Online-Services erfordern neue Abrechnungsmodelle
Von Axel Oppermann, Buying|Butler
Um Unternehmen die (weltweite) Beschaffung von Microsoft-Technologien zu erleichtern – egal, ob als Softwarelizenz für den Eigenbetrieb oder als Cloud-Service – hat Microsoft ein neues Lizenzmodell entwickelt: Das Microsoft Products & Services Agreement (MPSA) als zentraler, unbefristeter Vertrag soll die Details kurz und prägnant regeln.
Neu durchrechnen und umstrukturieren
Microsoft nennt im Zusammenhang mit dem MPSA regelmäßig einen Umfang von „nur zehn Seiten“. Ungeachtet der Vorteile eines im Umfang reduzierten Basisvertrags gelten für die einzelnen Produkte aber weiterhin die jeweiligen Lizenzbedingungen, die durch die zunehmend hybriden Strukturen nicht zwingend einfacher bzw. leichter verständlich werden. Verantwortliche in den Anwenderunternehmen müssen also weiterhin auf die individuellen Bedingungen achten – in diesem Kontext insbesondere auch auf Verweise.
Mit dem MPSA werden die Bestimmungen des Select-Plus-Vertrags, die des Microsoft Online Subscription Agreements sowie des Microsoft Business and Services Agreements (MBSA) in einem Vertragsdokument zusammengeführt. Prüfen Sie also, wie Sie bestehende Verträge optimieren können und ob Sie zukünftig neue Lizenzen für den Bereich der Bedarfsbeschaffung (Select/Select Plus) sowie Online-Services über MPSA beschaffen!
Mit dem MPSA führt Microsoft auch das Modell der Purchasing Accounts (PAs) ein. Durch diese Purchasing Accounts können Beschaffungsstrukturen für einzelne Organisationseinheiten oder juristische Einheiten im Unternehmen in einem Vertrag abgebildet und durch die entsprechenden Managementwerkzeuge transparent dargestellt werden. Wenn Sie über das MPSA Ihre Bedarfe decken wollen, sollten Sie für diese PAs die entsprechenden Rahmenparameter im Unternehmen schaffen! Neben der Festlegung eines Vertragsverwalters gilt es, Prozesse für das Monitoring und Controlling der Beschaffungsaktivitäten zu definieren.
Axel Oppermann ist IT-Berater und Gründer des Analystenhauses Avispador. Dort ist aus dem Bedarf heraus der Dienst Buying|Butler entstanden, ein Service zur betreuten Beschaffung von IT und digitalen Gütern, der Unternehmen bei voller Kontrolle über den Einkaufsprozess einen schnellen Kostenvergleich und Zugang zu relevanten alternativen Lieferanten und Dienstleistern liefert. Der Service ist in der Regel kostenlos, unverbindlich und mit unmittelbar klar erkennbaren Vorteilen verbunden. Buying|Butler ist ein kurzfristig einsetzbares, operatives Hilfsmittel, um zeitbezogene Einkaufsziele zu realisieren.
Axel Oppermann, Buying|Butler, Avispador GmbH, Miramstraße 74, Im Hagen Park – Gebäude 8, 34123 Kassel, Tel.: 0800-3216842, buyingbutler@avispador.de, www.buyingbutler.de
Verteilte Arbeit, konzentrierte Beschaffung
„Mobile first, Cloud first“ lautet der neue Leitspruch von Microsoft. Er läutet die nächste Stufe in der Transformation von Microsoft ein. Der Wandel des Unternehmens hin zu einer Device-und-Service-Company ist an vielen Stellen sichtbar. Bei immer mehr neuen Produkten stehen Cloud-Komponenten im Fokus bzw. bilden das Kernstück der Applikation oder des Services. Aber auch bei nahezu allen klassischen Softwareprodukten wird die Cloud integraler Bestandteil der Leistung, ob OneDrive for Business bei SharePoint oder die Azure Active Directory Premium Services, die eine hybride Identitätsverwaltung ermöglichen.
Die Gründe und Treiber für diese Entwicklungen sind mannigfach; sie reichen von neuen Wettbewerbssituationen über den technischen Fortschritt bis zur Organisation von Arbeitsplatzkonzepten, die sich gegenwärtig stark ändern. Um diesen Änderungen gerecht zu werden, muss nicht nur das Produktportfolio angepasst werden, sondern auch die Art und Weise der Monetarisierung. Im Fall von Microsoft bedeutet dies, dass die vorhandenen Lizenzmodelle, Beschaffungswege sowie Abrechnungsarten weiterentwickelt werden müssen. Sie müssen einerseits dem Trend zur agilen Lizenzierung und Beschaffung gerecht werden; daher werden Services immer häufiger auf einen einzelnen Nutzer bezogen und für eine definierte zeitliche Periode vermarktet.
