Office 365 sorgt für mehr Mobilität
Von Gerald Strömer im Auftrag von Microsoft Deutschland
Bei Microsoft ist ein neues Zeitalter angebrochen: Das Office-Paket verbindet sich mit der Cloud. Und es schöpft die Möglichkeiten der Cloud voll aus. Zu den bewährten Büro-Anwendungen kommen handliche Funktionen für E-Mail, Chat & Videokonferenzen und vor allem für die Zusammenarbeit im Web hinzu. Damit können verteilte Teams gemeinsam und umstandslos an Projekten arbeiten. Ohne Zeitverlust und ohne Aufwand – und doch in vertrauter Umgebung.
Teil 1 erläutert, wie kleine und mittlere Unternehmen von Microsoft Office 365 profitieren. Teil 2 dreht sich um Sicherheitsaspekte, über die Projektverantwortliche Bescheid wissen müssen. Teil 3 zeigt, wie Microsoft Office 365 in der Praxis funktioniert. Teil 4 zeigt, wie praktikabel der Wechsel auf Microsoft Office 365 ist.
Dieser Schritt war längst überfällig. Denn die enorme Popularität von Word, Excel, PowerPoint & Co. ließ Unternehmen länger an dem Konzept stationärer Arbeitsplatz-PCs festhalten, als unbedingt nötig gewesen wäre. Dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Rechner mit fest installierter Software hat, bietet zwar Vorteile, hat aber auch empfindliche Nachteile.
So verlangt selbst ein einfacher Office-Rechner regelmäßige Pflege, wenn man nicht irgendwann mit einer funktionell völlig veralteten und in Fragen der IT-Sicherheit gefährlich anfälligen Softwarelösung dastehen will. Die Einbindung neuer Funktionen – z.B. zur Online-Zusammenarbeit oder zum gemeinsamen Datenzugriff – ist zwar machbar, aber aufwändig. Außerdem erfordert sie regelmäßige Wartung und Energie, was angesichts des zunehmend kritischen Umgangs mit Energiekosten immer bedeutsamer wird.
Da man bei steigender Arbeitsdichte heutzutage kaum noch erwarten kann, dass spezialisierte Mitarbeiter ihre Rechner selbst pflegen und um neue Funktionen erweitern, ist entweder eine eigene, fähige IT-Abteilung gefragt oder, bei Selbstständigen, eine fortlaufende Weiterbildung in allen relevanten Fragen der Computertechnik. Oder man bleibt auf externes Fachpersonal und kostenpflichtige Ressourcen angewiesen. Office 365 beendet solche Abhängigkeiten.
Produktivität, Zusammenarbeit und Kommunikation
Office 365 ist ein Bündel von Microsoft-Office-Tools aus den Bereichen Produktivität, Zusammenarbeit und Kommunikation – auf den ersten Blick nicht anders, als die Software, die Sie und Ihre Mitarbeiter vom stationären Rechner her kennen. Nur dass die Anwendungen stark abgesichert im Monatsabonnement aus einem Microsoft Rechenzentrum bereitgestellt werden.
Im Kern enthält Office 365 die drei Microsoft-Serverlösungen Lync Online für die Online-Kommunikation, Exchange Online für das Management von E-Mails, Terminen und Kontakten sowie SharePoint Online für ein webbasiertes Dokumentenmanagement. Für den Zugriff auf diese Services nutzen Sie einfach Ihre gewohnten Office-Applikationen wie Word oder Outlook – entweder wie bisher als installierte Desktop-Programme oder als deren browserbasierte Office Web Apps. Damit können Sie nicht nur mit allen gängigen Office-Formaten arbeiten, sondern sich z.B. auch per Videokonferenz und Chat mit den Kollegen abstimmen, gemeinsam auf zentral bereitgestellte aktuelle Dokumente, Applikationen und Daten zugreifen oder eine eigene Webseite oder ein Intranet-Portal einrichten.
