Zeit sparen, Teil 1

Was sauber funktioniert, lohnt sich sofort

Von Gerald Strömer im Auftrag von Microsoft Deutschland

Jeder Unternehmer weiß: Zeit ist Geld. Firmen, die die Ressource Zeit dank klar strukturierter und organisierter IT-Umgebungen optimal ausnutzen, profitieren direkt und indirekt durch niedrigere Geschäftskosten und effizientere Abläufe im ganzen Unternehmen.

Moderne Technologien können tägliche Abläufe erheblich beschleunigen und gleichzeitig deutlich vereinfachen. Das gilt insbesondere für die Zusammenarbeit zwischen Kollegen und für die Kommunikation mit Kunden So lassen sich durch intelligente Softwarelösungen z.B. Reisekosten reduzieren, wenn eine Telekonferenz die Reise per Flugzeug, Bahn oder Auto zur Niederlassung oder zum Geschäftspartner erspart. Die richtige Software vereinfacht den Austausch von Daten sowie ihre Verfügbarkeit und macht schnelle Kontakte zur Selbstverständlichkeit.

Microsoft bietet kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) auf seiner neuen Webseite Mission Mittelstand im Bereich „Zeitliche Effizienz“ diverse Lösungen an, die dem Mittelstand auch bei kleinen IT-Budgets Funktionen wie die gemeinsame Verwendung von Daten und Druckern, die Zusammenarbeit via Intranet, virtuelle Besprechungen, stationärem und mobilem E-Mail-Zugriff oder Instant Messaging ermöglichen sollen.

Office-Software in Komponenten

Eine professionelle Office-Software ist das Standardwerkzeug in Unternehmen jeder Größe. Microsofts Office-Suite hat sich mit den Jahren als der Standard auf diesem Gebiet etabliert. Diese Position wird im Consumer-Bereich zwar vermehrt von kostengünstigen Alternativ-Office-Suiten oder kostenlosen Open-Source-Anwendungen angegriffen, aber im professionellen Umfeld kennt Microsoft Office 2007 keine ernsthafte Konkurrenz.

Drei der insgesamt acht Editionen von Microsoft Office 2007 eignen sich grundsätzlich für die Verwendung im Mittelstand:

  • Office Small Business 2007 enthält die Komponenten Word (Textverarbeitung), Excel (Tabellenkalkulation), PowerPoint (Präsentation), Publisher (Webdesign) und Outlook mit Business Contact Manager (E-Mail und Kontaktverwaltung).
  • Office Professional 2007 bringt neben den Anwendungen der Small-Business-Edition zusätzlich die Datenbankanwendung Access mit.
  • Office Enterprise 2007 ist die umfangreichste aller Office-Editionen. Sie enthält sämtliche Module von Office Professional 2007, verzichtet aber auf den Business Contact Manager. Im Gegenzug integriert sie das reguläre Outlook sowie InfoPath (Datensammlung und -verwaltung), Groove (Zusammenarbeit mit Kollegen und Partnern) und OneNote (Notizen). Außerdem bringt sie ein Enterprise Content Management (ECM) mit sowie elektronische Formulare und bietet erweiterte IRM-Funktionen (Verwaltung von Informationsrechten und Richtlinien).

Kleinere Firmen oder Personenunternehmen, die die anfänglichen Investitionskosten einer kompletten Softwaresuite scheuen, können die Komponenten auch einzeln erwerben.

Webdienste für KMU

Speziell dieser Zielgruppe bietet Microsoft zusätzlich Office Live an. Dabei handelt es sich um zwei grundsätzlich kostenfreie, Internet-basierte Dienste namens Office Live Small Business und Office Live Workspace:

Bei Office Live Small Business handelt es sich um ein kostenloses Hosting einer eigenen Webseite einschließlich 500 MByte kostenfreiem Speicherplatz und fünf kostenfreien Nutzern, Designwerkzeugen, mit denen Firmen problemlos Webseiten erstellen, E-Mail-Accounts und Besucherstatistiken. Kostenpflichtig ist die Registrierung neuer Domains (9,99 Euro/Jahr für .de und .eu, 11,99 Euro/Jahr für .com, .org und .net – alle Preise zzgl. MwSt.), bestehende Domains können aber problemlos auf das Microsoft-Angebot umgeleitet werden. Außerdem kostenpflichtig: werbefreie Premium-E-Mail-Konten (15,99 Euro/Jahr), zusätzlicher Speicherplatz (1 GByte: 3,99 Euro/Monat, 2 GByte: 6,99 Euro/Monat, 5 GByte: 11,99 Euro/Monat) und zusätzliche Benutzer (bis zu 10: 11,99 Euro/Monat, bis zu 25: 39,99 Euro/Monat, bis zu 50: 72,99 Euro/Monat und bis zu 75: 104,99 Euro/Monat).

Mit Office Live Workspace können Kleinunternehmen Office-Dokumente auf einem Online-Speicher zentral ablegen, ortsunabhängig von jedem Webbrowser aus abrufen und – mit einem Add-in – direkt in Microsoft Word, Excel und PowerPoint öffnen. Nutzer können einen Passwortschutz für ihre Dokumente einrichten und festlegen, wer darauf wie zugreifen darf. So kann der Dienst auch zum Verteilen von Dokumenten genutzt werden.

