eigene Erträge generieren. Für nicht wenige Business-Anwendungen – vor allem im SaaS-Modell – gibt es sogar Testzugänge zum Ausprobieren.