Andererseits gilt es, die sich in den Anwenderunternehmen wandelnden Beschaffungswege abzubilden. Software und Cloud-Services werden immer häufiger dezentral von Fachabteilungen bezogen. Um Wildwuchs in den Unternehmen zu vermeiden, bedarf es trotz dezentraler Beschaffungswege einheitlicher Beschaffungs- und Management-Plattformen.
Purchasing Accounts und Preislevel im MPSA
Kunden von Microsoft haben bereits jetzt eine Vielzahl von Möglichkeiten, ihre Software zu lizenzieren. Häufig genutzt werden Volumenlizenzverträge wie das Enterprise Agreement (EA), zugehörige Enrollment-Optionen oder die Select-Verträge. Erforderlich bzw. Grundlage dafür ist ein Microsoft Business and Services Agreement (MBSA). Das MBSA ist eine Übereinkunft, die die grundlegenden Bestimmungen für alle Lizenzvereinbarungen zwischen dem Anwenderunternehmen und Microsoft festhält. Für die Lizenzierung von Cloud-Produkten, wie etwa Office 365, müssen Select-Kunden einen weiteren Vertrag abschließen: das Microsoft Online Subscription Agreement (MOSA).
Das Microsoft Products & Services Agreement (MPSA) soll nun die Basis für eine einfache und flexible Beschaffung von Lizenzen und Online-Services sein, gleichzeitig die notwendige Transparenz bieten, damit die IT-Infrastruktur sich schnell anpassen lässt. Das neue Lizenzmodell ist für hybride Cloud-Lösungen im Unternehmen konzipiert.
Die Beschaffung im Rahmen des MPSA erfolgt über Einkaufskonten — sogenannte Purchasing Accounts (PAs). Das jeweilige Unternehmen legt Art und Umfang der PAs selbst fest. Der Rahmenvertrag gibt Anwenderunternehmen die Möglichkeit, ihren Lizenzvertrag so zu gestalten, dass sich die Einkaufsstruktur ihres Unternehmens darin widerspiegelt, egal, ob zentral oder dezentral geprägt. Um diese Form der Beschaffung abbilden zu können, wird ein Einkaufskonto als Vertragsverwalter bestimmt. Über dieses Konto werden Berechtigungen erteilt bzw. widerrufen. Alle Einkäufe von Produkten und Online-Services unter allen definierten Einkaufskonten werden dem jeweiligen MPSA zugeordnet. Auf diese Weise lässt sich das gesamte Beschaffungsvolumen des Unternehmens (bzw. der verbundenen Unternehmen) erfassen.
Die Preisgestaltung erfolgt, wie bei Microsoft üblich, über ein Preisstufenmodell. Das MPSA teilt Softwareprodukte in die Produktpools Anwendungen, Systeme und Server ein, innerhalb derer es wiederum mehrere Preisstufen gibt. Die Preisstufen pro Pool basieren auf dem Einkaufsvolumen. Der Preislevel des Vertrags wird während der Laufzeit kontinuierlich überprüft. Ein höheres Vertragsvolumen kann somit direkt zu höheren Rabatten respektive zu einem günstigeren Preislevel führen. Während der Vertragslaufzeit erfolgt jeweils zum Jahrestag des Vertrags eine Überprüfung des Preislevels. Der Preislevel wird pro Jahr maximal um eine Stufe reduziert, wenn während der vergangenen zwölf Monate das Volumen nicht entsprechend erreicht wurde.
Fazit: Hausaufgaben fürs Lizenzmanagement
Microsoft richtet nicht nur die Produkte, sondern auch die damit zusammenhängenden Lizenzierungs- und Managementkomponenten auf das neue Geschäftsmodell aus. Hierzu zählt auch eine vereinheitlichte und reduzierte Anzahl an Verwaltungsportalen. Diese sollen besser verständlich sein und dadurch die Anwender bei der Organisation und Beschaffung von Lizenzen und Nutzungsrechten unterstützen.
Im Rahmen dieser Ausrichtung soll das MPSA die Rolle des neuen Master-Agreements einnehmen und das MBSA ersetzen. Die Betonung liegt hier auf dem Wort „soll“. Denn noch behalten die etablierten Vertragsformen ihre Bedeutung. Insbesondere größere Unternehmen, die auf eine flächendeckende und standardisierte Versorgung mit Microsoft-Produkten Wert legen, werden sich sicherlich zunächst auf Enterprise-Agreement (EA) und Enterprise-Subscription-Agreement (ESA) konzentrieren.
Egal, für welche Form der Lizenzierung sich ein Unternehmen entscheidet: Die für das Lizenzmanagement verantwortlichen Mitarbeiter sollten sich zwingend auf die neue, umfassende Verwaltung von Lizenzen und Lizenzschlüsseln einstellen. Hierzu gilt es, die Inhalte in den von Microsoft bereitgestellten Portalen genauestens zu überprüfen und zu kontrollieren.
