Das aufgebohrte Büro
Von Gerald Strömer im Auftrag von Microsoft Deutschland
Wer selbst ein kleines Unternehmen führt, stößt mit den gängigen Standardlösungen wie Webmail und Office-Software regelmäßig an die Grenzen. Ordentliche Serverdienste müssten her – aber die erfordern Know-how, IT-Personal und eine relativ kostspielige IT-Infrastruktur. Für solche Fälle dürfte Microsofts Office 365 eine interessante Alternative sein.
Teil 1 erläutert, wie kleine und mittlere Unternehmen von Microsoft Office 365 profitieren. Teil 2 dreht sich um Sicherheitsaspekte, über die Projektverantwortliche Bescheid wissen müssen. Teil 3 zeigt, wie Microsoft Office 365 in der Praxis funktioniert. Teil 4 zeigt, wie praktikabel der Wechsel auf Microsoft Office 365 ist.
Microsofts neue Cloud-Lösung Office 365 erleichtert nämlich gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen den Zugang zu neuen Technologien, die die Zusammenarbeit ihrer Mitarbeiter und die Koordination der Mittel und Ressourcen spürbar erleichtern. Das Beste daran: Man benötigt keinerlei IT-Fachkenntnisse; die Konfiguration der Lösungen und User-Konten erfolgt über eine unkomplizierte Oberfläche im Webbrowser.
Schneller im Geschäft
Das Ganze wird auf einer Miet- oder Abonnementbasis abgewickelt, so dass man nur für das zahlt, was man auch wirklich nutzt – die Kosten bleiben jederzeit genau kalkulierbar. So vermeiden Unternehmen die erheblichen Anschaffungskosten einer teuren IT-Infrastruktur und müssen sich weder um Planung, Implementierung, Installation, Betrieb oder Wartung kümmern noch die laufenden Kosten blind auf sich nehmen. Und man kann schnell auf Veränderungen in der Auftragslage und/oder Mitarbeiterzahl reagieren (Stichwort: Projektgeschäft), da man von jetzt auf gleich neuen Bedarf decken oder überflüssige Ressourcen kündigen kann.
Im Kern verknüpft das Angebot die bekannten Office-Programme der US-amerikanischen Softwareschmiede mit den Serverdiensten Exchange Online (E-Mail, Kalender, Kontakte, Termine), SharePoint Online (Zusammenarbeit, kontrollierter Zugriff auf Dokumente jeder Art) und Lync Online (Echtzeitkommunikation im Unternehmen).
Neben diesen Serverdiensten für die Bürokommunikation und -koordination bietet die Lösung auch die so genannten Office Web Apps. Dabei handelt es sich um auf die wesentlichen Funktionen limitierte Versionen von Microsoft Word, Excel, PowerPoint und OneNote, die komplett im Webbrowser laufen.
Auf kurzen Wegen
Man arbeitet also nicht nur mit allen gängigen Office-Formaten, sondern stimmt sich z.B. auch per Videokonferenz und Chat mit den Kollegen ab, greift gemeinsam auf geschützte Dokumente, Daten und Inhalte zu oder richtet sogar eine eigene Webseite oder ein Intranet-Portal ein.
Mitarbeiter können so jederzeit, überall und mit einer Vielzahl von Endgeräten – vom Desktop-PC über das Notebook bis hin zum Smartphone – auf inhaltlich und vom Aussehen her bereits bekannte Lösungen zugreifen, was eine Umgewöhnung praktisch überflüssig macht.
Mehr Informationen zu Microsoft Office 365 findet man auf der Homepage der Lösung. Videos erklären das grundlegende Konzept sowie die einzelnen Möglichkeiten und Facetten des Angebots.
Wer Office 365 ausprobieren will, kann innerhalb von fünf Minuten eine kostenlose und unverbindliche 30-Tage-Testphase für Selbstständige und kleine Unternehmen (basierend auf dem Plan P1) oder für mittelständische und große Unternehmen (basierend auf dem Plan E3) beginnen.
