So profitieren Unternehmen von effizienten Prozessen und strukturierten Informationen
Von Gerald Strömer im Auftrag von United Planet
In einem modernen Unternehmen geht nichts ohne IT-gestützte Prozesse. Die Infrastruktur muss Informationen und Anwendungen bereitstellen, Daten integrieren, Prozesse, Dienste und Workflows steuern und die nahtlose Zusammenarbeit der Mitarbeiter möglich machen.
Dies kann man stückweise umsetzen (und dadurch ordentlich Potenzial verschenken) – oder man etabliert eine Portallösung als zentralen Dreh- und Angelpunkt der Unternehmens-IT.
Drehscheibe für das Unternehmen
Unternehmensportale sind aus der Idee der klassischen Intranets entstanden, die anfänglich reine Mitarbeiter- und Telefonverzeichnisse waren. Vergleichen lassen sich die beiden Konzepte heutzutage allerdings nicht wirklich; in Funktionsumfang, Aufbau und Leistung hat eine moderne Portallösung mit einem altertümlichen Intranet etwa so viel zu tun wie ein ICE mit einer Dampflok.
Der Kerngedanke ist aber derselbe: Wie stellt man den Mitarbeitern des Unternehmens Informationen möglichst unkompliziert zur Verfügung?
Diese Hauptaufgabe erfüllt ein Unternehmensportal, indem es mittels Dokumentenmanagement– und Enterprise-Content-Management-Funktionen wichtige Daten und Dokumente zentral speichert, indiziert und personalisiert verfügbar macht sowie relevante Geschäftsprozesse direkt ins Web-Interface einbindet.
Portale fungieren so als universale Anlauf- und Abrufstelle aller Informationen im Unternehmen, über die zugelassene Anwender endgeräteunabhängig, strukturiert und unkompliziert alle benötigten Informationen intern und extern abrufen können; neben den eigenen Mitarbeitern gilt dies auch für Partner, Kunden und Lieferanten.
Intrexx
United Planet bietet mit Intrexx Professional eine seit Langem etablierte, plattformneutrale Intranet- und Portalsuite zur Erstellung und zum Betrieb webbasierender, multilingualer und barrierefreier Anwendungen, um Unternehmensprozesse optimal zu steuern. Intrexx ist das Mittel der Wahl, wenn Enterprise Portale und webbasierende Applikationen wirtschaftlich entstehen sollen.
Sofort einsetzbare Vorlagen und Anwendungen aus dem Intrexx Application Store erlauben eine sehr schnelle und kostengünstige Einführung.
Intrexx macht es besonders einfach, eigene Applikationen zu erstellen und Daten aus vorhandenen Systemen zu integrieren, um die Zusammenarbeit von Teams spürbar effizienter zu machen.
Die Software generiert aus den Anwendungen mobile Apps für Smartphones und TabletPCs aller Hersteller und erhöht so schlagartig Produktivität und Kundenzufriedenheit durch kürzeste Reaktionszeiten.
Schnell, beweglich und effizient
Wie wichtig der ungehinderte, aber kanalisierte und optimierte Informationsfluss im Unternehmen ist, hat z.B. das Marktforschungsinstitut Gartner untersucht. Den Analysten zufolge verschwendet jeder Arbeitnehmer durchschnittlich eine Wochenstunde mit der Recherche nach Informationen, die bereits vorhanden sind. Rechnet man diese Tatsache aufs Jahr hoch, wird schon an den anfallenden Lohnkosten klar, welche Vorteile eine portalbasierte Informationsbereitstellung bietet – sie ist bares Geld wert.
Moderne Portallösungen gehen funktionell aber weit über diese klassische Kernfunktion hinaus und übernehmen auch Aufgaben, für die früher dezentrale Spezialanwendungen erforderlich gewesen wären.
Portale verlegen Unternehmensanwendungen ins Web und machen die Nutzer so unabhängig von festen Arbeitsplätzen. Gleichzeitig erlauben sie eine Straffung von Geschäftsabläufen, indem man Daten aus diversen Quellen – z.B. Enterprise Resource Planning (ERP) oder Business Intelligence (BI) – in solche Web-Anwendungen einbindet und zur Steuerung von Prozessen und Workflows nutzt. Anwender haben so jederzeit und von überall her Zugriff auf eine Plattform, die alle relevanten Daten und Informationen aktuell, flexibel und gegliedert präsentiert und hierfür alle nötigen Werkzeuge online bereitstellt. Dazu kommen oft noch Kollaborationsfunktionen, die die Zusammenarbeit von Einzelpersonen und Teams über räumliche und zeitliche Barrieren hinweg erleichtern – und oft sogar erst ermöglichen.
