Clevere Assistenten für kleinere Unternehmen und Einsteiger
Von Michael Praschma im Auftrag von TOPIX Business Software
Die sich wirklich die Beine ausreißen, das sind die kleinen Dienstleister, die Gewerbetreibenden im Handel oder Handwerk, die Solopreneure. Ihr Aufwand für Bürokratie und Verwaltung ist unverhältnismäßig hoch – und macht am Ende oft sogar gute Geschäfte unrentabel. Groß angelegte Business-Software ist für sie viel zu aufwendig und kostspielig. Eine praktische Lösung sind dagegen verständliche, modulare Systeme, bei denen sich kleine Unternehmen und Start-ups genau die Module herauspicken können, die sie brauchen.
Software für die Arbeit muss verständlich sein
Während in Großunternehmen Software für das gesamte Enterprise Resource Planning (ERP) nahezu flächendeckend verbreitet ist, müssen sich Kleinunternehmen und der kleinere Mittelstand meist mit Insellösungen herumschlagen: Aufträge, Rechnungen, Mahnungen, Steuern, verschiedene Office-Programme, Kunden-/Lieferantenverwaltung und Lohnverrechnung werden einzeln aufgerufen, Geschäftsvorgänge doppelt und dreifach erfasst, verarbeitet und gespeichert. Die Folgen: Viel zu viel Aufwand, erhöhte Fehleranfälligkeit, mangelnde Transparenz und lästige Informationsbrüche.
Das ist umso bitterer, als gerade kleinere Unternehmen einem harten Wettbewerb, wechselnden Rahmenbedingungen und immer eigenwilligeren Kunden direkt ausgesetzt sind. Sie können den Druck aus dem Markt kaum weitergeben. Die Zeit, die Mitarbeiter (oft genug aus der eigenen Familie) damit vertun, Kundendaten hinüber und herüber zu kopieren, fehlt beispielsweise Handwerkern für die nächste Ausschreibung. Teams ohne Termin- und Aufgabenverwaltung geraten regelmäßig in die Bredouille, und Einzelhändler holen aus den knappen Margen erst mit einer klaren Einkaufsverwaltung Gewinn aus dem Geschäft.
Das K.o.-Kriterium in diesen Fällen ist: Die Software muss einfach sein. Sonst ist Handarbeit allemal schneller. Nur eine Lösung, die praktisch keine Einarbeitung erfordert, rentiert sich auch. Und genau da ist der Haken bei den meisten Anbietern.
Seit Oktober 2017 neu ist TOPIX professional für kleinere KMU
Endlich gibt es eine einfache Business Software, die professionelle ERP- und CRM-Funktionen für den kleineren Mittelstand liefert: TOPIX professional kommt in vier Paketen ab € 35,90 Monatsmiete inklusive Support und Updates. Das erste Paket TOPIX one beinhaltet bereits neben dem Grundmodul mit Firmen- und Personenfunktionen, Kategorisierung, gesamter Korrespondenz, Termin- und Aufgabenverwaltung eine durchgehende Auftragsverwaltung vom Angebot bis zur Rechnungsstellung sowie ein vollständig integrierter Einkauf.
Der Preis-/Leistungssieger ist derzeit die Variante TOPIX three. Diese bietet zusätzlich zu den umfassenden CRM-Funktionen, der Auftragsabwicklung, dem Zahlungsverkehr und Mahnwesen eine umfassende Materialwirtschaft und den Zugriff via Browser und praktischen Apps.
TOPIX professional ist übrigens, wie seine große Schwester, die modulare Komplettlösung TOPIX enterprise auch, auf macOS und Windows Computern einsetzbar.
TOPIX Business Software AG, 85521 Ottobrunn, Rudolf-Diesel-Straße 14, Tel.: 089-608757-0, info@topix.de, www.topix.de
Small-Business-Anbieter auf dem Prüfstand
ERP-Lösungen waren lange Zeit zu teuer für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Die Anbieter haben extrem komplexe und leistungsfähige Software entwickelt, für die man hoch spezialisierte IT-Abteilungen zur Implementierung braucht. Es ist mancher ERP-Software für Einsteiger anzumerken, dass sie diese Philosophie noch in den Genen trägt: Die Funktionen und Features sind zwar herunterdimensioniert, doch das Ganze wirkt technisch einschüchternd anspruchsvoll.
Dass es auch einfacher geht, zeigt ein Blick auf den Anbietermarkt. Die entscheidenden Fragen, auf die man Antwort verlangen sollte, sind diese:
- Bleibt das Unternehmen flexibel durch die Optionen Miete oder Kauf – je nach Budget?
- Sind die Konditionen für erforderlichen Support und für Updates klar und fair?
- Gibt es bedarfsgerecht zugeschnittene Leistungspakete bzw. Module, mit denen eine Start- oder Basisversion jederzeit bruchlos erweitert werden kann?
- Lassen sich Daten und Vorgänge automatisch quer über alle Unternehmensbereiche integrieren, sodass keine Mehrfacheingaben und Schnittstellenprobleme auftreten?
- Eignet sich die Lösung gleichermaßen für verschiedene Computer-Betriebssysteme?
- Gibt es eine intuitive Bedienoberfläche mit individueller und abgestufter Berechtigungsvergabe?
- Ist die Software hinreichend sicher?
Und der Preis? – Das Preis-Leistungsverhältnis ist bei ERP-Software einer der häufigeren Kritikpunkte. Ein Grund dafür sind Anwendungen, die auf den ersten Blick im Rahmen des Budgets bleiben. Aber in der betrieblichen Praxis stellt sich dann heraus, dass kleine, aber wichtige Details doch wieder ein kostenpflichtiges Upgrade erforderlich machen.
TOPIX-Pakete mit allem, was wichtig ist
Das beste Beispiel für Business-Software, die eher „von klein auf“ entwickelt, über Jahre gewachsen und inzwischen auch nahtlos bis in Dimensionen großer Unternehmen erweitert werden kann, kommt von der bayerischen TOPIX AG, die seit 1990 von den Gründern geführt wird. „Klein“ heißt zum Beispiel beim Einsteigermodell TOPIX professional: Bis zu fünf Benutzer gleichzeitig können auf die Software zugreifen, dafür aber schon im ersten und kostengünstigsten Paket TOPIX one mit zehn verschiedenen Modulen arbeiten. Erweiterungen gibt es dann nicht nur bis hin zum Paket four, das für KMU schon sehr umfassend ist, sondern auch durch die Möglichkeit, Bundles zu integrieren, die Finanzbuchhaltung und IDEA-Schnittstelle bzw. Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und Reisekosten für bis zu zehn Mitarbeiter umfassen. Mit einer solchen Lösung bekommen auch Gründer und Kleinstunternehmen professionelle Software-Unterstützung für alle wesentlichen Anwendungsfälle und Spezifikationen im eigenen Betrieb.