Ein Schnellstart-Handbuch und ausführliche Erklärungen zu den ersten Schritten mit Office 365 hat Microsoft ebenfalls online bereitgestellt. Umfassende Informationen zu Datenschutz und Compliance gibt es im Office 365 Trust Center.
Vor der Buchung sollte man allerdings den gewünschten Funktionsumfang prüfen: Die günstigen Versionen bringen nur die Office Web Apps mit, die eine uneingeschränkte Ansicht bei eingeschränkter Bearbeitung von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten erlauben. Für eine vollständige Nutzung muss Microsoft Office 2007 (SP2), Office 2010, Office for Mac (12.2.9) oder Office for Mac 2011 (SP1) auf dem lokalen Rechner installiert sein. Wer komplett ohne vorab installierte Microsoft-Softwarebasis an Office 365 herangeht, sollte die Pläne E3 oder E4 (19 bzw. 20,75 Euro pro Monat) für sich prüfen, die immer die aktuelle Version der vollständigen Office Professional Plus (zur lokalen Installation) enthalten und damit eine vollwertige Desktop-Softwaresuite mitbringen.
Die Web-Applikationen sind zudem nahtlos miteinander und mit den altbekannten, bereits am Arbeitsplatzrechner oder Notebook installierten Microsoft-Office-Anwendungen (ab Version 2007) verzahnt, so dass man Dokumente auch lokal und nicht im Web bearbeiten kann, wenn man doch einmal die volle Funktionsvielfalt der Offline-Verwandten braucht.
Sicher aus der Cloud
Die IT-Infrastruktur der angebotenen Lösungen wird in Microsofts eigenen, sicheren und zertifizierten europäischen Rechenzentren betrieben; um die Absicherung der Inhalte und die Betriebssicherheit der Hardware muss man sich also nicht wirklich Gedanken machen.
Dies unterstreicht auch das von Microsoft entwickelte Konzept der Corporate Technical Responsibility. Sie soll das Vertrauen des Anwender in innovative neue Techniken wie die Cloud stärken, indem ITK-Unternehmen sich freiwillig dazu verpflichten, die Verantwortung für gesellschaftliche, wirtschaftliche und politische Veränderungen zu übernehmen, die durch diese Innovationen angestoßen werden.
Folgerichtig hat Microsoft vier Säulen aufgestellt, auf denen das Vertrauen der Nutzer ruhen soll:
- Datenschutz (Privacy): Verantwortung für den Umgang mit Daten und Identitäten;
- Sicherheit (Security): Verantwortung für die Sicherheit bei Anwendung und Bereitstellung neuer IT-Technologien;
- Zugang (Access): Verantwortung für die Marktzugänglichkeit neuer IT-Technologien sowie
- Transparenz (Transparency): Verantwortung für Auskunftsfähigkeit, Aufklärung und Offenlegung.
„Als IT-Wirtschaft liegt es an uns, für das notwendige Vertrauen im Sinne einer Corporate Technology Responsibility in unsere Innovationen zu sorgen. Andernfalls wird es keine breite Nutzung neuer Technologien geben – und wir verspielen große Chancen für Gesellschaft und Wirtschaft“, so Ralph Haupter, Vorsitzender der Geschäftsführung von Microsoft Deutschland.
Fazit: Mit Serverdiensten durchstarten
Microsofts Cloud-Angebot Office 365 sorgt dafür, dass fortschrittliche, serverbasierte Lösungen wie Lync, SharePoint und Exchange auch für kleine Kunden erschwinglich werden. Mit überschaubarem finanziellen und organisatorischen Aufwand, ohne IT-Studium und ohne teure Berater, können auf diese Weise selbst absolute IT-Laien die Möglichkeiten moderner Software für das eigene Geschäft einsetzen.