Mehr Informationen zu Microsoft Office 365 gibt es auf der Homepage der Lösung. Neben Artikeln und Tabellen erklären Videos das grundlegende Konzept und die einzelnen Möglichkeiten des Angebots. Wer Office 365 ausprobieren will, kann innerhalb von fünf Minuten seine kostenlose und unverbindliche 30-Tage-Testphase beginnen. Es stehen zwei Versionen für den Test zur Wahl: Das Paket P1 für Selbstständige und kleine Unternehmen mit bis zu 50 Anwendern und das Paket E3 für Unternehmen jeder Größe, wobei mittelständische und große Unternehmen sich hier besonders angesprochen fühlen werden. Ein Schnellstart-Handbuch und ausführliche Erklärungen zu den ersten Schritten mit Office 365 hat Microsoft ebenfalls online bereitgestellt.
Vor der Buchung sollte man allerdings den gewünschten Funktionsumfang prüfen: Die günstigen Versionen starten mit den Office Web Apps, die eine auf die wesentlichen Funktionen reduzierte Bearbeitung bei vollständiger Leseanzeige erlauben. Diese Applikationen werden im Browser ausgeführt und öffnen im SharePoint abgelegte Word-, Excel- PowerPoint- und OneNote-Dokumente.
Für eine vollständige Nutzung muss Microsoft Office 2007 (SP2), Office 2010, Office for Mac (12.2.9) oder Office for Mac 2011 (SP1) auf dem lokalen Rechner installiert sein. Wer komplett ohne vorab bereits installierte Microsoft-Softwarebasis an Office 365 herangeht, sollte sich die die Pakete E3 (19 Euro) oder E4 (20,75 Euro) genauer ansehen, die Office Professional Plus und damit eine vollständige Office-Desktopsuite umfassen.
Der eigentliche Clou aber ist, dass Office 365 plattformunabhängig ist und auf PCs, Notebooks, Webbrowsern und mit Smartphones und Tablets funktioniert. Das heißt, dass man jederzeit und überall – Internet vorausgesetzt – mit gewohnten Anwendungen auf seine Daten zugreifen . Das wiederum macht dynamische und flexible Arbeitsmodelle möglich (z.B. im Home Office oder als Mobile Office), so dass vernetzte Mitarbeiter theoretisch an jedem Ort der Erde einen Echtzeitzugriff auf alle für ihre Arbeit wichtigen Dokumente und Informationen haben.
Die Nettopreise je Anwender unterscheiden sich nach Zielgruppe und Ausstattungsumfang. Das Paket P1 für Selbstständige und kleine Unternehmen (mit bis zu 50 Mitarbeitern) gibt es für 5,25 Euro pro Nutzer und Monat (zuzüglich Umsatzsteuer). Mittelständische Betriebe und große Unternehmen können aus vier Plänen (E1 bis E4) wählen, die mit 7,25–20,75 Euro zu Buche schlagen; in dieser Gruppe bietet Microsoft außerdem zwei Pakete (K1 und K2) für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz an. Bei Kosten für K1 von 3,57 Euro pro Monat sind ein E-Mail-Postfach und die SharePoint-Nutzung enthalten, während bei K2 für 7,25 Euro noch die Office Web Apps hinzukommen.
Außerdem arbeitet man mit Office 365 stets mit den aktuellsten Werkzeugen; Neuversionen, Upgrades und Sicherheits-Updates werden vom Anbieter erledigt. Wenn das Geschäft floriert und es mehr Mitarbeiter braucht – kein Problem. Schneller als ein Vorstellungsgespräch ist die Anzahl der benötigten Lösungen passgenau und unkompliziert erweitert. Dasselbe gilt umgekehrt, wenn ein Mitarbeiter geht. Die Ausgaben entsprechen in jedem Fall monatsgenau dem tatsächlichen Bedarf auf einer Abrechnungsbasis pro Nutzer.
Fazit: Modernes Werkzeug für bewegliche Teams
Mit Office 365 ergänzt Microsoft sein etabliertes Distributionsmodell um eine absolut zeitgemäße Komponente. Es dürfte eine ganze Menge Selbstständiger ohne IT-Hintergrund und IT-Verantwortliche in kleinen und mittelständischen Unternehmen ohne festes Team geben, für die MS Office 365 genau das richtige Werkzeug ist. Zu fest kalkulierbaren monatlichen Kosten haben sie jetzt jederzeit und überall Zugriff auf alle relevanten Business-Informationen. Sie können endlich überall und jederzeit zusammenarbeiten – egal ob in weiträumig verteilten und rasch wechselnden Teams oder im klassischen Außendienst ohne stationären PC.