Synergien in der Anwendung
Gute Unternehmensportale bieten außerdem einen weiteren Vorteil: Vorgänge gehen nahtlos ineinander über und erlauben eine Quernutzung ihrer Daten und Informationen. Es entstehen keine Brüche bei der Bearbeitung.
Ein einfaches Beispiel: Urlaubs- oder Investitionsanträge können vom Antrag über die Genehmigung bis hin zu Kontrolle der Bearbeitungsstufen und der Weiterverarbeitung der Daten in anderen Bereichen (z.B. Reisekostenabrechnung, betrieblicher Abwesenheitskalender oder Liquiditätsplanung) komplett im Portal abgebildet werden. Es gehen dabei keine Daten verloren und der Antrag versauert nicht bei einem Bearbeiter oder gerät aus dem Blickfeld – alle Teilvorgänge sind für die berechtigten Personen transparent und sofort einseh- und abrufbar.
Unternehmensportale werden zudem über den Webbrowser bedient. Man kann sie also plattformübergreifend von Desktops, Notebooks und anderen mobilen Endgeräten wie Smartphones nutzen. Attraktive, klar strukturierte und anpassbare Layouts sorgen für eine effiziente Präsentation von Inhalten und Bedienelementen und stellen so eine angenehme Nutzeroberfläche bereit, die auf Anwenderseite dankbar akzeptiert wird.
Durch automatisierte und beschleunigte Prozesse sowie durch die strukturierte Bereitstellung von Informationen senken Unternehmensportale direkt und indirekt Kosten, steigern die Umsätze und verbessern standort- bzw. abteilungsübergreifend die Effizienz. Der Return on Investment (ROI) ist in der Regel schnell erreicht, vom Zeitraum her meist nach Monaten, nicht Jahren. Gleichzeitig hat eine arbeitserleichternde, einfach zu bedienende und funktionell umfassende Lösung, mit der man gern arbeitet, natürlich auch Einfluss auf weiche Faktoren wie die Zufriedenheit und Motivation von Mitarbeitern, Partnern, Lieferanten und Kunden. Sie kann so erheblichen Einfluss auf Ansehen und Image des Unternehmens haben.
Die Kosten im Überblick
Eines muss allerdings klar sein: Eine solche Lösung kostet sowohl in der Anschaffung, als auch im Unterhalt Geld. Oder doch nicht? Die Vielfalt der angebotenen Lösungen hat sich in den letzten Jahren deutlich vergrößert, selbst Open-Source-Produkte werden mittlerweile angeboten. Ein Unternehmen kann also theoretisch mit äußerst geringen Anschaffungskosten ein komplettes Unternehmensportal einrichten.
Der Haken bei den „Billigprodukten“: Man braucht kompetentes – und meist externes – IT-Personal, um eine solche Lösung an den eigenen Bedarf anzupassen. Das kann richtig teuer werden, so dass man schnell bei einem Vielfachen der eigentlichen Lizenzkosten landet. Außerdem ist es mit nicht unerheblichen Risiken verbunden: Erstens macht man sich dauerhaft von den Leuten abhängig, die diese Anpassung vornehmen, und zweitens wird man immer eine Speziallösung haben, die nur sehr schwer an geänderte Bedürfnisse angepasst werden kann. Alle Änderungen – egal ob Erweiterungen, Problembehandlungen oder das Stopfen von eventuellen Sicherheitslücken – erfordern jedes Mal von Neuem Handarbeit. Das kostet Zeit und hält den Betrieb unnötig auf. Hier verbergen sich die wahren Kosten und Risiken solcher Angebote.
Das komplette Gegenteil ist eine Standardlösung wie SharePoint von Microsoft oder Intrexx von United Planet, die industrieweit von einer breiten Anwenderbasis eingesetzt wird und aus verschiedenen standardisierten Modulen besteht, die sich beliebig kombinieren lassen. Sie verursacht anfänglich zwar höhere Investitionskosten, kann aber unkompliziert funktionell erweitert und gepflegt werden, wird ständig weiterentwickelt und ist damit schnell die günstigere, zuverlässigere und sicherere Lösung. Die eigentlichen Ziele der Einführung eines Unternehmensportals – Effizienzsteigerung und Kostensenkung – bleiben bei einer modularen Profilösung stets im Fokus.
Fazit: Modular und ausbaufähig
Unternehmensportale können einen erheblichen Aktivposten für die Fähigkeit darstellen, sich erfolgreich am Markt zu behaupten. Gute Lösungen optimieren die Effizienz von Geschäftsabläufen, machen Nutzer unabhängig von festen Arbeitsplätzen und -schemata und motivieren Mitarbeiter, Kunden, Partner und Lieferanten. Die Auswahl der richtigen Portallösung sollte aber wohl erwogen werden, da man sich mit vermeintlich „günstigen“ Alternativen oft selbst ein Bein stellt.