Auf starker Basis mit Windows 7

Die Basis jedes Desktop-Computers ist sein Betriebssystem. Mit Windows 7 hat Microsoft am 22. Oktober 2009 sein neuestes Betriebssystem in den internationalen Handel gebracht, das all die Neuerungen – und mehr – bietet, die eigentlich schon für das wenig erfolgreiche Windows Vista vorgesehen waren. Windows 7 hat exzellente Voraussetzungen, dem in Unternehmen sehr beliebten Windows XP Professional ein würdiger – und überlegener – Nachfolger zu sein.

Im Serverbereich haben sich Linux-basierte Lösungen zwar eine zunehmend starke Akzeptanz erarbeitet, aber im Bereich der Betriebssysteme für Arbeitsplatzrechner dominiert Windows XP deutlich. Windows Vista konnte bei professionellen Anwendern nicht so recht Fuß fassen und auch Apples Mac OS X ist keine Konkurrenz für den breiten Masseneinsatz, obwohl es von Führungskräften und vielen Medienprofis gern genutzt wird.

Windows 7 bietet nun eine Reihe von Neuerungen. Dazu gehören u.a.:

  • Domänen-Unterstützung und Gruppenrichtlinien: Windows-7-PCs können einfach und sicher in domänenbasierte Netzwerke integriert und kostengünstig mithilfe von Gruppenrichtlinien verwaltet werden.
  • Erweiterte Datensicherung: Daten und komplette Systemabbilder lassen sich durch zeitgesteuerte Backups auf lokalen Laufwerken und Netzwerkressourcen sichern.
  • Verschlüsselndes Dateisystem (EFS): Gesicherte Dateien und Ordner verhindern, dass vertrauliche Informationen und Geschäftsdaten in falsche Hände gelangen.
  • Standortunabhängiges Drucken: Windows 7 erkennt, ob der Nutzer zu Hause oder im Büro ist und sendet die Dokumente automatisch an das richtige Gerät.
  • Präsentationseinstellungen im Windows-Mobilitätscenter: Anwender können vorgeben, wie sich ihr Computer während Präsentationen verhalten soll (z.B. können sie die Benachrichtigungen von Windows Live Messenger und Office Outlook deaktivieren).
  • Remote Desktop Host: Nutzer können von fast jedem Computer auf Dateien und Programme eines anderen PCs zugreifen.
  • Offline-Ordner: Anwender können offline arbeiten und die Daten dann automatisch zwischen PC und Netzwerk synchronisieren, sobald wieder eine Anbindung verfügbar ist.
  • Windows-XP-Modus: Diese Einstellungen schaffen für spezielle Windows-XP-Anwendungen optimale Bedingungen.
Umsteigen leicht gemacht
Microsoft bietet zudem eine Reihe kostenloser E-Books zum Thema Windows 7 an, die den Umstieg auf und den Einstieg in Windows 7 erleichtern. Und wer ein Upgrade von Windows XP oder Windows Vista auf Windows 7 Professional fährt, kann zusätzlich mit Rabatten von bis zu 35 % rechnen.

Für geschäftliche Anwender sind drei Editionen von Windows 7 relevant: Windows 7 Starter, Windows 7 Professional und Windows 7 Enterprise/Ultimate. Der Unterschied zwischen den beiden letztgenannten (identisch ausgestatteten) Windows-7-Versionen besteht darin, dass Enterprise für Volumenlizenzkunden gedacht ist, während Ultimate an Kunden ohne Volumenlizenz verkauft wird. (Interessenten können übrigens eine kostenlose 90-Tage-Testversion von Windows 7 Enterprise herunterladen und ausprobieren.)

Windows 7 Starter bietet den geringsten Funktionsumfang und bringt Sprunglisten für die Taskleiste, Aero Snap für die Desktop-Optimierung und Windows Search mit. Professional ist bei beruflichen Einzelanwendern am Platze und bietet außerdem Aero Shake, selektive Daten- und komplette PC-Sicherung, automatische Druckererkennung in unterschiedlichen Netzwerken und das verschlüsselte Dateisystem EFS (Encrypting File System). Enterprise und Ultimate sind die voll ausgebauten Varianten; sie unterstützen 35 Sprachen und integrieren BitLocker und BitLocker To Go für die gezielte Datenverschlüsselung (auch von USB-Sticks) sowie den Windows-XP-Modus.

Fazit: Aufgaben im Handumdrehen

Mit Windows 7 und den Office-Produkten bietet Microsofts Mittelstandsoffensive die wichtigsten Softwaregrundlagen für leistungsfähige Business-PCs. Egal, ob es sich um den Rechner einer Sekretärin, den Arbeitsplatz eines Medienprofis oder das Notebook des Firmenchefs handelt – wo vom Anwender Leistung verlangt wird, sind Betriebssystem und Bürosoftware gefragt, die optimal zusammenspielen, so dass anstehende Aufgaben rasch und sauber von der Hand gehen.

Mehr zu Thema „Zeitliche Effizienz“ erfahren Sie im Teil 2 dieser Serie, der den Exchange Server 2010 und die diversen Microsoft-Server – unter anderem SharePoint – zum Thema hat.

Nützliche Links

Ausführliche Informationen gibt es auf der Offiziellen Website mit Video zur Mission Mittelstand.