Risiken vermeiden und Kosten sparen
Von Gerald Strömer im Auftrag von Oracle Deutschland
Je größer ein modernes Unternehmen ist, desto größer ist auch die Zahl und Vielfalt der eingesetzten und genutzten Software. Daraus ergibt sich allerdings eine Compliance-Frage, deren Beantwortung sowohl finanzielle als auch rechtliche Konsequenzen haben kann: Haben wir exakt so viele Lizenzen, wie für alle Systeme und Anwender notwendig sind?
Was habe ich, was brauche ich?
Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur regelmäßigen Audits unterziehen und diese Frage mit einem klaren, hundertprozentigen Ja! beantworten können und somit auf den Punkt genau so viele Software-Lizenzen haben, wie sie wirklich benötigen, sind die Ausnahme.
In vielen, vor allem in mittleren und großen Unternehmen, dürften in der Praxis entweder zu wenige oder zu viele Lizenzen vorhanden sein. Und das ist in Wahrheit ein Geschäftsrisiko:
- Unterlizenzierung kann zu Strafzahlungen und rechtlichen Konsequenzen führen,
- Überlizenzierung bedeutet ständige finanzielle Mehrkosten, die einfach unnötig sind und das Geschäftsergebnis vermeidbar schmälern.
Unterlizenzierung
Die Gründe für beide Szenarien sind mannigfaltig. Beispielsweise kann das Unternehmen im Falle einer Unterlizenzierung sehr schnell gewachsen sein, so dass es schlichtweg nicht mehr hinterherkommt, wie viele Anwender eine Software nun wirklich nutzen. Oder es ist sich gar nicht bewusst, dass bestimmte vertragliche Reglungen eine bestimmte Anzahl von Lizenzen bedingen. Vielleicht realisiert man im Unternehmen gar nicht, dass die Software nach dem Hardware-Update auf einmal mehr Lizenzen benötigt, weil ihre Lizenzierungsbasis die Anzahl der CPU-Kerne und nicht mehr der CPU-Sockel ist. Vielleicht weiß man auch gar nicht, dass man die Zahl der insgesamt möglichen und der tatsächlichen Anwender lizenzieren muss. Und vielleicht schummelt ein Unternehmen auch absichtlich, um die Anzahl seiner Lizenzen und damit seine laufenden Kosten möglichst niedrig zu halten.
Überlizenzierung
Wo im Gegenzug zu viele Lizenzen im Unternehmen herumliegen, liegt es oft daran, dass Mitarbeiter entlassen werden mussten, dass Niederlassungen geschlossen wurden oder ganze Geschäftszweige eingestampft. Vielleicht wird auch eine bestimmte Software überhaupt nicht mehr oder zumindest nicht mehr in dem Umfang genutzt, wie es einmal vorgesehen war. Vielleicht hat auch eine Modernisierung der Hardwarebasis sogar dazu geführt, dass sich die effektive Anzahl der zu lizenzierenden CPUs oder CPU-Kerne reduziert hat. Und vielleicht hatten das betreffende Unternehmen oder seine IT-Entscheider auch unwissentlich einfach zu viele Lizenzen gekauft.
Kontrolle und Planung
Die Folgen von Über- oder Unterlizenzierung sind für das Unternehmen in jedem Fall nachteilig, aber insgesamt vermeidbar. Dazu ist allerdings ein effektives, kostenoptimiertes Lizenzmanagement nötig, dessen Wichtigkeit in vielen Fällen immer noch unterschätzt wird. Ermitteln Unternehmen mittels entsprechender Audits regelmäßig ihren tatsächlichen Bedarf an Lizenzen, so können sie sich Rechtssicherheit schaffen, Compliance-Anforderungen genügen und oft genug auch ihre Kosten senken.
Dies gilt natürlich auch vorbeugend: Wenn klar ist, wie die Hard- und Software strukturiert ist, und wenn klar ist, wie viele Personen welche Software nutzen (müssen), gestaltet sich auch die Beschaffung weiterer Komponenten deutlich effektiver. Unter Umständen stellt sich dann sogar heraus, dass sich verschiedene Lizenzen oder Lizenzierungsmodelle konsolidieren, zusammenführen oder komplett eliminieren lassen.
Rat und Hilfe einfordern
Firmen, die sich diesen Aufwand nicht selbst antun wollen, sollten das Thema dennoch nicht unter den Tisch kehren, wenn sie nicht mit den vermeidbaren, aber unter Umständen absolut verheerenden finanziellen und rechtlichen Konsequenzen leben wollen: Stellen Sie sich nur einmal vor, wie es wäre, wenn man inmitten eines wichtigen Projekts von jetzt auf gleich auf eine bestimmte Software verzichten müssten – von einem saftigen Rechtsstreit ganz zu schweigen.
Oracle hat das Thema Lizenzmanagement anschaulich in einem informativen Video zusammengefasst, das ein wohlgeordnetes Lizenzmanagement mit einem gut geführten Fuhrpark vergleicht. Auf der Website von Oracle hilft eine Suchmaschine, spezialisierte Partner zu finden.
Es gibt am Markt eine Vielzahl von Consulting-Unternehmen, die sich auf die Analyse der Hard- und Software-Infrastruktur und die Optimierung des Lizenzmanagements ihrer Kunden spezialisiert haben. Bei Oracle-Software sind es ausgesuchte Oracle-Partner, die sich auskennen. Und nicht zuletzt bieten auch die Software-Hersteller – gerade die Anbieter ausgereifter Business-Software – ihren Kunden mittels Beratungen, Spezialisten und Workshops Hilfe an, so dass sich die Lizenzierung der betreffenden Software für beide Seiten optimieren lässt.
In vielen Fällen reicht es auch aus, der eigenen IT-Abteilung einen klaren Auftrag und freie Hand bei der Lizenzverwaltung zu geben, das Ganze aber mit regelmäßigen Audits und Bestandschecks zu kombinieren und die Beschaffung neuer Lizenzen von einem Bedarfsnachweis abhängig zu machen.
Aber wie auch immer das Problem angegangen und gelöst wird: Man sollte das Thema nur nicht in Vergessenheit geraten und wegdämmern lassen, denn das Aufwachen kann kurz, hart und schmerzhaft sein – und das wäre zu dumm.
Fazit: Kein Glücksspiel mit Arbeitsmitteln
Unternehmen, die die Verwaltung ihrer Softwarelizenzen schleifen lassen, setzen sich vermeidbaren rechtlichen und finanziellen Risiken aus. Schon allein aus betriebswirtschaftlichen Gründen sollten Unternehmer oder IT-Entscheider nicht zögern, ihre Lizenzierungsmodelle auf mögliche Unter- oder Überlizenzierung abzuklopfen.
